1. Retningslinjene gjelder for personlige driftsmidler (annum) som Instituttet for det enkelte år måtte bevilge til dette formål. Beløpet er for tiden kr 30 000 per årsverk for de som omfattes av ordningen.
2. Driftsmidler gis til medarbeidere i vitenskapelig eller administrativ stilling som ikke har permisjon uten lønn, sykepermisjon av lengre varighet eller permisjon i forbindelse med fødsel. Eksternt lønnede som ikke har egen driftsbevilgning, kan gis tildeling dersom instituttleder beslutter det.
Ansatte som arbeider i redusert stilling får tildeling i samsvar med sin stillingsbrøk.
Ansatte som arbeider i mindre enn 50 % stilling, vitenskapelige assistenter samt ansatte i bistilling (derunder II-stilling), omfattes ikke av ordningen med automatisk driftstilskudd (uten hensyn til hvordan de er lønnet).
3. Fulle driftsmidler tilfaller den som er ansatt pr. 1. januar hvert år. Den som i løpet av året tiltrer, gjeninntrer i eller fratrer sin stilling ved Instituttet får som regel forholdsmessig tildeling.
4. Driftsbevilgningen kan brukes til faglitteratur, vitenskapelig assistanse (inkl. språkvask) samt faglig begrunnede reiser og kurs. Innkjøp skal gjøres i samråd med administrasjonen, for å sikre at UiOs innkjøpsrutiner følges.
Merk særlig at UiO har en lang rekke leverandøravtaler som er bindende for IORs ansatte herunder avtaler med bl.a. reisebyrå, hoteller, bokhandel. De aller fleste varer og tjenester omfattes av slike avtaler. Enkelte tjenester omfattes likevel av den akademiske frihet, bl.a. valg av oversetter/språkvasker til vitenskapelige tekster.
I den grad behovet ikke på annen måte er dekket av instituttet eller av eksterne finansieringskilder, kan beløpet også benyttes til innkjøp av en bærbar PC og/eller nettbrett (f.eks. iPad) og/eller mobiltelefoner, når disse ansees som nødvendige i jobbsammenheng. Elektronisk utstyr skal være av en type UiO har innkjøpsavtale for. Utgiften dekkes i utgangspunktet bare dersom det er innkjøpt av IT-avdelingen.
Merk at utstyret som kjøpes inn for UiOs regning er Universitetets eiendom. Utstyr kan likevel kjøpes ut når en ansatt slutter, dersom kontorsjef samtykker, og i så fall til den pris som følger av UiOs retningslinjer for dette.
5. Er det tvil om det formål som driftsbevilgningen ønskes brukt til faller inn under ordningen, drøftes det så vidt mulig med kontorsjefen på forhånd.
6. Medarbeiderne bør søke eksterne kilder der dette er mulig og hensiktsmessig.
7. Driftsmidler som ikke er benyttet innen regnskapsårets utløp kan ikke overføres til neste år. Kontakt kontorsjefen dersom aktiviteter blir forskjøvet i tid.