Vurdering av arkivplikt

Vurdering på bakgrunn av lovverket

• Vi har plikt til å føre journal for registrering av dokumenter (offentleglova §10, arkivforskrifta § 9 journalføring og § 10 Opplysninger i journalar, lovdata.no).
• Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon er journalpliktige (arkivforskrifta §9 journalføring, lovdata.no).
• Journal- og arkivplikten innebærer at dokumentene som omfattes må opprettes eller lastes inn i saksbehandlingssystemet.
• Saksbehandling for øvrig er blant annet regulert av forvaltningsloven (lovdata.no) med forskrift (lovdata.no).

Vurdering ut fra skjønn

• Innholdet i dokumentet, og ikke mediet det har blitt formidlet gjennom, er avgjørende for om det er arkivpliktig.
• Noe av dokumentasjonen som finnes i andre fagsystem (f.eks. FS) skal ikke inn i saksbehandlingssystemet.
• Det finnes også sentrale saksbehandlingsrutiner og enhetsspesifikke rutiner for fagfeltene som kan være til hjelp når man skal vurdere arkivplikt.