Studenten og Lånekassen
Studentene søker om lån og stipend til delstudier via Lånekassens nettsider. Når Lånekassen skal behandle søknaden søker de i UiOs FS-base om det er opprettet utvekslingsperson og forhåndsgodkjenning på studenten for det aktuelle delstudiet. Lånekassen anbefaler studentene å forsikre seg om at opplysningene er registrert på UiO før de søker om støtte fra Lånekassen. Det er fint om saksbehandler for forhåndsgodkjenningen melder fra til studenten når forhåndsgodkjenningen er fullført i FS.
Data i FS for at rapporteringen til Lånekassa skal gå automatisk
Bildet Utvekslingsperson
- Fødselsnummer på studenten, dvs. norsk fødselsnummer eller D-nummer, ikke S-nr.
- Periode til og fra for utvekslingsoppholdet
- Internt sted
- Eksternt utenlandsk sted
- Utvekslingsprogramkode og studieprogramkode
- Oppholdstype: Skal normalt være STUDIER eller FELTARBEID på UiO
Registrer oppholdstype "feltarbeid" dersom utvekslingsoppholdet bare skal brukes til å skrive på masteroppgaven, drive datainnsamling eller være på feltarbeid. Da er det er ikke meningen at studenten skal avlegge studiepoeng under utvekslingsoppholdet, og det skal ikke munne ut i en innpassingssak i studieprogrammet på UiO. I disse tilfellene oppretter FS en forhåndsgodkjenningssak med omfang 0 sp. som settes som behandlet og går til Lånekassen. Det ingen ytterligere registreringer som skal gjøres i slike tilfeller enn å opprette utvekslingspersonen.
Skal studenten kombinere feltarbeidet med å ta studiepoeng under utvekslings- oppholdet, registrer oppholdstype FELTARBEID, men sett også inn antallet studiepoeng studenten planlegger å ta under omfang i godkjenningssak samlebilde.
Godkjenningssak samlebilde
- Type sak: FORHÅND
- Status behandling: BEHANDLET
- Omfang totalt
- Omfang Lånekassen og Terminangivelse Lånekassen
Fyll ut dine FS-initialer i feltet Ansvarlig saksbehandler. Initialene vil komme til syne og gi oversikt under knappen 'Varsler' på hovedmenyen dersom Lånekassen forgjeves har prøvd å hente opplysninger.
Dersom forhåndsgodkjenningen gjelder masterstudenter som skriver på oppgaven, driver datainnsamling eller er på feltarbeid og ikke skal avlegge studiepoeng mens de er ute, registrer FELTARBEID i bildet Utvekslingsperson. Da vil det automatisk gi Omfang til Lånekassen 0 sp. Les mer om dette lenger opp på denne siden.
Skal studenten være ute et helt år og få forhåndsgodkjent 60 stp.?
Fyll inn Omfang Lånekassen 60 SP og sett Terminangivelse Lånekassen til det andre/siste semesteret.
Har Lånekassen hentet opplysningene?
Du kan se i FS om Lånekassen har hentet data om en forhåndsgodkjenning i hoveddelen av Godkjenningssak samlebilde. Det står da "Levert Lånekassen [dato]" i svart skrift. Dersom det er gjort en feil i registrering av FS-dataene, som dere oppdager og retter etter at Lånekassen har hentet dataene, kontakt Lånekassen og be dem hente data på studenten en gang til.
Endre periode for utvekslingsoppholdet?
Dersom du skal endre perioden for utvekslingsoppholdet, gjør det i Utvekslingsperson samlebilde i denne rekkefølgen:
1. Endre antall måneder for varigheten for stipend ved behov
2. Endre i periode dato -til ved behov
3. Endre periode dato fra- ved behov ved å trykke på knappen 'Endre ID / fra-dato'. Da endrer du automatisk også i Godkjenningssak samlebilde.
Dersom du har søkt opp flere studenter du skal endre periode for, kan du nå gå til neste student.
Utvide med et semester?
Dersom studenten skal få utvidet utvekslingsoppholdet og forhåndsgodkjenningen med et semester, kan du bruke samme utvekslings- og forhåndsgodkjenningssak som for foregående semester.
Bildet Utvekslingsperson
1. Øk antall måneder for varigheten for stipend
2. Endre i periode dato -til
Godkjenningssak samlebilde > Underbildet Omfang
3. Endre Omfang totalt og Omfang Lånekassen (du må være validert, ellers får du feilmelding)
4. Endre Terminangivelse Lånekassen
5. Du får opp et felt til å skrive begrunnelse for endringen i. Skriv Oppholdet er utvidet, og gjelder både [semester + år] og [semester + år].
Student som trekker seg fra oppholdet
Dersom en utvekslingsperson får status TRUKKET kommer merknaden "Trukket <dato>" i forhåndsgodkjenningssaken.
- Dersom forhåndsgodkjenningssaken har status UBEHANDLET eller BEHANDLES endres den til TRUKKET.
- Dersom forhåndsgodkjenningssaken har status BEHANDLET blir statusen ikke endret, og BEHANDLET skal bli liggende, inklusive omfanget av studiepoeng til Lånekassen. Dersom en student har søkt støtte fra Lånekassen og likevel ikke reiser på utveksling, må studenten selv melde fra til Lånekassen. Dette er ikke opplysninger som går fra FS til Lånekassen.