Endring fra 10. mars 2021
Norges forskningsråd innførte fra 1. januar 2014 en ordning med elektroniske kontrakter. UiO har hatt en midlertidig rutine for å dokumentere for arkivering av disse ved UiO.
Nå endres rutinen for å kunne forenkle prosessen, ved å gjøre det digitalt.
Rutine: Akseptering av kontrakt for forskningsråds-prosjekter
- Forskningsrådet legger ut tilbud om kontrakt i kontraktsportalen, «Mitt nettsted» og sender mail til Administrativt ansvarlige med kopi av mail til prosjektleder.
- Prosjektleder må logge seg på «mitt nettsted» og kontrollere at kontrakt, prosjektbeskrivelse og budsjett er korrekt.
- Deretter logger den som er oppgitt som «administrativ ansvarlig» seg inn på denne portalen og «aksepterer» kontrakten. Det er viktig at dette gjøres av rett person med relevant BDM, eksempelvis instituttleder, kontorsjef eller forskningsgruppeleder.
- Vi ber den administrativt ansvarlige som aksepterer kontrakten om:
- opprette ny sak for prosjektet i ePhorte
- Selve den godkjente kontrakten skal lastes ned som PDF og legges inn i saken som en ny journalpost.
- alle vedlegg skal også i saken som journalposter
(alle vedlegg betyr også de avtaler som UiO laster opp til portalen) - Når man har signert så tar man en kopi av skjermbildet man har etter akseptering. Det viser hvem som er logget inn i portalen, dato for aksept og en oversikt over dokumentene knyttet til prosjektet.
- Filen med kopi av skjermbildet fra portalen legges som vedlegg til journalposten med kontrakten.
- importere evt. nødvendige dokument til ePhorte
Se også: Rutiner for prosjektøkonomi (EFP).
Eksempel på kontraktsportal:
