7. O-sak: Forslag agenda til neste styringsgruppemøte
Tilstede
Ellen Johanne Caesar, Jan-Børge Tjäder, Kjetil Kirkebø, Jarle V.Traavik, Jarle Nygard, Irene Sandlie, Knut Tore Stokke, Tone Rogstadkjærnet, Tori Norheim Sandlie, Tone Morken, Terje Bakke, Bjørn Egil Haugen, Line Dolmset
Sak nr.
Beslutning
Kommentarer og innspill fra møtet
1
Ok.
2
Tatt til etterretning.
Viktig med informasjon rundt eventuelle organisatoriske endringer tidlig. Hvordan kan vi informere om dette før ny BOTT standard er satt høsten 2019?
Økonomimodell: Det eksisterer mye skyggeregnskap ved ulike enheter – viktig at behov blir dekket i ny standard
3
Tatt til etterretning.
-
4
Tatt til etterretning.
Viktig å kommunisere «riktig» ut, særlig om hva vi legger i prosesskartlegging – både mht at vi ikke inviterer til mer enn det er/ift hva de kan påvirke + ift at mange av prosessene allerede er kartlagt godt. Vi må være tydelige ift forventninger.
5
Tatt til etterretning.
Behov til betaling:
Ønskelig med nettbutikk med handlekurv – bør være målbilde frem i tid.
Robotisering ift å bistå med å plukke ut riktig art og sted og kontering – standardisering av roller
Plassere mobil serienummer på bygg/rom oppleves som krevende
Attestantrollen – få til god prosess på mottak/aktivering
Utfordringer i dag – få plan over innkjøp i tide slik at forenklet prosess kan brukes
Budsjett:
Buddy har en funksjon ift å synliggjøre tilgjengelige ressurser, tilsvarende et ressursstyringsverktøy. Viktig at dette aspektet ikke glipper ved overgangen til DFØ sin budsjetteringsløsning.
Se ekstern finansiering inn i budsjettstøtten – kan en få styringsinfo for eksempel på instituttnivå/hjelp til å budsjettere forventede netto inntekter?
Se på hvordan vi ber organisasjonen budsjettere (vi er pessimistiske på Inntekter og optimistiske på kostnader)
Inneholder det et scenarioverktøy/analyse av fremtidig mulig budsjetter?
Prosjektøkonomi:
Får en data inn i arbeidet for eksempel fra SAP, samt forslag til nivå på prosjekter/nettobidrag?
Må legge til rette for å bruke TDI
Viktig å involvere sluttbrukerne/kjernepersonale, for eksempel prosjektledere for SFF’er i utvikling og uttesting av standardløsning (Tunge prosjektledere/SFF ledere må høres).
Søknadsmodulen MÅ være integrert med prosjektmodulen.
Lønnsprosesser:
Hvilke frihetsgrader kan vi ha? Eksempelvis på reiser kan det være sentral eller desentral attestasjon. Slike beslutninger må tas, men har ingen betydning for systemløsningen.
Policybeslutninger vedr timeføring: løsningen til DFØ krever at vi gjør registrering av ferie og sykdom. Dette vil da måtte utføres også av vitenskapelige.
6
Utsatt til neste styringsgruppemøte.
7
Ok.
Til dette møte/evt senere møte: prosesser og standardisering – endringer og frihetsgrader
Ressurspersoner fra fakultetene: når, hvem/til hva.