Navn
Personalrutineforvaltingen (PRF)
Eier
Avdeling for organisasjon og personal (OPA)
Formål
PRF skal utvikle og vedlikeholde felles løsninger innenfor personaladministrasjon. Dette innbefatter operative personalrutiner for fagområdet.
PRF skal også foreslå standardiserte løsninger og felles praksis innenfor fagområdet. En viktig forutsetning for arbeidet er at det er basert på brukerinvolvering.
PRF skal bidra til:
- utvikling og vedlikehold av felles maler og rutiner innenfor fagområdene personal, lønn og arkiv
- HR-nettverksmøter i samarbeid med OPA og andre aktører
- fagdag for HR-medarbeidere i samarbeid med OPA og andre aktører
- opplæring av nye HR-medarbeidere i personalrutiner, lønnsbestilling og SAP DFØ
- informasjon om nye rutiner til HR-medarbeidere
Deltakere
PRF består av én medarbeider fra Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak), én medarbeider fra Seksjon for lønn (SL) og fem HR-medarbeider fra ulike enheter.
Forpliktelse
OPA, SL og eSak er eiere av sine fagområder. Disse skal i samarbeid med PRF prioritere fokusområder.
PRF koordineres av en HR-medarbeider som frikjøpes i 40 % stilling for en periode på 1,5 år. Det skal foreligge en avtale om frikjøp av koordinator som signeres av avdelingsdirektør i OPA og vedkommendes leder.
Koordinatoren for PRF skal fungere som en tverrfaglig koordinator for felles rutineutvikling mellom fagområdene personal, arkiv og lønn.
Koordinatoren skal drifte PRF i henhold til egen utarbeidet funksjonsbeskrivelse for rollen.
Innkalling/agenda/møtefrekvens
Gruppen møtes etter en fastsatt møteplan, og det lages en kort oppsummering etter møtene.
Arbeidsprosess forbedring til IT-systemer
PRF skal foreslå forbedringer til arbeidsprosessene
Kanaler for innspill til forbedring
Alle enheter bruker etablert RT-kø for å formidle ønsker til nye versjoner av felles maler og rutiner til systemene.