Utviklingsønske 8/2015: Felt for stedkoden for emne i und.enhet og und.akt samlebilde
Fortsettelse av sak fra juni-møtet 2015
Dato: 20.5.2015
Ønsket av MN (RT#1800518)
Behov for oppslag, ikke bare av emne, men for enhet (institutt/fakultet) i undervisningsenhetsamlebilde & undervisningsaktivitetsamlebilde. Dette vil lette det nødvendige studieadministrative arbeidet i modulen.
Nærmere oppklaring rundt behovet fra MN:
En del av begrunnelsen er ønske om et best mulig kvalitetssikret arbeid. Når jeg over midnatt når undervisningspåmeldingsfristen er gått ut må endre påmeldingsfristen for våre masteremner hvor enhetene kjører opptaket selv, og det i dag ikke er mulig å hente frem undrevisningsenhetsforekomster ut fra stedkode, risikerer jeg å endre også for enheter som ikke hører til MN. Hadde vært supert å slippe dette usikkerhetsmomentet:)
Anbefaling fra AF
Det er mulig å filtrere und.enhet samlebilde på stedkode. Merk at denne stedkoden er den studieansvarlige stedkode og ikke den administrativt ansvarlige stedkoden man normalt vil bruke, men at det kun er noen ytterst få tilfeller der det er avvik på disse. For å bruke filter klikker man med høyreknapp i bildet og velger filter. Så kan man bygge opp filter selv, eller klippe inn følgende filter for (bytt ut stedkode med passende nummer):
- fakultet - faknr_reglement = 15
- institutt - faknr_reglement = 15 and instituttnr_reglement = 5
- gruppe - faknr_reglement = 14 and instituttnr_reglement = 32 and gruppenr_reglement = 40
Filteret er lenket opp som eksempel i veiledningen for filtrering.
Forslaget støttes derfor ikke nå.
- Bilder i FS er ikke laget for manipulasjon av store mengder forekomster, men heller registrering for enkeltforekomster. Dersom man skal kontrollere og eventuelt oppdatere større mengder data (f.eks frister på und.enhet) skal man bruke rapporter og rutiner, for at arbeidet skal være sikkert og effektivt. Dersom dagens rapporter og rutiner ikke er dekkende for behovet bør man heller utbedre disse.
- Søk og navigering på stedkode i undervisningsaktivitet samlebilde vil være tilnærmet umulig på emner som har mer enn bare forelesning.
Utviklingsønske 10/2015: Opptak til UIOMASTER: ny rangeringslikhetstype for «Underrepresentert kjønn»
Dato: 25.8.2015
Ønsket av AF/SOT
Modul: Opptak
Behov og begrunnelse: I forbindelse med opptak til UIOMASTER har vi behov for en ny rangeringslikhetstype for «Underrepresentert kjønn».
Forskrift om lokale opptak til UiO § 6-1 (4) sier at underrepresentert kjønn er et av flere kriterier for rangering ved poenglikhet.
Hvordan løses dette i dag: Rangering på kjønn ved poenglikhet gjøres i dag ved manuelle kjøringer/sql.
Løsningsforslag: FSAT lager en rangeringslikhetstype for «Underrepresentert kjønn».
UiO ble i på møtet Planleggingsgruppen 10. og 11. november 2015, sak 5.e., bedt om å utdype løsningsforslaget "FSAT lager en rangeringslikhetstype for Underrepresentert kjønn".
Utdyping sendt inntil fs-support 26.11.2015:
Vi mener at algoritmen skal fungere slik at dersom det er poenglikhet i opptakskjøringen (dvs. at det er en eller flere søkere som har samme poengsum som den siste som får tilbud) på et søknadsalternativ og det finnes et underrepresentert kjønn blant de som får tilbud (minst én færre), skal det underrepresenterte kjønn rangeres høyest ved poenglikhet for rangeringsregelverk der vi har lagt inn at rangeringslikhetstype "Underrepresentert kjønn" skal gjelde.
Vi har behov for denne rangeringslikhetstypen raskt, og prioriterer den på UiOs årsverk i 2015.
Utviklingsønske 11/2015: Kvalifikasjonsmodulen: Navnehistorikk
Dato: 28.6.2015
Ønsket av HF (RT#1906049)
Modul: Kvalifikasjon
Bakgrunn og begrunnelse
Vi har på HF til dels ganske hyppige navneendringer på program, noe som skaper litt merarbeid når vi skal skrive ut vitnemål. Når vi nå også får gradstitler på bachelor som inneholder programnavnet er det ekstra prekært å få meldt inn dette ønsket. I bildet "Studieprogram" i modul "Studieelementer" finnes en mulighet for å registrere navnehistorikk og knytte dette til en bestemt periode. Noe tilsvarende finnes ikke i bildet "Kvalifikasjon" i kvalifikasjonsmodulen. Dette innebærer at vi manuelt må inn å endre kvalifikasjonsnavnet slik at det samsvarer med programnavnhistorikken. Jo mer manuelt man må passe på, jo større sjanse blir det for at det oppstår feil i vitnemålsprosessen. Vi vil tro at dette bør kunne ordnes ved at man får samme mulighet til å registrere navnehistorikk også på kvalifikasjonen.
Det følger også av navneendringene at vitnemålstekstene som beskriver programmene ofte må endres manuelt, all den tid vi omtaler program- og/eller studieretningsnavn i denne teksten. Går det an å utvikle en løsning der vi kan legge inn en tekst for en bestemt periode, og en ny tekst til neste periode osv.? Det sammen poenget gjelder helt konkret også for feltet "Tilleggsopplysninger (6.1)" i DS-teksten, hvor vi som standard har registrert det engelske kvalifikasjonsnavnet, og manuelt må endre dette.
Løsningsforslag
Mulighet til å registrere navnehistorikk både for vitnemål og DS, og knytte historikken til bestemte perioder
- både på kvalifikasjonsnavnet
- og på vitnemålstekstene
Besparelse med endringsforslaget
Dersom vi hadde fått på plass disse tingene, ville dette effektivisere vitnemålsarbeidet betraktelig, samt minsket faren for registreringsfeil. Enklere arbeid og bedre kvalitet med andre ord.
Anbefaling fra AF
AF støtter navnehistorikk. AF sjekker før møtet om det er mulig å legge inn et flettefelt i DS-felt 6.1
Utviklingsønske 12/2015: Egen vitnemålsvariant for fellesgrader
Modul: Kvalifikasjon
Felles ønske fra UiO og UiB. Oppfølging av UHRs vitnemålsgruppe m.m. UiB har tatt opp problemstillingen i It learnings diskusjonsforum for FS. Det foreliggende forslaget er basert på UiBs og UiOs innlegg.
Begrunnelse og beskrivelse
- Mer effektivt opplegg for å utstede fellesgradsvitnemål
- Økt kvalitet på fellesgradsgradsvitnemål
- Gjenbruk av eksisterende løsninger
Flere institusjoner koordinerer fellesgrader og har behov for en smidigere løsning for å skrive ut vitnemål for disse.
Det er i dag administrativt svært tungt å lage vitnemål for studenter på fellesgrader (hvor det skal utstedes felles vitnemål) og felles studieprogram (hvor flere institusjoner administrerer er ansvarlig for og administrerer studieprogrammet). Vitnemålet skal i en del tilfeller framstå som ett felles vitnemål – utstedt av flere institusjonene.
Den nye vitnemålsløsningen i FS er tilpasset ordinære vitnemål utstedt for institusjonenes egne grader. De justeringene vi foreslår dreier seg derfor om innholdspunktene som hører til gradsutstedende institusjon, slik at vitnemålet får et mer helhetlig felles preg.
Løsningsforslag
Vitnemålets side 1 og 2 er egne brevavsnitt. Med en egen brevtype kan de lett skreddersys for fellesgrader.
Vi ønsker en funksjon for fellesgrader som tilsvarer den som allerede er implementert for ph.d.-vitnemål: et ja/nei-felt i bildet «Kvalifikasjon» som styrer om vitnemålet for kvalifikasjonen skal være et fellesgradsvitnemål, dvs. at tilpasningene vi foreslår nedenfor skal brukes.
I en fellesgradsvariant bør det for vitnemålets side 3 gjøres følgende justeringer:
- Bort med logo og institusjonsnavn i headingen, slik at det bare gjenstår «transcript of records».
- Institusjonens egne emner bør ha institusjonens navn i parentes, slik at de fremstår på samme måte som innpassede emner.
- Den generelle teksten om studiepoeng- og karaktersystem og karakterfordeling tas bort. Institusjonene kan selv passe på å få med denne informasjonen på vitnemålets side 2.
Det er nødvendig å gjøre tilsvarende justeringer i DS-rapporten, punkt 4.3:
- Institusjonens egne emner bør ha institusjonens navn i parentes.
- Den generelle teksten om studiepoeng- og karaktersystem og karakterfordeling tas bort. Institusjonene selv kan passe på å få med denne informasjonen i relevante felter på DS.
På vitnemålet kan sidenummereringen velges bort i utskriftsdialogen, noe som åpner for innstikk. Dette bør innføres også på Diploma Supplement, slik at man kan supplere eller erstatte punkt 8 om utdanningssystemet.
Vurdering av konsekvenser
Bedre og smidigere opplegg for utstedelse av fellesgradsvitnemål.
Vurdering av juridiske forhold
Vi ser ingen juridiske problemstillinger ved forslaget. Det er naturlig å se forslaget som en oppfølging av UHR-arbeidet som har foregått både om fellesgrader og vitnemålsmal.
Utviklingsønske 13/2015: Utvekslingsmodulen: Erasmus-koden som Vis valg i FS-rapport 270.001 Utvekslingsperson
Dato: 9.10.2015
Ønsket av AF/SOT
Modul: Utveksling
Behov og begrunnelse
UiO trenger informasjon om Erasmus-koden (ERASMUSINSTKODE i tabell INSTITUSJON) når det skal rapporteres Erasmus-mobilitet videre til Mobility Tool.
Det er pr. i dag ikke mulig å få ut denne informasjon i rapport 270.001. Informasjonen kan kun hentes fra Utvekslingspersonbildet, hvor det er et felt med informasjon om Erasmus-koden (Institutional Erasmus ID Code) til det enkelte partneruniversitetet.
Hvordan løses dette i dag
I Utvekslingspersonbildet ligger det et felt med informasjon om Erasmus-koden (Institutional Erasmus ID Code) til det enkelte partneruniversitetet, og kodene hentes ut i excel fra dette bildet.
Forslag til ny løsningsforslag
ERASMUSINSTKODE i tabell INSTITUSJON som Vis valg i FS270.001Utvekslingsperson, med mulighet til å filtrer og sortere på ERASMUSINSTKODE
Forenkle arbeidet
Det vil forenkle jobben med hente ut de nødvendige data.
Utviklingsønske 14/2015: Opptak til UIOMASTER: Utvide antall tegn i kommentarfeltet i bildet Grunnutd.
Dato: 9.10.2015
Ønsket av AF/SOT
Modul: Opptak
Begrunnelse
I forbindelse med saksbehandling i UIO sitt felles masteropptak har saksbehandlerne noen ganger behov for å kunne utdype innholdet i en søkers opptaksgrunnlag/bachelorgrad. Når søkers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og i saker der masteremner inngår i opptaksgrunnlaget, registrere saksbehandler utfyllende informasjon i kommentarfeltet i fanen/bildet Grunnutd. I de tilfellene hvor masteremner er en del av opptaksgrunnlaget blir disse emnene registrert for å unngå at de skal kunne innpasses i mastergraden som søker tar ved UiO.
Hvordan løses dette i dag
I dag har kommentarfeltet kun plass til 250 tegn, og saksbehandler må få med det essensielle ved å forkorte, og kutte ord og setninger.
Forslag til ny løsning
Utvide antall tegn i feltet KOMMENTAR i tabell SOKNAD_OPPTAKSGRLAG/STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRLAG fra 250 til 1000.
Forenkle arbeidet
Det vil gjøre det enklere for saksbehandler å skrive forståelige kommentarer når søkers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og i saker der masteremner inngår i opptaksgrunnlaget.