Instituttleder må skriftlig godkjenne arbeid i utlandet. For arbeidsopphold som overstiger 28 dager i ett land, eller hvor flere reiser til samme land i løpet av 12 måneder samlet overstiger 28 dager, skal det innhentes kostnadsoverslag fra ISA. Kontorsjef må skriftlig godkjenne kostnadene før arbeidet i utlandet kan påbegynnes. I tillegg til dette må man følge gjeldende retningslinjer for eksempelvis forskningstermin eller tjenestereiser.
Eksempel på kostnadsoverslag
Kostnader til rådgiver (ekstern tjenesteleverandør) når UiO ikke er registrert som arbeidsgiver fra før:
- Råd om hvilke forpliktelser som gjelder i nytt land: 40 000 kroner
- Registrering i arbeidslandet: 50 000 kroner
- Rapportering av lønn i 12 måneder for en ansatt: 60 000 kroner
- Løpende rådgivning under registreringsprosessen og ved spørsmål til lønnsrapporteringen: 20 000 kroner
- Estimert total kostnad første år i utlandet: 170 000 kroner
- Estimert total kostnad andre år i utlandet: 60 000 kroner
Kostnadene kan både være høyere og lavere, avhengig av land og kompleksitet
Saker der man rydder bakover i tid vil som regel være svært kostbare. Dersom personen er trygdemedlem i annet land enn Norge kan arbeidsgiveravgiften i utlandet enten føre til besparelse eller økte kostnader, avhengig av om den er høyere eller lavere enn den norske arbeidsgiveravgiften.