Administrasjonen ved hver enhet har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av fremdriftsrapporteringen. Fakultetet har utarbeidet en mal for rapporteringen (nettskjema), og har muligheten til å be om at spesielle spørsmål kommer med (et enkelt år), mens enhetene kan foreta lokale tilpassinger (tilføyelser) etter egne behov.
Praktisk gjennomføring av fremdriftsrapporteringen
|
Sende ut (elektronisk) skjema for fremdriftsrapportering |
|
Innleveringsfrist 1. oktober. Purre på dem som ikke har levert. |
|
Gjennomgå rapportene og følge opp der rapportene tilsier det. Vekt på vesentlige endringer i fremdriften og konflikter i veiledingsforholdet |
|
Følge opp fremdriftsrapporteringen i FS. Legge inn endringer i personalia, registrere avlagte kurs, merke av planavvik i forhold til avtale/finansieringsperiode, og legge inn ev tilknytning til forskerskole og/eller forskningsgruppe. (Foreløpig finnes ingen enkel registrering av kandidater i FS som er knyttet til forskerskoler eller har en samarbeidsavtale a la cotutelle). |
|
Gi melding til innlegger ved fakultet om noen har sluttet eller skal skrives ut av programmet, og eventuelle endringer i opptaksperioden (pga sykdom, barnefødsler, forlenget ansettelse, mv., som må kunne dokumenteres). Tvil om registreringskategori tas opp med rådgiver. |
|
Dersom opptaksperioden med ev forlengelser løp ut for 2-4 år siden, og kandidaten i hht. fremdriftsrapportene ikke kan vise til noen konkret fremdrift (eller ikke leverer rapport) to år på rad, så skal vedkommende skrives ut av programmet. |
| Fremdrifstrapportene skal arkiveres i henhold til fakultetets arkivplan. |
Oppsummering til fakultetet:
En oppsummering på om lag 1 side sendes til fakultetet innen 1. februar. Oppsummeringen vil bli lagt fram for Programstyret for ph.d. i februar. Oppsummeringen samt innleverte fremdriftsrapporter fra kandidater lastes opp i ePhorte. Se arkivplanen for nærmere beskrivelse.
Disposisjon
- Rapporteringsprosessen (opplegg og svar)
- Kort om utsendingen til kandidater og veiledere (nettskjema?, hvem sendt til, purring?).
- Konkrete fakta om utsending og hvor mange som er bedt om å svare på skjemaet i de to hovedgruppene, og hvor mange/andel som ikke har svart til nå.
- Eventuelle erfaringer/kommentarer fra kandidater/veiledere eller fra dere til denne prosessen eller til skjemaene.
- Innholdet i rapportene - med vekt på det som gir grunn til oppfølginger /"bekymringsmeldinger"
- Fungerer spørsmålet om nødvendige godkjenninger er innhentet?
- Iverksatte eller planlagte tiltak
Rapporten skal gi det store bildet i generelle trekk. Legg vekt på bekymringsmeldinger av ulik grad og typer: manglende eller urimelig liten progresjon, eventuelt ingen møter/kontakter, eller dårlig samsvar mellom svar fra kandidat og veileder, ev. rapporter som aktualiserer veilederskifte. Rapporten skal ikke innholde personopplysninger eller annen informasjon av sensitiv art, men skal si noe om omfanget av ulike typer utfordringer i framdriften, og de tiltak som iverksettes.