Prosjektbeskrivelse - organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet

Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet

I desember 2017 ble det oppnevnt en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utarbeide en masterplan for universitetets IT. Arbeidsgruppa ble ledet av professor Sten Ludvigsen, dekan ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet. I april 2019 leverte arbeidsgruppa sin rapport.

I universitetsstyrets møte 19. juni 2019 ble sak om oppfølging av masterplan for universitetes IT behandlet (møte nr 5/2019, v-sak 11). Universitetsstyret vedtok følgende:

"Styret ber universitetsdirektøren koordinere arbeidet med oppfølging av Masterplan for univer­sitetets IT og holde styret orientert om framdriften. Styret beslutter:

1. Det etableres en struktur for koordinering, prioritering og porteføljestyring av universitetets IT-virksomhet, bestående av:

• Strategisk koordineringsgruppe for all IT (SK-IT)
• Strategiske koordineringsgrupper for:
  • IT i forskning
  • IT i utdanning
  • Administrativ IT

De strategiske koordineringsgruppe for IT i forskning og administrativ IT skal ta utgangspunkt i eksis­terende mandater for gruppene, men mandatene må gjennomgås og besluttes på nytt, gitt forslaget som nå fremmes. Det samme gjelder organisering av arbeidet og oppnevning av medlemmer. Mandat­ene må beskrive hvordan man skal ivareta kompetansebehovene innen de ulike områdene, samt ansvar for forvaltning og fordeling av porteføljemidler innenfor sine områder. Alle koordiner­ings­gruppene skal være rådgivende for universitetsledelsen.

2. Det opprettes et organisasjons­utviklingsprosjekt hvor vurdering av framtidig organisering av IT-virksomheten, med spesiell vekt på behovene innen forskning og utdanning, inngår. I prosjektet vil fordeler og ulemper ved dagens organisering og alternativer til denne bli vurdert og risikovurdert i forhold til målsettingene i masterplanen. Prosjektet vil også vurdere behov for kompetansetiltak og endring av arbeidsprosesser.

3. Det utarbeides forslag til prinsipper for finansiering av IT som kan iverk­settes med virkning fra budsjettåret 2021."

Dette prosjektet er etablert for å gjennomføre vedtakspunkt 2.

Prosjektet følger UiOs prosjektrammeverk med følgende faseinndeling:

Prosjektet er allerede besluttet opprettet slik at deler av arbeidet i konseptfasen er ferdigstilt. Konsept- og planleggingsfasen er dermed slått sammen i dette prosjektet.

Prosjektets formål er å utvikle en IT-virksomhet, hvis organisering, arbeidsprosesser og kompetanse styrker UiOs posisjon som et internasjonalt ledende universitet for fremragende forskning og utdanning. Behovene innen forskning og utdanning skal være styrende. IT-virksomheten skal levere høy kvalitet, være fagnær, tilpasningsdyktig og effektiv.

Mål og ønskede gevinster

UiOs Strategi 2030 er ikke ferdigstilt ved utarbeidelsen av denne prosjektbeskrivelsen. I prosjektets målstruktur er det søkt å ta hensyn til intensjoner og områder som det ser ut til at Strategi 2030 vil legge vekt på. 

I UiOs årsplan for 2020-2021 er et av de virksomhetsovergripende tiltakene "Masterplan for universitetets IT".

Forventede resultater ved utgangen av 2020 er:

• Prioriterte tiltak for bedre IT-støtte til forskning og utdanning er påbegynt
• Tiltak for å styrke IT-kompetansen i alle deler av virksomheten er påbegynt
• Det er etablert en faglig forankret strategisk koordinering, prioritering og porteføljestyring av IT-virksomheten
• Arbeid med organisasjonsutvikling av UiOs IT-organisasjon er påbegynt
• Eventuelle endringer i prinsipper for finansiering av IT-virksomheten er besluttet

Forventede resultater ved utgangen av 2021:

• Prioriterte tiltak for bedre IT-støtte til forskning og utdanning, inkludert kompetanseutvikling er gjennomført
• Tiltak som knytter utviklingen av IT-tjenester og IT-infrastruktur tettere til universitetets strategiske mål er gjennomført
• Eventuelle vedtatte organisatoriske endringer i UiOs IT-virksomhet er gjennomført
• Eventuelle nye prinsipper for finansiering er av IT-virksomheten følges
• Oppfølging av Masterplanen er etablert gjennom et styringsdokument som skal oppdateres årlig 

I masterplanen skriver arbeidsgruppa følgende: "Arbeidsgruppa har kartlagt og analysert en rekke forhold knyttet til IT-virksomheten og ITs økende betyd­ning i alle deler av universitetets virksomhet. Konklusjonen er at det må tas omfattende grep knyttet til IT i alle deler av universitetets IT-virksomhet, – fra innretting av IT-virksomheten via IT i forskning, utdanning og administrativ virksomhet til organisering, styring og prioritering". I masterplanen begrunnes dette med bl.a. teknologisk utvikling, økte og nye behov hos UiOs forskere og undervisere, IT-kompetanse og -ressurser som ikke blir tilstrekkelig tilgjengeliggjort og gjenbrukt for hele UiO samt et potensiale for effektivisering og optimalisering av basis IT-drift.

Arbeidsgruppa skriver: "For å opprettholde og videreutvikle sin posisjon som fremragende forskningsuniversitet og høyere utdannings­institusjon trenger universitetet en IT-virksomhet som er nærmere fagene og rigget for kontinuerlig utvikling og forbedring med en hybrid tjenesteportefølje tilpasset mobile brukere.".

Utledet av konklusjoner i arbeidsgruppas rapport og styrevedtak, er det satt følgende overordnede mål for dette prosjektets arbeid:

• Å bidra til at IT-virksomheten er rigget for kontinuerlig utvikling og forbedring hvor prosesser, ressurser og kompetanse støtter opp om UiOs strategi og mål på kort og lang sikt (herunder tverrfaglighet)
• Å tilrettelegge for at IT-virksomheten er fleksibel, responsiv og kan bevege seg med den innovasjonshastigheten som kreves av våre studenter og ansatte (herunder digitalisering)
• Å få til mer brukernær IT-støtte til forskning og utdanning gjennom styrket nærvær og tilgjengelighet til IT-kompetanse og IT-tjenester til forskere og undervisere samt at UiO tilbyr alle studenter moderne verktøy og teknologier
• Å tilrettelegge for en standardisering, effektivisering og optimalisering av IT-løsninger og IT-tjenester som kan frigjøre økte IT-ressurser til forskning og utdanning. Herunder sikre tilstrekkelig størrelse, kompetanse, ressurser og mulighet for spesialisering i IT-faglige miljøer, redusere sårbarhet i små IT-miljøer samt legge til rette for godt informasjonssikkerhetsarbeid ved UiO.

Disse overordnede målene er videre konkretisert i prosjektets formål og effektmål, jfr tabell nedenfor. Suksesskriterier/evalueringskriterier vil bli utarbeidet tidlig i prosjektet og prosjektbeskrivelsen vil bli oppdatert med dette.

*) IT-virksomheten: UiOs enheter og funksjoner som sikrer IT-leveranser til universitetet og andre som UiO leverer IT-tjenester til. Inkluderer IT-organisasjonen, øvrige IT-miljøer eller IT-ressurser/kompetanse.

**) eInfrastruktur: Innebefatter avanserte systemer og instrumenter for beregning og lagring, dataregistre og visualiseringsmiljøer samt mennesker, linket sammen av programvare og nettverk for å øke forskningsproduktivitet og muliggjøre nye gjennombrudd.

Prosjektets overordnede resultatmål er å planlegge og gjennomføre organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet for å oppnå målsettinger og ønskede gevinster. Det er en målsetting at prosjektet skal gjennomføres til planlagt tid, ressursbruk og kostnad. Videre konkretisering av resultatmål gjennomføres tidlig i prosjektet.

Rammebetingelser

Rammebetingelser med betydning for IT-virksomheten er bl.a. følgende (jfr også arbeidsgruppas rapport):

• Kunnskapsdepartementets “Digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren 2017-2021” publisert høsten 2017 uttrykker departementets ambisjoner om sterkere styring og koordinering av IT i UH-sektoren
• Etableringen av Unit – Direktorat for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning som både styringsorgan og tjenesteleverandør med oppgave å gjennomføre digitaliseringsstrategien, samt videreutvikle fellestjenester og fellesløsninger for sektoren

• Nytt personvernregelverk i kjølvannet av EUs forordning om GDPR (General Data Protection Regulation). Regelverket angår omtrent alle deler av universitetets virksomhet og innføringen har medført store endringer i rutiner og prosesser og nye krav som spesielt treffer forskning på personopplysninger. Bøte­nivået er høyt slik at det vil koste merkbart for institusjonene å trå feil på dette området.

• Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren.

• LSIS – Ledelses­system for informasjonssikkerhet for Universitetet i Oslo

• Masterplan for universitetets IT

• Strategi 2030 og UiOs årsplaner

Prosjektets leveranser og avgrensninger

Prosjektets hovedleveranser er beskrevet nedenfor.

*) Tatt utgangspunkt i Deloittes kapabilitetsmodell benyttet i evalueringen av museene IT-organisasjon - MUSIT

Avgrensninger (hva er ikke en del av leveransen):

Det pågår et eget prosjekt vedrørende BOTT økonomi/lønn og sak/arkiv. IT-virksomheten tilknyttet BOTT-prosjektet holdes utenfor dette prosjektet. IT-virksomhet tilknyttet LINK (Senter for læring og utdanning), holdes også utenfor dette prosjektet da det gjennomføres en egen evaluering og vurdering av senteret.

Vurdering av prosjektets usikkerheter, trusler og muligheter

Risikovurdering av anbefalt organisasjonsmodell vil bli gjort som en del av prosjektets leveranser. Nedenfor følger en overordnet vurdering av prosjektinternt arbeid (arbeid i styrings- og prosjektgruppen, mv).

Valg av alternativ kost/nytte-vurdering

Alternative løsninger/konsepter med vurdering og valg

Prosjektet skal utarbeide forslag og anbefalinger for å oppnå ønskede mål og gevinster. I dette inngår en kost/nytte-vurdering av alternativene og tiltak som foreslås.

Dette vil bli beskrevet senere i prosjektperioden.

Gevinstoversikt

Gevinstrealiseringsplan vil bli utarbeidet. Dette vil bli beskrevet senere i prosjektperioden.

Nytte/kost-vurderinger

Dette gjøres hovedsakelig i prosjektet.

Grov tidsplan og milepæler

Nedenfor følger en grovtidsplan med milepæler. Tidsplanen detaljeres i vedlegg til prosjektplanen. 

De tillitsvalgte vil gis jevnlig informasjon i de ordinære IDF-møtene samt at hovedavtalens bestemmelser for eventuelt drøfting og forhandling vil bli fulgt. Plan og tidsløp for involvering av sentrale og lokale tillitsvalgte vil bli oppdatert og konkretisert i løpet av prosjektperioden. Tidsløp og saksgrunnlag vil oppdateres på nettsidene for IDF-møter i dette prosjektet. Dersom det skulle oppstå behov for dialog utenfor planlagte møtetidspunkter, avholdes egne møter.

Organisering, roller og ansvar

Dette er et stort organisasjonsutviklingsprosjekt som både kan få konsekvenser for alle medarbeidere i UiOs IT-virksomhet (opp mot 400 medarbeidere) samt alle ansatte som benytter universitetets IT-verktøy. Prosjektets omfang tilsier at det er nødvendig med en bred forankring hos UiO, samtidig som prosjektet skal være håndterbart innenfor en rimelig tidshorisont.

I forslaget til organisering er det lagt vekt på at viktige bruker- og ansattgrupper er involvert, at ledelsesforankringen er tilfredsstillende samt at det er tilstrekkelig ressurser og kompetanse avsatt til å gjennomføre prosjektoppgavene/oppnå prosjektes leveranser.

Prosjektets organisatoriske oppbygging

Deltakere

** Fag- og enhetsgruppene er tenkt både som et bindeledd mellom prosjektet og organisatorisk nivå samt at IT-fagområdene har sine arenaer i prosjektet. Arbeid i disse gruppene foregår gjennom workshops/møter hvor eksterne konsulenter sammen med prosjektgruppen fasiliteter møtene.

I gruppene som representerer organisatoriske enheter vil det bli sett på spesielle forhold ved de ulike enhetene i tillegg til eventuell øvrig kartlegging og diskusjon av alternativer mv.

Detaljplanlegging av milepæler, aktiviteter og leveranser vil fremgå av egne vedlegg. 

Eksterne konsulentressurser fra Moment bistår prosjektgruppen i arbeidet.  

Interessenter/målgrupper

Dette prosjektet omhandler et område som kan berøre alle medarbeidere og studenter ved UiO samt eksterne interessenter. Interessentanalysen framgår av et eget vedlegg. Interessentanalysen og kommunikasjonsplanen vil bli ytterligere konkretisert og oppdatert i løpet av prosjektperioden.

Budsjett

Det er gitt tilsagn om inndekning av konsulentkostnader i forbindelse med prosjektet. Detaljplanlegging av konsulentbruk er ikke ferdigstilt, budsjettet vil bli oppdatert med dette og øvrig informasjon tidlig i prosjektet. Det er ingen betaling for bruk av UiOs prosjektressurser/medarbeidere.

Driftskostnader:

• Reiser (muligens prosjekteier, prosjektgruppa og sekretariat til Københavns universitet da KU iverksatte en ny organisert IT-organisasjon i 2019/annet) anslag = kr 130.000
• Div anslag = kr 100.000

Endringslogg

Distribusjonslogg