Trygdedokumentasjon
ISA følger opp gyldig trygdedokumentasjon for de personene de har bistått. Dersom ISA ikke har bistått, er det enhetens ansvar å følge opp den ansattes plikt til å ha gyldig trygdedokumentasjon til enhver tid. Manglende trygdedokumentasjon kan føre til doble avgifter. Denne kostnaden dekkes av enheten.
Skattekort og trekkfritak
Seksjon for lønn kan hente kopi av skattekort via lønnssystemet. Trekkfritak kan ikke Seksjon for lønn hente. Enheten bør minne ansatt med D-nummer på å søke nytt skattekort eller trekkfritak hvert år i november. Mottatt kopi av skattekort eller trekkfritak skal sendes på flyt fra enheten til Seksjon for lønn. Se personalrutine.
Reisekalender
Plikten til å føre reisekalender avhenger av situasjonen
- Ansatte som jobber fast i utlandet og som reiser til et annet land for å jobbe, herunder til Norge, må levere reisekalender til enheten før reisen. Enheten sender reisekalender til lokal Lønnsgruppe i Seksjon for lønn ved bruk av Websak
- Ansatte som jobber fast i Norge trenger kun å levere reisekalender til enheten før reisen dersom reisen er ment å vare i over 28 dager
- Ansatte som hovedsakelig jobber i Norge, men tidvis sitter på hjemmekontor i utlandet må levere reisekalender med estimert arbeidsmønster hver måned
- Ansatte på forskningstermin må gi beskjed dersom planlagt utreise eller hjemkomst endres, og denne informasjonen må videreformidles fra enheten til Seksjon for lønn snarest
Det er enhetens ansvar å holde Seksjon for lønn orientert om hvor ansatte utfører sitt arbeid for UiO. For sent innkomne opplysninger om reisedager kan føre til ekstra utgifter med rapportering i utlandet. Enheten bærer slike ekstra kostnader.
Personalrutinen 1.10 Bekreftelse på utreise-/returdato ved utenlandsopphold brukes til å registrere utreise-/returdato Norge og andre land.
Fravær og permisjon
Sykefravær, permisjon og andre fravær for personer som jobber fast i utlandet må meldes til ISA. Det kan være andre regler for fravær og refusjoner for dem som jobber i utlandet enn dem som jobber i Norge.