| Aktivitet | Aksjon | Ansvarlig | Kommentar | |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nyopprettet, vikar eller sluttet | Bestemme om stillingen skal besettes på nytt | Kontorsjef / BDM | |
| 2 | Ansettelsessak | Opprette ansettelsessak i websak | Kontorsjef / Adm. sjef | Anmodning om utlysning + utlysningstekst
|
| 3 | Fyll ut skjema til hovedtillitsvalgte | Sende utlysningstekst og skjema til hovedtillitsvalgte. Legg i tillegg skjema i websak. | HR- rådgiver | Skjema til tjenestemannsorganisasjonene. De har frist på tre dager med å komme med tilbakemeldinger eller kreve drøfting på lønnsspenn.
|
| 3a | Evt. tilbakemeldinger fra organisasjonene etter 3 dagers frist | HR- rådgiver tar kontakt med kontorsjef | Hovedtillitsvalgte | Ved krav om drøfting, innkaller HR til møte |
| 4 | Utlysning | HR-rådgiver | Sender melding til kontorsjef og kontaktperson om at nå er stillingen utlyst med lenke til stillingen. Ved ønske om annonsering i tidskrifter/nettsider, ta kontakt med Grade i Jobbnorge. | |
| 4a | Opprettelse av brukerkonto i Jobbnorge/gi tilgang | Opprette brukerkonto | HR-rådgiver | Gjelder kun kontaktpersoner som ikke allerede har brukerkonto i Jobbnorge |
| 5 | Utlyningstekst og utvidet søkerliste | Legges i websak automatisk av robot | ||
| 6 | Innstillingsråd utarbeider innstilling | Oversendes til kontorsjef | Innstillingsrådet | Husk å sjekke blant søkermassen om det finnes søkere med overtallighetsattest, innvandrerbakgrunn, hull i CV eller nedsatt funksjonsevne. Hvis det finnes søkere med overtallighetsattest, må man ta kontakt med HR. Det er bare leder med personalansvar som skal signere på innstillingen. |
| 7 | Innstilling kvalitetssikres og oversendes til HR for videre behandling | Legges inn i websak anmodningsskjema – innstilling, evt annen info som er relevant for ansettelsen | Kontorsjef | NB! Notat vedr. restrisiko skal være godkjent av forskningsseksjonen og signert av instituttleder. Dette gjelder selv om ansettelsen skjer på et senter. Husk: Organisasjonsenhet, nærmeste leder i portalen og kontostreng, evt startdato eller frist for startdato og årslønn |
| 8 | Fremlegg til Ansettelsesrådet | Behandles i Ansettelsesrådet | HR-rådgiver | Hvis ikke vedtatt i Ansettelsesrådet på fakultetet, sendes i retur til instituttet |
| 9 | Utarbeidelse av kontrakt | Opprette tilbud i websak og sendes på elektronisk godkjenning til fakultetsdirektør. Når kontrakt er godkjent, sendes tilbud til kandidat | HR-rådgiver | Kontrakt sendes på e-post. Hvis den ansatte ikke har norsk personnummer og norsk bankkonto, husk å legge ved skjema om utenlandsk bankkonto |
| 9a | Retur av signert kontrakt | Legges i websak på saksmal "Arbeidsavtale og dokumentasjon" | HR-rådgiver | Sender beskjed til kontorsjef om at kandidaten har takket ja og startdato. Husk å sende ut UDI skjema til ansatte som skal søke om visum. |
| 9b | Kandidater som takker nei til stilling | Legge inn melding fra kandidaten i websak | HR-rådgiver | Gi beskjed til kontorsjef/sende til neste som er innstilt |
| 10 | Oversendelse av arbeidskontrakt til lønn | Dokumentflyt | HR-rådgiver | |
| 11 | Bekreftelse på tiltredelse | Dokumentflyt | HR-rådgiver | Gjelder bare for utenlandske ansatte som ikke har norsk personnummer og bankkonto. Sjekk med kontorsjef om de har kommet. Sjekk også om alt er ok med visum, registrering hos politiet etc. |
| 12 |
Søknad og CV | Hente søknad og CV fra Jobbnorge og legge inn i websak på saksmal for " Arbeidsavtale og dokumentasjon". | HR-rådgiver | Gjelder for alle som er innstilt |
| 13 | Avslutning av ansettelsessaken | Jobbnorge og websak Sende avslag til de andre søkerne gjennom Jobbnorge. Roboten legger dette i websak. | HR-rådgiver | Avslutte stilling i Jobbnorge. Ferdigstille sak i websak, når roboten har overført all dokumentasjon fra Jobbnorge. |