Prosjektet skal gi anbefaling til ny sentralbordløsning for UiO, og delta i innkjøpsprosess og implementering av ny løsning.
Bakgrunn
Sentralbordsystemet som tidligere var i bruk hos UiOs hovedsentralbord og ved Det odontologiske fakultet hadde driftsstans i 2015, og en midlertidig sentralbordløsning utviklet av USIT har vært i bruk siden.
Dagens løsning meldes å ikke fungere tilfredsstillende, og skal derfor erstattes av et nytt system. Noen av de større infosentrene og andre svarsteder med mange telefonhenvendelser har også meldt inn behov for nytt telefonsystem.
UiO har i dag en teknisk infrastruktur for telefoni som setter noen føringer for hva som kan velges.
Kontakt
Organisering og ansvar
Prosjekteeier er Avdeling for fagstøtte (AF). AF er også foreslått som systemeier for ny sentralbordløsning.
Styringsgruppen vil bestå av representanter for ledelsen i USIT og AF, og en fakultetsrepresentant.
Prosjektgruppen:
- Elisabeth Aks (Institutt for klinisk odontologi)
- Emmi Kjerland (JUS infosenter)
- Magnus Hovland og Roar Michaelsen (USIT)
- Gøril Aaseth, Liv Sabel og Anne Bergfall (AF)
Referansegruppen vil bestå av ledere ved infosentrene (i nettverket «Infoko») og representanter fra andre svarsteder med et betydelig antall telefonhenvendelser ved UiO, eksempelvis Vaktsentralen og Servicetorget i Eiendomsavdelingen og USIT sin førstelinje «Houston».
Tidsplan
-
Høst 2016: Kartlegge og beskrive behov, målgrupper, interessenter, funksjonalitet og arbeidsprosess som skal støttes i ny løsning.
-
Høst 2016 / vår 2017: Vurdere alternative løsninger ut fra skisserte behov, inklusive kostnadsvurdering (kost/nytte).
-
Vår / høst 2017: Anbefale løsning, valg av pilot, test, innkjøp og implementering.
-
Ferdig desember 2017.
Ønskede gevinster og effekter
- Sikre en profesjonell og effektiv håndtering av telefonhenvendelser til svarsteder ved UiO, som har et betydelig antall av disse med utgangspunkt i bruker/innringers behov.
- Sikre en driftssikker løsning og effektiv utnyttelse av interne ressurser.
- Sikre at brukere/innringere møter et tilgjengelig og kundevennlig system for enklere å komme igjennom på telefon til riktig kontaktpunkt ved UiO og få henvendelse betjent på en effektiv/hensiktsmessig måte.