Hva er intern mobilitet?
Med intern mobilitet menes i denne sammenhengen at ansatte får endrede arbeidsoppgaver, eller at stillinger flyttes til andre enheter. Endringen av arbeidsoppgaver kan være permanent eller gjelde i en begrenset tidsperiode.
Intern mobilitet kan være aktuelt der leder ønsker å legge til rette for at ansatte får prøve nye arbeidsoppgaver, ser behov for å omfordele oppgaver mellom ansatte eller å flytte en stilling. Endringene kan omfatte hele eller deler av en stilling. Intern mobilitet kan i tillegg brukes når loven åpner for ansettelse uten forutgående utlysning.
Formålet med intern mobilitet ved UiO
Intern mobilitet støtter opp om UiOs personalpolitikk, hvor det blant annet kommer frem at UiO skal fremstå som en attraktiv arbeidsplass gjennom tilbud om meningsfulle oppgaver, individuelle utviklingsmuligheter, godt arbeidsmiljø og en institusjonskultur preget av høyt faglig og sosialt engasjement.
UiO skal være en arbeidsgiver som stiller høye krav til kompetanse, innsats og resultater, men som samtidig sikrer medarbeiderne faglig og kollegial støtte, samt mulighet for videre kvalifisering og utvikling. Det er også et personalpolitisk mål at UiO skal utvikle sine medarbeidere slik at de kombinerer kompetanse, engasjement, selvstendighet og ansvarsbevissthet.
Økt grad av digitalisering og teknologiutvikling fører til at arbeidsoppgaver ved UiO over tid kan måtte endres, eller at de bortfaller helt. For å kunne møte disse utfordringene på en god måte, må UiO utvikle måtene ansatte jobber, samhandler og samarbeider på. Det innebærer også at UiO må legge til rette for kompetanseheving, og for at eksisterende kompetanse kan brukes på nye måter.
Økt intern mobilitet kan bidra til å løse disse utfordringene ved bruk egne ansatte og ressurser, som alternativ til ekstern rekruttering av ny kompetanse. Økt intern mobilitet ved UiO er dermed en overordnet målsetting, både for å bidra til å møte endringer i arbeidsmetode og i arbeidsmarkedet, og for å sikre at UiO rekrutterer og beholder dyktige ansatte.
Dersom en ansatt uttrykker ønske om nye utfordringer, kan arbeidsgivers beste virkemiddel for å beholde vedkommende være å tilby nye arbeidsoppgaver eller ansvarsområder.
Det formelle rammeverket
Statsansatteloven, arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og individuelle arbeidsavtaler inngått med enkeltansatte, danner i utgangspunktet handlingsrommet for intern mobilitet.
Intern mobilitet kan ikke benyttes i de tilfeller der det foreligger ledig stilling. I slike tilfeller inntrer utlysningsplikten i statsansatteloven § 4, som innebærer at ledige stillinger skal lyses ut offentlig, med mindre et unntak er fastsatt i lov, forskrift eller tariffavtale. Særskilt hjemmel for intern fortrinnsrett kan være et slikt aktuelt unntak.
Større omorganiseringer og nedbemanninger reguleres av særskilte regler, som blant annet finnes i hovedavtalen og omstillingsavtalen, og aktualiserer normalt ikke slik frivillig intern mobilitet slik begrepet forstås i denne veilederen. Veilederen her omtaler ikke reglene om rett til annen passende stilling i forbindelse med oppsigelse.
Mobilitetsordningene som beskrives i dette dokumentet antas å være i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende lov- og avtaleverket i staten. Nærmeste leder har likevel overordnet ansvar for å sørge for at rettighetene til de ansatte ivaretas i henhold til gjeldende rett.
Ulike grunnlag for intern mobilitet
UiO vil i denne veilederen gi en samlet oversikt over hvilke muligheter som finnes for intern mobilitet.
Endringer innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett
Arbeidsgiver har anledning til å omdisponere de ansatte og tillegge stillinger nye arbeidsoppgaver og nytt ansvar, forutsatt at endringene ligger innenfor stillingens grunnpreg. I slike tilfeller vil det ikke være snakk om noen ny stilling, og utlysningsplikten inntrer derfor ikke.
Generelt begrenser styringsretten seg til å flytte ansatte mellom stillinger av samme art. Det vil være relativt vide rammer for å endre arbeidsoppgaver så lenge endringene ligger innenfor samme stillingskode og fagområde.
Eksempelvis vil organisatorisk flytting av en stilling til annen avdeling, eller geografisk flytting til annet kontor, i samme virksomhet normalt kunne foretas på styringsrettslig grunnlag. Dersom slik flytting av stilling kombineres med endrede arbeidsoppgaver, må det imidlertid vurderes konkret om endringene ligger innenfor arbeidsavtalen, slik som nevnt ovenfor.
Adgangen til å endre den ansattes oppgaver, er mer vidtgående i tilfeller hvor det kun er snakk om en midlertidig endring. Formålet med den midlertidige endringen må likevel være saklig begrunnet i forhold ved virksomheten eller den ansatte.
Ved midlertidig behov for innplassering av arbeidstaker til en annen stilling, må leder følge reglene som gjelder for såkalt administrativ ansettelse. En ansettelse kalles administrativ når den ikke vedtas av et ansettelsesorgan, men nettopp av administrasjonen alene. Adgangen til administrativ ansettelse er snever, se UiOs personalreglement punktene 2.1 til 2.5, jf. statsansatteloven § 7.
Leder må, som nevnt ovenfor, vurdere om endringene ligger innenfor stillingens grunnpreg. Leder må da foreta en sammenlignende vurdering av stillingsinnholdet før og etter endringen. Vurderingsmomenter er blant andre:
- Utlysningsteksten fra ansettelse i eksisterende stilling
- Skriftlig arbeidsavtale, eventuelle andre individuelle avtaler og/eller konkret stillingsbeskrivelse
- Gradvise endringer som har blitt til i løpet av ansettelsesperioden, og som må anses for å ha blitt en del av den ansattes faste arbeidsoppgaver (for eksempel beskrevet i lønnskrav, referater fra medarbeidersamtaler o.l.)
Det skal alltid legges til rette for god og tett dialog med den ansatte om aktuelle endringer. Videre må eventuelle endringer av arbeidsoppgaver alltid være saklig begrunnet. Saklighetskravet innebærer at både selve endringen, og begrunnelsen for den, må være saklig begrunnet i virksomhetens og/eller den ansattes behov.
Hospitering
UiO legger i tråd med statlige retningslinjer til rette for hospitering i egen virksomhet eller i en annen statlig virksomhet. Hospitering vil si at en ansatt ved UiO gjennom en hospiteringsavtale arbeider ved et annet tjenestested i en avtalt periode, som et kompetansehevingstiltak.
Hospitering gir en ansatt mulighet til å arbeide i en annen stilling – eller på en annen enhet – enn der vedkommende er ansatt. Det handler blant annet om å observere og utføre oppgaver i et annet arbeidsmiljø. Hospitanten får innsikt i annen arbeidsplass og/eller i annet arbeid, og skaffer seg ny kompetanse samtidig som det bygges nye nettverk. En hospiteringsordning kan også åpne for å hente inn en hospitant som kan tilføre enheten ny kompetanse. Hospitering fungerer dermed som et system som legger til rette for gjensidig læring og utvikling. Det kan bidra til økt organisasjonsforståelse og samhandling på tvers av UiO.
Hospitering er frivillig for den enkelte ansatte og krever tillatelse fra både avsendende og mottakende leder. Hospiteringen kan skje på heltid eller i en prosentandel av stillingen. Begge parter kan ta initiativ til ordningen. Hospiteringen bør som et utgangspunkt avvikles i løpet av en periode på mellom tre måneder og ett år.
En hospiteringsavtale må følge rammene for administrativ ansettelse. Det vil si at det ikke vil være adgang til å avtale en hospiteringsperiode som overskrider ett år, og det må uansett foreligge hjemmel for midlertidig ansettelse. For en hospitering med varighet på mellom seks og tolv måneder gjelder også vilkåret inntatt i UiOs personalreglement om at det må være en vesentlig ulempe å lyse ut stillingen, se nærmere om dette under punktet om administrative ansettelser nedenfor.
Ved hospitering skal det inngås en avtale mellom de berørte parter. Bruk gjerne KMD sin mal for avtale om hospitering.
Administrative ansettelser
Statsansatteloven § 7 gir adgang til at leder foretar en midlertidige ansettelser for inntil seks måneder uten offentlig utlysning og etter en forenklet ansettelsesprosedyre. Det må imidlertid være et klart behov for å ha noen ansatt i en kort periode, eventuelt i en overgangsperiode.
Ett eksempel er når det oppstår et kortvarig vikarbehov, og det vil være for omfattende å gjennomføre en fullstendig rekrutteringsprosess. Vedtak om administrativ ansettelse kan i slike tilfeller fattes av øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den denne gir fullmakt, uten forutgående innstilling.
Videre kan offentlig utlysning av ledig stilling unnlates for ansettelser inntil ett år, jf. statsansatteloven § 7 annet ledd. Av hensyn til kvalifikasjonsprinsippet må imidlertid også ansettelser med varighet på mellom seks måneder og ett år utlyses der ordinær ansettelsesprosess kan gjennomføres «uten vesentlig ulempe» for virksomheten, jf. UiOs personalreglement punktene 2.2. til 2.3. Nærmeste leder avgir i slike tilfeller innstilling, mens øverste leder ved fakultet eller enhet på tilsvarende organisatoriske nivå, eller den denne gir fullmakt, har ansettelsesmyndigheten.
En administrativ ansettelse kan eksempelvis brukes for å dekke opp for fravær på arbeidsplassen eller ved tidsbegrenset behov for ekstra arbeidskraft.
Det forutsettes at det i alle tilfeller foreligger lovlig hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9, bokstavene a til e.
Frikjøp
UiOs ordning om frikjøp innebærer at hele eller deler av den ansattes lønnskostnad overtas av annen enhet. Den ansatte vil fortsatt organisatorisk tilhøre samme enhet, og årsverket forflyttes ikke.
Det finnes ulike typer frikjøp. Frikjøp kan gjøres både eksternt og internt, og fra hele eller deler av stillingen.
Ved eksternt frikjøp betaler en ekstern aktør frikjøpet, normalt gjennom prosjektbevilgning. Denne ordningen vil være aktuell når den ansatte frikjøpes fra hele eller deler av sin faste stilling for å jobbe med et bestemt prosjekt i en spesifisert tidsperiode. Tiden den ansatte benytter i prosjektet, skal dermed den ansattes enhet få dekket.
Når vitenskapelige ansattes lønnskostnader dekkes av eksterne finansieringskilder, skal dette normalt dekke like stor andel av undervisningstiden som forskningstiden, som vil si at frikjøp skjer både fra forskning og undervisning.
Frikjøp kan også skje med interne UiO-midler, ved at en enhet ved UiO ønsker å benytte en ansatt ved annen enhet til å utføre enkelte oppgaver eller for å dekke et mer permanent behov. Typisk bruk av internt frikjøp kan være der man ønsker å benytte en ansatt ved annen enhet til å undervise i et bestemt emne.
Frikjøp kan også brukes i mer permanente tilfeller, eksempelvis hvor en enhet har behov for en særskilt tjeneste, men hvor det er naturlig å plassere den ansatte organisatorisk ved en annen enhet.
Eksternt finansierte oppdrag
Det klare utgangspunktet er at også stillinger som er eksternt finansierte, skal utlyses offentlig. Forskrift til statsansatteloven § 3 (3) åpner imidlertid for at man kan gjøre unntak fra reglene om kunngjøring, innstilling og ansettelse ved ansettelse av ansatte som skal utføre oppdrag som er eksternt finansierte. Dette innebærer at dersom den ansatte samtykker, så kan vedkommende etter omstendighetene plasseres direkte inn i eksternt finansierte stillinger, uten forutgående plikt til utlysning.
Det kan eksempelvis gjøres unntak fra utlysningsplikten begrunnet i at oppdragsgiver/ekstern finansør er har utpekt en særlig kvalifisert ansatt til å utføre arbeidet. I samarbeidsprosjekter kan det også være forutsatt at ansatte fra oppdragsgivers egen virksomhet skal delta i prosjektet. Dette kan være viktig der hensikten er at kompetanse skal overføres og det er behov for en rask ansettelsesprosess.
Ved behov for bistand
Enheter som har behov for veiledning i en konkret sak, kan kontakte Avdeling for organisasjon og personal per e-post til ap-arbeidsrett@admin.uio.no.