Hvem regnes som en "ekstern bruker"?
Med "eksterne brukere" mener vi her personer som hverken er ansatt med måneds- eller timelønn ved UiO, eller UiO-student. Dette er typisk eksterne oppgaverettere/sensorer, veiledere, mentorer og lignende, altså personer som skal utføre ansattoppgaver i Canvas på vegne av UiO. Det kan også være studenter ved andre læresteder som UiO har et samarbeid med som ikke er ordinær utveksling.
Ikke-eksterne brukere:
- Personer som utfører oppgavene over med timelønnskontrakt
- Ansatte med måneds- eller timelønn ved UiO
- Studenter ved UiO
Disse blir automatisk opprettet i UiOs system (SAP, FS, m.m) og automatisk får IT-brukerkonto.
Eksterne brukere:
- Personer som utfører arbeidsoppgaver for UiO uten timelønnskontrakt blir derimot ikke fanget opp av denne brukerautomatikken:
- får ikke automatisk opprettet IT-brukerkonto
- blir ikke opprettet etter rutine i SAP
- blir ikke automatisk lagt inn i FS
- Studenter ved andre læresteder der UiO har et samarbeid får ikke opptak på program/emner på samme måte som UiO-studenter og innreisende utvekslingsstudenter. Derfor blir de ikke fanget opp av brukerautomatikken:
- blir ikke opprettet etter rutine i FS
- får ikke studierett og opptak på emner i FS etter vanlige rutiner
- får ikke automatisk opprettet IT-brukerkonto
Hvordan gir du Canvas-tilgang til en "ekstern bruker"?
Alle som bruker Canvas ved UiO må ha en IT-brukerkonto ved UiO. For å kunne overføre disse personene til Canvas må man derfor ta noen ekstra grep.
Dersom det er mulig, anbefaler vi at dette gjøres i god tid før personen faktisk vil trenge tilgang, slik at oppdraget som skal utføres ikke blir forsinket pga uforutsett fravær eller lignende.
1. Studenter ved andre læresteder
I noen tilfeller er det behov for at studenter ved andre læresteder skal ha tilgang til Canvasrom ved UiO.
Still følgende spørsmål før du bestemmer å bruke arbeidsressurser på å registrere studentene, ordne IT-brukerkontoer m.m. for å gi tilgang til Canvas:
- Kan Canvasrommet ved UiO få endret synlighet til "Offentlig" slik at informasjonen og filer på rommet er tilgjengelig for alle uten innlogging? For eksempel hvis Canvasrommet kun skal brukes til å publisere informasjon og filer.
- Kan Canvasrommet ved UiO kopieres og deles med det eksterne lærestedet via for eksempel Commons (uio.instructure.com)? Trenger da våre romansvarlige også tilgang til rommet i læringsplattformen hos partneren, eller går det an å dele oppdateringer uten å måtte ha tilgang (for eksempel å publisere nye versjoner av rommet i Commons)?
- Akkurat hva trenger vi Canvas til her? Hvis det ikke er planlagt noen felles læringsaktiviteter (hvor en læringsplattform er nyttig å ha) kan man vurdere om man trenger Canvas i det hele tatt her, når det bare skal brukes for å publisere informasjon og filer.
- Er det andre lovlige måter å dele informasjon og materiale med eksterne studenter enn i en læringsplattform, for eksempel semestersider?
Hvis dere ikke finner en alternativ løsning er det måter å gi eksterne studenter tilgang til Canvas ved UiO på, men det finnes per i dag ingen fullgod løsning.
Her er løsningene UiO har per i dag:
- Circle U.-emner og -aktiviteter har egne rutiner for opptak, registrering, osv.
- HF har erfaring med å gi eksterne studenter tilgang til Canvasrom ved UiO, og har utarbeidet en god rutine for å få dette til som du kan bruke som fasit.
2. Personer som utfører arbeidsoppgaver for UiO uten timelønnskontrakt
Før de kan få tilgang til Canvas, må personen:
- være manuelt registrert i enten:
- SAP med en aktiv kontrakt, eller
- Gjestetjenesten (GREG)
- ha en aktiv IT-bruker på UiO
- manuelt opprettes som person i FS
- være riktig registrert i FS slik at de kommer over til Canvasrommet
Når du er sikker på at den eksterne oppfyller alle de tre første punktene, kan du registerere vedkommende i FS i steg 4. Dersom du forsøker steg 4 og vedkommende mangler SAP-registrering og/eller aktiv IT-bruker, vil personen ikke få opprettet brukerkonto i Canvas.
A. Innmelding i SAP eller Gjestetjenesten (GREG)
Personen må være registrert i SAP eller Gjestetjenesten for å komme over til Canvas.
Gjestetjenesten (GREG)
- Først registrerer du gjesten og velger en gjestetype for eksterne som ikke skal motta måneds- eller timelønn fra UiO. NB! Utenlandske statsborgere med et D-nummer bør opprettes i GREG (og i FS) med dette nummeret. Da blir brukernavn og UiO-epost automatisk overført til FS. Hvis det brukes to ulike personnummer/D-nummer, tror systemene det er snakk om to ulike personer, og brukernavnet vil ikke bli overført riktig.
- Deretter må gjesten registrere seg i Gjestetjenesten (GREG). Obs! Gjesten bør logge inn med Feide om de allerede har en Feide-konto, eller med ID-porten (BankID, MinID e.l.) hvis de ikke har en Feide-konto.
- Følg veiledningen og fullfør resten av rutinen for å ferdigstille registreringen i GREG.
SAP
- Det kan variere fra enhet til enhet hvem som har ansvar for å melde personer inn til SAP.
- Se oversikten over gjesteroller som kan få IT-tilganger som gjest ved UiO.
- For ansatte som trenger tilgang til Canvas før de skal motta månedslønn, ta kontakt med personalkonsulent med ansvar for lokal enhet.
- For ansatte som trenger tilgang til Canvas før de skal motta timelønn, se nærmere beskrivelse på SAP-nettsidene.
B. Oppretting av IT-bruker
Eksterne må også ha en aktiv IT-bruker på UiO for å kunne logge inn i Canvas. Ta kontakt med lokal-IT på din enhet, som kan hjelpe med å sjekke om den eksterne har en aktiv IT-bruker og reaktivere eller opprette IT-brukeren ved behov.
C. Personoppretting i FS
Eksterne kommer over til Canvas ved å knyttes til en undervisningsenhet og/eller undervisningsaktivitet tilknyttet et emne, som regel med en personrolle.
For å kunne gjøre dette, må den eksterne først være opprettet som person i FS. Søk først etter personen i bildet Person/Student. Dersom du ikke finner vedkommende der, så kan du melde personen inn til oppretting i FS.
NB! Utenlandske statsborgere med et D-nummer bør opprettes i FS (og i GREG) med dette nummeret. Da blir brukernavn og UiO-epost automatisk overført til FS. Hvis det brukes to ulike personnummer/D-nummer, tror systemene det er snakk om to ulike personer, og brukernavnet vil ikke bli overført riktig.
D. Riktig registrert i FS for å komme over til Canvas
Personen må være registrert i FS på et emne, EVU-kurs, kull eller studieprogram slik at de kommer over til et tilsvarende Canvasrom med riktig rolle.