Når enheten planlegger store prosesser som berører alle eller mange ansatte, er det behov for en egen plan for intern kommunikasjon.
Eksempler på slike prosjekter eller beslutningsprosesser er:
- Faglige prioriteringer
- Store flytteprosesser
- Omstillingsprosjekter
- Dekan / instituttledervalg
Tips til planleggingen
Når dere utarbeider planen, bør dere gjøre en interessentanalyse:
- Hvem er interessentene og hvilke roller har de?
- Hvordan skal interessentene inkluderes i prosessen, og når? Hva vil de være mest opptatt av å påvirke? Hva vil de være mest opptatt av å være informert om?
- Hvilke spørsmål vil de ansatte ha til prosessen, og hvordan kan disse best besvares?
- Hvor i prosessen skal ansatte kunne påvirke utfallet? Når og hvordan er det best å involvere?
Sett nøkterne ambisjoner for kommunikasjonsarbeidet. Antall tiltak, kanaler som tas i bruk og personer som tildeles informasjonsoppgaver, må stå i forhold til hvor viktig prosessen er for hvor mange og hvor lenge den vil pågå. Ofte holder det å avtale hva som skal kommuniseres gjennom for eksempel interne nettnyheter og hva som skal kommuniseres i møter.
- Hvem skal ha overordnet og hvem skal ha utførende ansvar for informasjonsoppgaver?
- Hvilke kanaler treffer målgruppene best? Hvilke kanaler har vi kapasitet til å bruke? En gjengangerfeil er å sette opp egne nettsider for store prosjekter, som vi så ikke greier å oppdatere.
- Hvis en prosess berører flere enheter: Skal lokale ledere ha informasjonsansvar? Trenger de felles verktøy for å sikre at samme informasjon når ut flere steder (for eksempel en standard PowerPoint, et infoflak, en video, en nettsidereferanse)? Er dette en prosess som blir løst veldig ulikt ved ulike enheter? Trenger enhetene støtte til å lage en egen kommunikasjonsplan?
- Hva er suksesskriteriene for god internkommunikasjon i dette prosjektet? Hvordan kan det måles? Og hvordan kan det måles uten et altfor stort apparat eller mye innsats?
Les mer om kommunikasjonsplanlegging og om måling av internkommunikasjon.
Tips til utforming av informasjonen
- Vær konkret
- Vis fram alternativene som diskuteres
- Synliggjør innspill fra ansatte som tas inn i prosessen, helt konkret – og begrunn det som ikke er tatt inn
- Berøm gode innspill, og kommuniser hvorfor de er gode
- Vær tydelig på hva vi vil vite når, hvem som beslutter hva og hvor informasjonsansvaret ligger
- Kommuniser bakgrunnen for aktiviteter i prosessen (formelle krav, viktig for enheten fordi..)
- Vis fram hvilke konsekvenser prosessen kan få, og hvilke de ikke kan få – for folk