Forberedelse/før tiltredelse
HR informerer nærmeste leder i god tid før oppstart om at signert arbeidsavtale o.a. er registrert i SAPDFØ.
Nærmeste leder tar raskt kontakt etter at avtale er signert for å:
- Ønske nyansatt velkommen, avtale tid og sted for oppmøte første dag
- Avklare ev spesielle behov (mobil etc. Mobiltelefon og abonnement - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no))
- Informere de øvrige medarbeiderne om når de får en ny kollega om det ikke allerede er gjort
Nærmeste leder er ansvarlig for å utarbeide en onboardingsplan 3-4 uker før oppstart. Onboardingsplanen skal inneholde:
- Tidspunkt for møter for opplæring, introduksjon, omvisning etc.
- Tidspunkt for jevnlige møter for oppfølging i prøvetid
- Kartlegge opplæringsbehov og påmelding til relevante kurs (om mulig)
- Invitasjon til ev sosiale aktiviteter før tiltredelse
Nærmeste leder/IT er ansvarlige for å klargjøre arbeidsplassen 1- 2 uker før oppstart. Dette innbefatter bla.:
- Rengjøring
- Sørge for at telefon, datautstyr, nettilknytning og annet nødvendig utstyr er på plass fra første dag
- Navneskilt og nøkler til kontor
- Posthylle HR
- Bestille blomst som ansatt får på pulten første arbeidsdag
Nærmeste leder avklarer 1 uke før oppstart hvem som skal ha et særskilt ansvar i introduksjonsfasen;
- Utpeke en fadder (samt backup)
- Frigjøre tid for de som skal delta i introduksjonsfasen
- Avklare hvem som skal stå for opplæringen
Nærmeste leder kontakter den ansatte 1-3 dager før oppstart om brukernavn/brukerkonto er opprettet. Dette opprettes automatisk når arbeidsavtalen er registrert i SAPDFØ og den ansatte skal ha fått en SMS og info om Passord.no. Kontakt IT-hjelp@uio.no dersom problemer.
Nærmeste leder bestiller tilgang administrative systemer 1-3 dager før oppstart, se oversikt (husk særskilt for ledere; BDM-innmelding og kurs).
Merk: Dersom ansettelsesdato endres på kort varsel, så husk å gi beskjed til HR.
Tiltredelsesdagen
Nærmeste leder (ev fadder) tar i mot den nyansatte og ønsker velkommen.
Nærmeste leder skal i løpet av tiltredelsesdagen (eller neste dag) sørge for følgende:
- Tildele arbeidsplass og nøkkel. Sørge for at nødvendig utstyr er på plass.
- Følge opp at brukernavn/passord fungerer, samt tilgang til bestilte systemer, tilgang printer og innmelding i e-postlister. Ved problemer eller ønsket bistand, kontakt lokal IT.
- Gjennomføre en oppstartsamtale med gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling og arbeidsform, informere om ledelsesstruktur, organisasjonsstruktur og vise til nyttig informasjon på nettsidene Ny ved UiO.
- Informere om hvem som er utpekt som fadder. Fadder har et særlig ansvar for å følge opp den nyansatte de første dagene
- Ansattkort/adgangskort, sende melding til vaktalarm@admin.uio.no med melding om hvilke hus/etasjer/rom vedk skal ha adgang til. Følge den ansatte til Kortsenteret Kristian Ottosens hus, Campus Blindern (åpningstider alle arbeidsdager 10-13), for foto og tildeling av adgangskort. Følge opp at det fungerer, også på printer.
- Informasjon om ansattside og fotografering (bistand fra kommunikasjon)
- Parkering, avklare behov og informere om parkeringsapp Apcoa Flow, se nettside
- Hilserunder
- Introdusere den nyansatte for de nærmeste kollegaene
- Øvrig introduksjon kan overlates til fadder
- Hilserunde i andre enheter tas etter behov
- Omvisning i eget bygg
- Posthylle, kopimaskin, printere, pauseareal, spisested, rekvisitalager, møterom, toaletter etc.
- Rutiner ved brannalarm, rømningsveier og brannslukningsmateriell
- Auditorier, undervisningsrom, kantine etc.
De første ukene
Nærmeste leder/fagansvarlig skal i løpet av første uken gi en nærmere innføring i arbeidsoppgaver, med særlig vekt på saksbehandlings- og arkivrutiner for administrativt ansatte. Det skal gis opplæring i ePhorte/digital postkasse. videre er det viktig at den ansatte får en oversikt over arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til å påvirke arbeidet.
Nærmeste leder skal videre informere om følgende:
- Prøvetid; ramme for gjennomføring av faglig veiledning, opplæring og tilbakemeldinger
- Rettigheter og plikter ved:
- Lønnsutbetaling,
- Egenmelding/sykemelding
- Statens pensjonskasse
- Ferieavvikling og annet fravær
- Opplæring selvbetjeningsportalen:
- Rutiner for daglig timeregistrering og fraværsmeldinger (hvis aktuelt for stillingen), se veiledning selvbetjeningsportalen
- Registrere familie/\kontaktperson ved nødstilfelle
- Personlig ansattprofil
- Leder informere lokal nettredaktør for bistand med å sette opp siden
- Leder kontakter fotograf fakultetsadministrasjonen for avtale om bilde profil
Fadder/backup har et ansvar de to første ukene for daglig å følge opp sosialt med bla. invitasjon til å spise lunsj sammen og gi informasjon om formelle og uformelle regler. Ta en runde på campus sammen og bli kjent med bygningene der UV har ansatte; Helga Engs hus, Niels Henrik Abels hus, Kristine Bonnevies hus og Forskningsparken, samt andre bygg som Lucy Smith (LOS), Frederikke (SiO/idrettsarealer mm.), Kristina Ottosens hus (SiO/kortsenteret/helsetjenesten/apotek) og Georg Sverdrups hus (Universitetsbiblioteket og LINK med UV er vertsfakultet).
Nærmeste leder, med støtte av HR og/eller HMS-koordinator ved behov, skal i løpet av de tre første ukene gi en innføring i:
- Arbeidsmiljøforhold
- Sikkerhetsrutiner
- Verneombud
- Tjenestemannsorganisasjonene
- Varslingssystem
- Etiske retningslinjer og trakassering
HMS ved UiO (husk obligatorisk HMS-kurs for ledere)
De første 6 månedene
Nærmeste leder skal gjennomføre oppfølgingsamtaler med den nyansatte etter ca. 2 måneder og etter 4 måneder. Tidspunkt for disse samtalene avklares i begynnelsen av ansettelsesforholdet og det settes av god tid. Etter avholdt møte sender leder e-post til den ansatte med en kort oppsummering. Viser til prøvetidsbestemmelsene. Disse samtalene er viktig for begge parter.