Utviklingsønske 1/2015: Nye datofelter i bildet Fagperson
Modul/applikasjon: Person > bildet Fagperson
Beskrivelse av behovet
Dersom en person finnes i bildet Fagperson, blir forekomsten liggende til evig tid (såfremt man ikke eventuelt sletter denne historikken), selv om fagpersonen ikke lenger skal ha tilknytning til UiO som fagperson. Dette medfører at alle som noen gang har undervist i emnet eller på stedet fagpersonen er tilknyttet, kommer med i Fronter hvert semester, samt i Vortex.
Hvordan løses dette i dag
Det kan bli veldig uoversiktlig å se hvem som underviser i et emne i Fronter og i UiOs publiseringsløsning Vortex. Feltet Aktiv J/N som finnes allerede har andre bruksområder, og kan ikke benyttes til å dekke dets amme behovet.
Forslag til ny løsning
Nytt datofelt i bildet Fagperson der man kan angi når fagpersonen ikke lenger er aktiv. Cerebrum og Vortex kan benytte feltet til å hente relevante fagpersoner frem for hvert semester.
Beskrivelse av hvordan dette vil forenkle/forbedre arbeidet
Det blir lettere for studieadministrasjonen å holde oversikt
(Mindre arbeid, enklere arbeid, bedre kvalitet, ev. merarbeid, mulighet for flytting av arbeidsoppgaver?)
Behandling som har skjedd lokalt
Det har kommet innspill fra fakultetene (?) til fshjelp og tp-hjelp?
Utviklingsønske 2/2015: Dokumentopplasting
Modul: Opptak
Behovet: Søkere skal normalt laste opp all nødvendig dokumentasjon innen en gitt frist, normalt søknadsfristen. For å unngå at søkere laster opp dokumenter i god tro etter gitt frist, ønsker vi å sperre for dokumentopplasting på opptakstypen. Vi har imidlertid behov for å kunne åpne for dokumentopplasting for visse søkergrupper, feks for søkere hvor vi etterlyser dokumentasjon eller søkere som skal fullføre utdanning inneværende semester.
Hvordan løses dette i dag: I dag må vi enten ha åpent for dokumentopplasting for alle søkere på et opptak, eller stenge for dokumentopplasting for alle søkere på et opptak. Det fører til at søkere laster opp dokumentasjon etter gitte frister, noe som fører til forvirring blant søkerne og medfører merarbeid for saksbehandlere.
Forslag til ny løsning: Å kunne stenge for dokumentopplasting på opptak, samtidig som det kan åpnes for å laste opp dokumentasjon på personnivå. Vi ser for oss et felt i Søknad samlebilde hvor det kan settes 'J' for dokumentopplasting med et tilhørende datofelt (frist) for stenging av dokumentopplasting for søkeren.
Forenkle arbeidet:
Det vil forenkle arbeidet for saksbehandlere både sentralt og på fakultet/institutt som administrerer egne opptak. Det fører til mer oversiktlig håndtering av nye dokumenter og vil være arbeidsbesparende, da kun "reelle" søkere får laste opp ny dokumentasjon.
Utviklingsønske 3/2015: Visning av dokumentarkiv i Søknadsweb
Modul: Opptak
Behovet: Elektroniske brev (tilbuds/avslagsbrev) og søknadsdokumenter er kun synlige i Søknadsweb når det er åpent for dokumentopplasting. Det er også hensiktsmessig at søkerne har tilgang til å se sine søknadsdokumenter, selv om det er sperret for dokumentopplasting på opptakstypen.
Hvordan løses dette i dag: Opptaksbrevene blir normalt lastet opp i SW etter at det er stengt for dokumentopplasting på opptaket (når opptaket er ferdigstilt). Vi må i dag åpne for dokumentopplasting for at søkerne skal få tilgang til brevene sine.
Forslag til ny løsning: At visning og opplasting av dokumenter ikke henger sammen, men at det blir to forskjellige funksjonaliteter, slik at dokumenter kan vises selv om det er sperret for opplasting av nye dokumenter.
Forenkle arbeidet:
Søkerne kan selv se hvilke dokumenter vi saksbehandler ut fra + få tilgang til sine tilbuds/avslagsbrev uten at de får anledning til å laste opp nye dokumenter. Antall henvendelser fra søkere vil reduseres.
Utviklingsønske 4/2015: Tilpassing av 101.014 til nye funksjonaliteter i Søknadsweb
Modul: Opptak
Behovet: Vis-valg og filtrering/sorteringsmulighet for "Land-bakgrunn" og avhakingsmulighet for å kun vise dokumenter som inngår i opptaket i 101.014.
Hvordan løses dette i dag: Dette er funksjonaliteter som kommer i ny Søknadsweb uten tilhørende rapporter.
Forslag til ny løsning: Det må være mulig å ta ut saksbehandlingslister (101.014) sortert/filtrert på land når vi får funksjonalitet for at søkerne selv kan registrere fra hvilket land de har utdanning. Søkerne skal i tillegg markere hvilke dokumenter som skal inngå i saksbehandlingen, og det skal derfor kun være nødvendig å ta ut lister over de dokumentene som søker har valgt at inngår - og ikke alle dokumenter slik som i dag.
Forenkle arbeidet: Det vil bidra til en mer effektiv saksbehandling å se på søkerne landvis. Det vil ikke ha noen hensikt å få funksjonalitetene for landregistrering og hvilke dokumenter som inngår i Søknadsweb uten å kunne ta ut saksbehandlingslister basert på de opplysninger søker har registrert.