Reiseutgifter/hotell
Enhver reise- og hotellutgift må dokumenteres i form av agenda, deltakerliste og presentasjoner. Utgiften må være nødvendig og relevant for gjennomføringen av prosjektet, og det må dokumenteres med påskrift på faktura.
Konferansedeltakelse
- Det er krav om aktiv deltakelse, dvs personen må stå oppført i programmet for at Kommisjonen vil refundere kostnaden.
- Personer som ikke er oppført i programmet må avklares finansiert av prosjekteier over basis.
- Eventuelt andre deltakere må avklares med Kommisjonen.
Bevertning
- Bespisning som oppstart eller avslutning på en faglig aktivitet er generelt problematisk å rapportere til EU-Kommisjonen, da dette ikke anses som nødvendig for å gjennomføre prosjektet.
- Bespisning underveis ved en faglig aktivitet er tillatt.
Leiested/utstyr
Leiestedskostnader rapporteres som en direkte kostnad (enhetspris) ved internhandel. Kostnaden for leiested (internally invoiced good and services), gir ikke 25 % for dekning av indirekte kostnader. Overhead er allerede inkludert i kalkylen.
Alternativt så kan følgende kostnadselementer benyttes enkeltvis:
- Utstyr - andelen av årlig avskrivingskostnad som går med til prosjektets gjennomføring
- Drift – som andre driftskostnader
- Tekniker – som personell (foruten overhead)