Tilgangskoder

Tilgangskodene som skal benyttes

Du og dine tilgangskoder

Som bruker av ePhorte har du fått ett sett med tilgangskoder. Du har ikke nødvendigvis fått alle. Hvilke koder du har fått er bestemt av lederen for din avdeling. Tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Tilgangskoder, offentlig journal og skjerming av tekst

Tekst som ikke skal komme frem i offentlig journal eller kunne leses av alle brukere ved UiO må i tillegg til tilgangskode skjermes aktivt/teksten må sladdes.

Hvor settes tilgangskoder?

• Tilgangskoder settes både på saksnivå og journalpostnivå.
• Hver journalpost i en sak må offentlighetsvurderes uavhengig av sakens tilgangskode.
• Dokumentene i en journalpost blir først skjermet når tilgangskode settes på journalposten.
• Feltet tilgangskoder er ikke obligatorisk, og må derfor settes manuelt.
• Når du skal sette en tilgangskode på en sak/journalpost kan du kun bruke de kodene du har fått autorisasjon for på de nivåene autorisasjonen gjelder.

Eksempel på hvordan offentlig journal ser ut og hva brukere uten tilgangskode og nivåautorisasjon vil kunne lese når det er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

Eksempel på offentlig journal når det ikke er brukt tilgangskode og aktiv skjerming

Eksempel når det er brukt tilgangskode men ikke aktiv skjerming

Tilgangskoder og nivåer

Alle tilgangskodene dine har forhåndsdefinerte nivåer de er autorisert for.

Det er 3 nivåer du kan få tilgang til:

1. Egne saker
2. Administrativ enhet (seksjon/kontor/institutt/fakultet/museum/tilsvarende enhet)
3. UiO (høyeste nivå)

Konsekvenser av tilgangskode og nivåautorisasjon når tilgangskode er påført saken/journalposten

1. For å kunne lese journalposten/saken finnes det to muligheter:
   • Du som bruker har samme tilgangskode (uavhengig av de 3 nivåene) og står som mottaker /kopimottaker.
   • Du har tilgangskoden autorisert for enheten som er eier av saken/journalposten du ønsker å lese.
2. Brukere innenfor samme avdeling/enhet har ikke nødvendigvis fått autorisasjon for de samme tilgangskodene og nivåene.
   • Dette betyr at i en enhet vil det kunne være brukere som ikke kan jobbe på tvers innad i enheten.
   • Dette kan eventuelt løses med å opprette ad hoc-tilgangsgrupper, se under.
   • Brukere som skal samarbeide på tvers av sine tilgangskoder og autorisasjonsnivå må ha samme tilgangskode for å kunne bli opprettet i en tilgangsgruppe (se under).
3. Du kan ikke lese elektroniske dokumenter (selve dokumentet) hvor saken/journalposten har en tilgangskode og et nivå som du ikke er autorisert for, men du kan søke opp og lese metadataene på saken/journalposten. Du vil ikke kunne lese tekst som er sladdet/skjermet.

Metadata er den informasjonene som legges inn i selve registreringsbildet når man journalfører saker og journalposter

Tilgangskoder og tilgangsgrupper

I noen tilfeller vil det være nødvendig å gi brukere som ikke er autorisert for nivået (egne saker/avdelingens saker/enhetens saker/andre enheter enn din egen/UiOs saker) en sak/journalpost tilhører, tilgang til ønsket sak/journalpost ved hjelp av tilgangsgrupper.

Brukeren som ikke er autorisert for nivået blir da opprettet i en tilgangsgruppe og får en midlertidig tilgang til en bestemt sak/journalpost.

Det er to former for tilgangsgrupper:

1. Ad hoc-tilgangsgrupper
   • Saksbehandlere og arkivpersonell kan lage slike grupper selv.
   • Forutsetningen for å opprette en bruker i en tilgangsgruppe er at brukeren allerede har tilgangskoden som er satt på saken/journalposten. Hvis du ikke har tilgangskoden, ta kontakt med leder for din enhet.
   • Tilgansggruppen opprettes og tilknyttes saksmappe eller journalpost.
   • Tilgangsgruppen kan ikke gjenbrukes på andre saker eller journalposter.
   • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.
2. Faste tilgangsgrupper (lite i bruk)
   • Tilgangsgruppen er opprettet på forhånd.
   • Tilgangsgruppen er permanent og kan derfor gjenbrukes på senere saker og journal- og dokumentposter.
   • Den som oppretter en gruppe gir tilgang til enten kun leserettigheter eller skriverettigheter som automatisk også gir leserettigheter.

Når en sak/journalpost ikke har tilgangskode er den åpen for alle brukere og du må ikke ta hensyn til tilgangskoder/nivåer eller tilgangsgrupper for å kunne lese eller opprette journalposter i saken.

Tilgangskoder og arkivdel

• Tilgangskoder som hører til i bestemte arkivdeler er i utgangspunktet P-kodene til arkivdel Personal og S-kodene til arkivdel Student.
• Teknisk sett er det mulig å benytte både P- og S-tilgangskodene på tvers av arkivdeler.
• Her er det viktig å være bevisst på å benytte de rette arkivdeler for henholdsvis personal- og studentsaker.