Før tiltredelse
| Gjelder | Oppgaver | Ansvar |
|---|---|---|
| Alle | Kontraktsforhandling med lønnsfastsettelse | Direktør/dekan |
| Alle | Kontrakt sendes til Gruppe for lønnsadministrasjon, minst 24 dager før tiltredelse, og ikke tidligere enn tre mnd. (grovregistrering). | Personalkonsulent |
| Alle | Velkomstbrev til den nyansatte | Personalkonsulent |
| Stipendiater | Sende velkomstbrev. Brevet må avtale tidspunkt for oppmøte første dag, inneholde lenke til nettsider for nyansatte, navn på mentor og annen praktisk informasjon. | Ph.d.-rådgiver |
| Alle | Melding til administrasjon og ledelse om tiltredelsesdato ved signert arbeidsavtale. Påminning om at alle involverte merker seg sine oppgaver i forbindelse med mottak. | Personalkonsulent |
| Alle | Opprette personalmappe. (Dokumenter importeres fra rekrutteringssystemet.) | Personalkonsulent |
| Alle | Være mottakskoordinator: Koordinerer alle oppgavene. Påser også at kontoret ser hyggelig ut, Sørger for at infosenter er informert om telefon, e-post, romnummer. Sørge for signering av branninstruks. Sørge for blomster. | Personalkonsulent |
| Alle | Ordne kontor: kontorplass, møbler, telefon, telefonnummer, kontornøkkel. Dørskilt. Sørge for kontorplass er utstyrt med PC. Sørge for at nyansatte er koblet til telefonen de sitter ved. | Byggansvarlig/IT-ansvarlig |
| Alle | Ansattkort og tilgang: Den nyansatte må selv ordne ansattkort ved Kortsenteret ved oppstart. Det informeres om dette i velkomstbrevet. Infosenteret ordner midlertidig kort dersom det er behov for det | Den ansatte selv, ev. Infosenteret |
| Alle | Tilgang til administrative systemer den nyansatte har bruk for, se oversikt | IT-ansvarlig, studieleder og forskningsrådgiver |
| Alle | Ordne brukernavn, passord, e-post lister. | IT-ansvarlig |
| Alle | Posthylle | Infosenteret |
| Alle | Søke om delprosjekt | Økonomirådgiver |
Etter tiltredelse
| Gjelder | Oppgaver | Ansvar |
|---|---|---|
| Ansatte fra utlandet | Bekreftelse på tiltredelse sendes til -Gruppe for lønnsadministrasjon første arbeidsdag | Personalkonsulent |
| Alle | Informasjon om HMS inkludert brannrunde i bygget | Direktør |
| Alle | Møte med nyansatte, inkludert hilserunde | Dekan/Fakultetsdirektør/personalkonsulent |
| Vitenskapelig ansatte/administrativt ansatte | E-postorientering til alle ansatte ved TF om nyansatt. | Dekan/Direktør |
| Vitenskapelig ansatte | Nyansattsamtale innen to uker etter oppstart | Dekan |
| Stipendiater | Tillitsvalgt for stipendiatene er mentor for den nyansatte første måned etter ansettelse. | Tillitsvalgt for stipendiatene |
| Stipendiater | Ph.d-rådgiver er administrativ mentor for den nyansatte hele ansettelsesperioden | Ph.d-rådgiver |
| Stipendiater | Faglig oppstart - Oppstartsmøte med ph.d.-leder, ph.d.-rådgiver, veileder normalt innen 1 måned etter oppstart. | Ph.d.-rådgiver |
| Alle | Introduksjon på onsdagslunsj, normalt innen 1 måned etter oppstart. | Dekan/Direktør |
Før fratredelse
| Gjelder | Oppgaver | Ansvar |
|---|---|---|
| Alle | Melding om siste arbeidsdag sendes administrasjon og ledelse når dette er avklart. Påminnelse om at alle gjør det som er kreves ifht eget ansvarsfelt. | HR-rådgiver |
| Alle | Sluttsamtale før fratredelse. | Nærmeste leder |
| Alle | Adresseendring ved avslutning av arbeidsforhold - se https://www.uio.no/tjenester/it/e-post-kalender/viderekontakt/ | HR-rådgiver |
| Alle | Varsle IT dersom en ansatt som slutter går over fra ansatt til gjest. Oppgi hvor lenge gjestestatusen skal vare | HR-rådgiver |