Agenda:
1. O-sak: Overordnet status og sammenheng nasjonalt prosjekt
2. O-sak: Status koordinering fagressurser/intern forankring
3. O-sak: Status Prosesskartlegging
4. D-sak: Prosjektbeskrivelsen - drøftes nå, vedtas 20.juni
5. V-sak: Møteplan våren 2019
Referat fra møte SG møte 9.4.2019
Presentasjon fra møte: SG møte 21.05.2019
| Tilstede |
Ellen Johanne Caesar, Kjetil Kirkebø, Jarle Nygard, Irene Sandlie, Knut Tore Stokke, Unni Dalseng, Tone Rogstadkjærnet, Camilla Kuhlman, Tone Morken og Line Dolmset. |
|---|
| Sak nr | Beslutning | Kommentarer og innspill |
|---|---|---|
| 0 | Innkalling/agenda skal inneholde referanse til referat fra forrige møte og et eventuelt punkt. | |
| 1 | Tatt til etterretning |
Line orienterte, se presentasjon i link over. * Ressurser til alle ressursteam på plass, med unntak av ressurser til arkitektur/integrasjon. Dette vil diskuteres med Lars Oftedal i møte torsdag 23/5. * Det leveres mye godt arbeid fra representanter fra enhetene inn i ressursteamene. Er vi sikre på at de utvalgte fra enhet er nok operative? Det er ulik organisering på de ulike fakultetene, dette må hensyntas i utvalg fra enhetene. Prosjektet mener vi har god nok representasjon p.t. Vi tar ny vurdering til høsten. |
| 2 | Tatt til etterretning |
Line orienterte, se presentasjon i link over. * Spørsmål om de forskjellige ressursteamenes rolle i forhold til faggrupperepresentantene: Ressursteamene skal være noen som faggrupperepresentantene kan sparre med. Ønske om at det legges ut navn på de forskjellige ressursene og hvilken rolle de har. * Bekymring for at man går i en retning som gjør det vanskelig å styre de kompliserte prosjektene. Viktig at eventuelle bekymringen konkretiseres. * Prosjektmodul er nytt for UiO, vi vet ennå ikke alt den kan gi oss mer enn det vi har i dag. * Prosess for forankring vil justeres noe etter hvert som vi tar den i bruk og oppdager mangler/uhensiktsmessigheter. Ellen Gravklev støtter og koordinerer fagressursene. Hun har i flere år jobbet i det nasjonale BOTT prosjektet og har veldig god innsikt i prosjektet. |
| 3 | Tatt til etterretning |
Tone orienterte, se presentasjon i link over. * Spørsmål om rapporten fra prosesskartleggingen vil avdekke nye behov i forhold til det som er meldt inn til DFØ. Ikke avdekket slike avvik så langt, må vurdere hva som gjøres dersom man avdekker dette. * Fullstendig prosesskartlegging og beskrivelse av nåsituasjonen klar før sommeren. |
| 4 |
Prosjektbeskrivelsen * Styringsgruppen bes gi skriftlig tilbakemelding på prosjektbeskrivelsen til line.dolmset@admin.uio.no innen 31.mai. * Beskrivelse på gevinst er p.t. på overordnet nivå som bør konkretiseres. Vi trenger å skjønne hva vi får fra DFØ, men siden mye av løsningen er under utvikling må vi operere med noen hypoteser. |
|
| 5 | Godkjent |
Siste møtedato for våren 2019 er ok. * Møteplan for høst 2019 ønskes så snart som mulig. Tirsdager etter lunsj bes unngått. |
| Eventuelt |
Diskusjon rundt kommunikasjon og koordinering av dette med programmet: * Krevende informasjonsbilde * Kommunikasjonsplan fra programmet ble etterlyst. * Komme tilbake til direktørnettverk over sommeren * Involvere dekannettverket? * Viktig å informere om hva vi skal jobbe med fremover og hvordan vi blir berørt. * Prosjektet skal etter planen ut til enhetene i august og informerer fagressurser om hva vi vet, hva vi ikke vet og hvordan/når de blir berørt. Diskusjon rundt bekymring for tempo og tidspress: * Det positive med høyt tempo er at beslutninger MÅ tas fremfor diskusjoner som aldri "lander". * Det er stor velvilje for å få ting til fra alle parter * Det vil bli en utfordring dersom prosjektarbeid kommer på toppen av en travel hverdag. Det er viktig å ikke slite ut folk over lang tid i forveien for implementasjon. * Det oppleves at endringsviljen i organisasjonen er stor.
|