Søknad samlebilde
Innreisende utvekslingsstudenter som nomineres i Nominasjonsweben får en forekomst i Søknad Samlebilde (i Opptaksmodulen):
- Studenter som kun er nominert har ikke noe registrert i underbildet SøkAlt (og heller ikke noe registrert i merknadsfeltet øverst til høyre i bildet).
- Studenter som har søkt har søknadsalternativ i fliken SøkAlt. Dersom de har gjort det de skal i Søknadsweb har de også emneønsker registrert i merknadsfeltet, adresse registrert (trykk på "Hele"), samt dokumenter opplastet (se fliken "Dok" eller finn dokumentarkiv via nedtrekksmenyen til høyre i bildet).
Nominasjon og søknad
Slik søker du opp studenter som er nominert på egne eller andres avtaler og som har søkt og lastet opp dokumenter:
Stå i Opptaksmodulen, gå til Bilder i verktøymenyen og til Søknad samlebilde. Sett inn korrekt opptak i feltet Opptak, i dette eksempelet UTV-INN 2017 VÅR. Trykk på knappen "Hele" (i midten av bildet til høyre)
Når hele bildet er åpnet, finner du bl.a. feltet "Sted internt". For å finne hvilke studenter som er nominert på ditt steds avtaler, sett inn intern stedkode og trykk "enter" (eksempel: for å finne ILOS sine avtaler, sett inn internt sted 185-14-34 som på bildet under). Man kan også søke på en spesifikk avtaleid i feltet "Avtaleid.", eller på et eksternt sted (en ekstern institusjon) i feltet "Sted eksternt".
Trykk enter, og du får opp alle som er nominert i forhold til de kriteriene du har lagt inn. Du kan bla mellom forekomstene ved å bruke piltastene på tastaturet eller i menyen i FS.
For å kunne hvilke studenter som har søkt og/eller lastet opp dokumenter, tykk på knappen "Saml". Studenter som er nominert OG som har søkt ligger med markert (blått) i underbilde "SøkAlt". Dersom du klikker på dette underbildet ser du at det ligger en rad der med søknadsalternativ. Studenter som er nominert men som ikke har søkt ennå vil ikke ha noe informasjon i underbildet SøkAlt. Det samme gjelder for underbildet dokumentasjon:
Søknadsalternativer
De ulike søknadsalternativene (studietypenr) er som følger (alle med inst.nr 185):
7201: Faculty of Humanities - Bachelor Level (HFUTV)
7202: Faculty of Law - Bachelor level (JFUTV)
7203: Faculty of Mathematics and Natural Sciences - Bachelor level (MNUTV)
7204: Faculty of Social Sciences - Bachelor level (SVUTV)
7205: Faculty of Theology - Bachelor level (TFUTV)
7206: Faculty of Educational Sciences - Bachelor level (UVUTV)
7207: Faculty of Medicine - Bachelor level (MFUTV)
7208: Faculty of Dentistry (OD)
7209: Faculty of Humanities - Master's level (HFUTVMAS)
7210: Faculty of Law - Master's level (JFUTVMAS)
7211: Faculty of Mathematics and Natural Sciences - Master's level (MNUTVMAS)
7212: Faculty of Educational Sciences - Master's level (UVUTVMAS)
7213: Faculty of Social Sciences - Master's level (SVUTVMAS)
7214: Faculty of Theology - Master's level (TFUTVMAS)
7215: Faculty of Medicine - Master's level (MFUTVMAS)
7216: Faculty of Dentistry (OD) - Master's level (ODUTVMAS)
7219: Medicine - profesjon (MF)
Hvordan finne dokumenter
For å finne dokumenter som er lastet opp, trykk på fanen/underbildet "Dok". Fanen er blå dersom det ligger opplastede dokumenter der. Dokumenter partner har lastet opp ligger med Doktype NOMINATION, mens de andre doktypene (BREV, KARVIT etc.) har studenten selv lastet opp.
Trykk på "Vis" for å se dokumentene.
Du kan se de samme dokumentene, samt utsendte dokumenter, i personens dokumentarkiv, tilgjengelig fra rullemenyen til høyre i bildet (ved siden av underbildene).
Få oversikt over søkere
Rapport 101.001 (opptaksmodulen) kan brukes til å få oversikt over søkere sortert på studietype. Legg inn studietype og ev. hake i "merknad - Søkweb" for å få med emneønsker (ikke gjør noe med de andre feltene). Se egen veiledning
Man kan bruke rapport 170.001 som gir oversikt over innreisende søkere til fakultet eller institutt (etter stedkode), med emneønsker fra Søknadsweb. Se egen veiledning for denne rapporten
Man kan også lagere disse datene i excelark, basert på resultat fra rapportene (101.001, 170.001 el.) eller fra søk i Søknad samlebilde (hent feks. opp alle studentene som er nominert til ditt fakultet/institutt): Trykk på diskettikonet på verktøylinjen, hak av for MS Excel versjon 8 og for Kolonneheading, og lagre excelfilen med et fornuftig navn på et passende sted. Du får opp spørmål om å åpne dokumentet med det samme - og i dette kan du sortere etter det du ønsker. Her kommer også studentenes emnevalg opp i egen kolonne.
Se veiledninger for rapporter i opptaks- og utvekslingsmodulen
Emneavklaring
Emneavklaringen bør startes før søkerne er overført til Utvekslingspersonbildet, se egen nettside om emneavklaringsprosess. Saksbehandler bør skrive hva som er gjort i saken i feltet "Merknad". Husk også å skrive initialer. Og vær oppmerksom på at det ikke må skrives noe i feltet "Merknad - søker" - da dette feltet kun er for søkerens emnevalg og vil kunne ses av søker i Søknadsweb. Et eksempel på kommentar i feltet "Merknad" kan være: "Har kontaktet søker for avklaring av forkunnskapskrav 15.10. HGN."
Slik kan det se ut når studenten har registrert sine emneønsker i Søknadsweb; de dukker opp i merknadsfeltet til høyre:
Finne spesifikke emner studentene har søkt på via 171.001
For å finne studenter som kommer på enhetens egne avtaler kan man bruke rapport 170.001. I emneavklaringsprosessen trenger man også å finne studenter nominert på andre enheters avtaler, med emneønsker som skal avklares på andre institutter. Da kan man bruke rapport 171.001 som gir oversikt over alle søkere i ett opptak, med emneønsker. For å få sortert på spesifikke emner må man bruke et filter i denne rapporten:
1. Stå i Opptaksmodulen.
2. Gå til verktøylinja og velg Rapport, så Kontrollrapporter, så FS 171.001 Nominerte søkere - kontrollrapport. Se egen veiledning for denne rapporten
3. Sett riktig opptak, f.eks. UTV-INN 2015 VÅR i feltet opptakstermin og hak av i "Merknad søknadsweb".
4. Hent rapport (Ctrl + R eller Ikon for løpende mann). Du får da opp en rapport.
5. Stå med markøren i det hvite feltet i rapporten, høyreklikk og velg "Filtrér". Lim inn følgende filter (Bokstavene mellom prosenttegnene endrer du etter hvilken emnekode du ønsker å finne): merknadtekst_sokweb like '%ECON%'.
Husk mellomrom mellom ordene i filteret, og få med enkelt anførselstegn på hver side. Du kan klikke på Verify for å sjekke at filteret er greit (du får i så fall opp meldingen "Filter is ok") Trykk ok og kjør rapport.