Administrative rutiner for mottak av nyansatte ved TF

Før tiltredelse

Gjelder Oppgaver Ansvar
Alle Kontraktsforhandling med lønnsfastsettelse Direktør/dekan
AlleAlle Kontrakt sendes til Gruppe for lønnsadministrasjon, minst 24 dager før tiltredelse, og ikke tidligere enn tre mnd. (grovregistrering). PersonalkonsulentPersonalkonsulent
AlleAlle Velkomstbrev til den nyansatte PersonalkonsulentPersonalkonsulent
Stipendiater Sende velkomstbrev. Brevet må avtale tidspunkt for oppmøte første dag, inneholde lenke til nettsider for nyansatte, navn på mentor og annen praktisk informasjon. Ph.d.-rådgiver
Alle

Melding til administrasjon og ledelse om tiltredelsesdato ved signert arbeidsavtale. Påminning om at alle involverte merker seg sine oppgaver i forbindelse med mottak.

Personalkonsulent
Alle Oppretter personalmappe.Oppretter personalmappe.Opprette personalmappe. (Dokumenter importeres fra rekrutteringssystemet.) Personalkonsulent
Alle Være mottakskoordinator: Koordinerer alle oppgavene. Påser også at kontoret ser hyggelig ut, Sørger for at infosenter er informert om telefon, e-post, romnummer. Sørge for signering av branninstruks. Sørge for blomster. Personalkonsulent
Alle

Ordne kontor: kontorplass, møbler, telefon, telefonnummer, kontornøkkel. Dørskilt.

Sørge for kontorplass er utstyrt med PC. Sørge for at nyansatte er koblet til telefonen de sitter ved.

Byggansvarlig/IT-ansvarlig
Alle

Ansattkort og tilgang: Den nyansatte må selv ordne ansattkort hos SiO ved oppstart, det informeres om dette i velkomstbrevet.

Fakultetsdirektør melder korttilgang til vaktsentralen før kortet utstedes.

Infosenteret ordner midlertidig kort dersom det er behov for det

Fakultetsdirektør/Infosenteret
Alle Tilgang til administrative systemer den nyansatte har bruk for, se oversikt IT-ansvarlig, studieleder og forskningsrådgiver
Alle Ordne brukernavn, passord, e-post lister.  IT-ansvarlig
Alle Posthylle Infosenteret
Alle Søke om delprosjekt Økonomirådgiver

Etter tiltredelse

Gjelder Oppgaver Ansvar
Ansatte fra utlandet Bekreftelse på tiltredelse sendes til -Gruppe for lønnsadministrasjon første arbeidsdag  Personalkonsulent
Alle Informasjon om HMS inkludert brannrunde i bygget Direktør
Alle Møte med nyansatte, inkludert hilserunde Dekan/Fakultetsdirektør/personalkonsulentHR-HMS-ansvarlig

Vitenskapelig ansatte/administrativt ansatte

E-postorientering til alle ansatte ved TF om nyansatt.

Dekan/Direktør
Vitenskapelig ansatte Nyansattsamtale innen to uker etter oppstart Dekan
Stipendiater Tillitsvalgt for stipendiatene er mentor for den nyansatte første måned etter ansettelse. Tillitsvalgt for stipendiatene
Stipendiater Faglig oppstart - Oppstartsmøte med ph.d.-leder, ph.d.-rådgiver, veileder normalt innen 1 måned etter oppstart. Ph.d.-rådgiver
Alle Introduksjon på onsdagslunsj, normalt innen 1 måned etter oppstart. Dekan/Direktør

Før fratredelse

Gjelder Oppgaver Ansvar
Alle Melding om siste arbeidsdag sendes administrasjon og ledelse når dette er avklart. Påminnelse om at alle gjør det som er kreves ifht eget ansvarsfelt. Personalkonsulent
Alle Sluttsamtale før fratredelse. Nærmeste leder
Publisert 2. nov. 2015 18:23 - Sist endret 1. aug. 2023 14:13