Mål:
Hovedmål for pilot:
-
Unngå dobbeltarbeid og dobbeltregistreringer (FS/vortex)
-
Prosessforbedring: oversiktlig og forutsigbar prosess for emneplanlegging
-
Kommunikasjon om når endringer i emnebeskrivelser skjer blir tydelig
-
Arbeidsprosessen for emne fra idé til registrering av undervisning og eksamen blir strømlinjeformet
-
Tydeligere arbeidsdeling mellom faglig innhold og administrative registreringer i emnebeskrivelser
-
Oversikt over emneendringer på forskjellige nivåer (fagperson, studiekonsulent, fakultet)
-
Flytte all emneinformasjon fra vortex til FS som autoritativ kilde.
-
Publisere emneinformasjon til vortex fra FS.
-
Eksport av emneinfo til eksterne aktører (vitnemålsportalen)
Omfang: Hvor stor del av prosessen skal piloteres? Hvilke kontaktpunkter, arbeidsprosesser og rutiner skal inngå i piloten?
-
Import av emnebeskrivelser fra Vortex til FS
-
Revidering av eksisterende emner
-
Opprettelse av nye emner
-
Nedleggelse av vedtatt nedlagte emner
-
Eksport av emneinfo fra FS til Vortex.
-
MN reviderer sine saksbehandlerrutiner og sitt årshjul for emneplanleggingen
-
De enkelte instituttene må justere lokale vedtaksdatoer og frister
Tid: Juni - desember
Deltakere: Vitenskapelige og studieadministrative ansatte på Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet som er involvert i emneplanarbeid.
Studiewebredaktør på Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Seksjon for Kommunikasjon, AKS
Avdeling for studieadministrasjon
Webseksjonen, USIT
Interessenter:
MN-studieinfo
Studenter
Studieledernettverket
Informasjon: Hvilken informasjon skal gå til deltakerne? Og i hva slags form? E-post, nettinformasjon, arbeidsstuer
Prosjektgruppen utarbeider en kommunikasjonplan innen EpN-perioden starter (medio juni).
DIG sender ut e-post i god tid før EpN åpner, med lenke til veiledninger og innlogging.
Det vil bli holdt arbeidsstuer i august og september.
Ut mot allmennheten: nettsidene til prosjektet
Opplæring: Hva kreves av opplæring før piloten settes i gang?
Opplæring i regi av DIG gis til studiekonsulentene på instituttene. De gir så opplæring til sine fagpersoner.
Det opprettes en RT-kø for EpN ved UiO. Saksbehandlere i køen vil være fra Seksjon for digitale tjenester og Studieseksjonen på MN.
Det vil vurderes om vi skal fortsette med egen RT-køetter pilot, antagelig minst mens utrulling pågår året etter ved resten av UiO. Deretter vurdere om den skal innpasses i FS-hjelp-hierarkiet eller ikke.
Brukere med behov for hjelp sender epost direkte til RT-køen med MNs FS-epostadresse i kopi. Dette sikrer at alle involverte i brukerstøtte blir informert om eventuelle feil og mangler eller behov for ytterligere brukeropplæring.
Feilhåndtering: Hvordan skal feil som oppstår under piloten håndteres? Hvordan rigges vi oss best til å håndtere feil?
Det vil bli foretatt en ROS-analyse før pilotperioden starter medio juni.
Måling: Hvordan kan dere måle effekter/gevinster allerede under piloten?
Det er vanskelig å konkret måle om en arbeidsprosess har blitt mer strukturert og oversiktlig.
Vi vil derfor gjøre kvalitative undersøkelser med studiekonsulentene på de avtalte statusmøtene i august og september, og ha et evalueringsmøte for de studieadministrative brukerne i desember/januar.
På evalueringsmøtet ønsker vi å gjennomføre en brukerreise for å identifisere de kritiske punktene i arbeidsflyten med EpN som verktøy.
Det ble også foreslått å lage en dif-rapport for å vise feilregistreringer mellom FS og Vortex i dag, men prosjektgruppen er usikre på hvor mye vi vil få ut av et slikt arbeid.
Konkrete målinger:
Antall saker i RT-køen epn-hjelp.
Antall feilmeldinger sendt til Unit og hvor lang tid det tar å få svar.
MN logger antall henvendelser de får til sin interne epn-epostliste.
Spørreundersøkelse sendes til studiekonsulentene
Observasjon: Hvordan skal dere observere hvordan brukere og ansatte opplever og benytter tjenesten?
Se punktet over.
Evaluering fra brukerne?
Dokumentasjon: Hvordan skal dere dokumentere funn underveis på en strukturert måte?
DIG fører logg over tilbakemeldinger, observasjoner og feil på en nettside åpen for alle her: https://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/epn/index.html