UiO-sak skal bidra med felles rutiner og et nytt system for saksbehandling og arkiv på tvers av organisasjonen.
Like prosesser uavhengig av hvor man jobber
Ved å utvikle felles tjenester, kan vi jobbe enhetlig og helhetlig. Brukerne skal være trygge på at det er samme policy og praksis, uavhengig av om de er tilknyttet SV, MN eller HF.
Det er gjennomført et stort kartleggingsarbeid for å dokumentere hvilke prosesser de ulike enhetene har.
Tre arbeidsprosesser først ut
Ved utrulling av tjenesten får UiO prosesstøtte for tre definerte arbeidsprosesser:
- Vurdering av ekstern utdanning
- Behandle søknad om opprykk til professor
- Behandle sak i styre
Ephorte byttes ut med nye systemer
For å forenkle og effektivisere saksbehandling og dokumentforvaltning ved UiO, innfører vi systemene Service Now og Documaster, som erstatning for Ephorte.
De nye systemene gir økte muligheter for å bygge brukertilpassede løsninger, og skal legge til rette for selvbetjening og raskere saksbehandling for studenter og ansatte.
UiO får en verktøykasse for digitalisering av saksbehandlingsprosesser. Saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere får et verktøy som gir god støtte i arbeidsprosessene. I tillegg skal løsningene gi god oversikt over egne arbeidsoppgaver.
Standardiserte, robotiserte og automatiserte tjenester skal sikre økt dokumentfangst til arkiv, og dermed bedre etterlevelse av lovkrav.
Målet er å lage gode systemer som frigjør tid og ressurser, slik at forskerne får mer tid til å forskere, studentene får mer tid til å studere.
Hva ønsker vi å oppnå?
Kort sagt:
- Effektivisering av administrative arbeidsprosesser
- Økt kvalitet i administrative tjenester
- Helhetlig administrasjon
- Bedre etterlevelse av lovkrav gjennom økt dokumentfangst
- Videreutvikle kompetanse og kultur for prosessforbedring og organisasjonsutvikling