Innledning
Dersom et fakultet eller et institutt skal tilby en videreutdanning, kreves det samarbeid mellom studieadministrativ kompetanse og økonomi- og prosjektkompetanse på enheten. Dette gjelder særlig for videreutdanninger som har egenbetaling fra deltakerne eller som er oppdragsfinansiert.
Intern eller ekstern finansiering?
Det er tre måter å finansiere videreutdanninger på: intern finansiering, ekstern finansiering eller blandet finansiering. Valget av finansieringsmåte må vurderes i lys av tilgjengelig undervisningskapasitet på enheten, videreutdanningens rekrutteringspotensial og målgruppens betalingsevne.
1. Intern finansiering
I disse tilfellene er videreutdanningen finansiert gjennom omdisponering av ressurser på enheten eller gjennom å utnytte reelt ledig undervisningskapasitet hos de vitenskapelig ansatte. UiO bruker av egne midler til å tilby videreutdanningen, på samme måte som i det ordinære studietilbudet.
I disse tilfellene skal UiO ikke motta eksterne midler eller egenbetaling, og det er ikke behov for å sette opp et særskilt budsjett. Internfinansierte videreutdanninger regnes ikke som økonomisk aktivitet.
Internfinansierte videreutdanninger gir resultatuttelling fra Kunnskapsdepartementet og i UiOs interne fordelingsmodell på vanlig måte.
2. Ekstern finansiering
I disse tilfellene er videreutdanningen finansiert fullt ut gjennom egenbetaling fra deltakerne. Eventuelt kan videreutdanningen finansieres i sin helhet av en virksomhet på vegne av egne ansatte (oppdrag).
I disse tilfellene må det settes opp et budsjett og gjøres en vurdering av ressurssituasjonen på enheten. Eksternfinansierte videreutdanninger regnes som økonomisk aktivitet. Alle kostnader forbundet med videreutdanningen, inkludert fortjeneste, skal være synliggjort.
Eksternfinansierte videreutdanninger gir ikke resultatuttelling fra Kunnskapsdepartementet eller i UiOs interne fordelingsmodell. De eksterne inntektene skal dekke alle kostnader ved videreutdanningen.
3. Blandet finansiering (35% egenbetaling)
I disse tilfellene er videreutdanningen finansiert gjennom en kombinasjon av intern finansiering og en avgrenset egenbetaling fra deltakerne.
I disse tilfellene må det settes opp et budsjett og gjøres en vurdering av ressurssituasjonen på enheten. Videreutdanninger med blandet finansiering regnes ikke som økonomisk aktivitet dersom UiO dekker minst 65 prosent av de totale kostnadene ved videreutdanningen. Egenbetalingen fra deltakerne kan derfor utgjøre maksimalt 35 prosent av kostnadene.
Dersom egenbetalingen utgjør mer enn 35 prosent av kostnadene ved videreutdanningen, regnes videreutdanningen som økonomisk aktivitet. Da krever regelverket at UiO i stedet bruker modell 2, det vil si at alle kostnader skal dekkes av eksterne inntekter.
Videreutdanninger med blandet finansiering gir resultatuttelling fra Kunnskapsdepartementet og i UiOs interne fordelingsmodell, men uttellingen avkortes proporsjonalt med omfanget av egenbetaling. Budsjettmalen viser hvor stor avkortingen vil være, jf. neste punkt.
Krav til budsjettering av videreutdanninger
For videreutdanninger som bruker finansieringsmåte 2 eller 3 skal det settes opp et budsjett. Det er viktig for god økonomistyring og riktig beslutningsgrunnlag for ledelsen at alle relevante kostnader ved videreutdanningen er tatt med. Både direkte og indirekte kostnader skal synliggjøres, slik at UiO ikke trår feil med tanke på regelverket for statsstøtte.
Når UiOs videreutdanninger regnes som økonomisk aktivitet (finansieringsmodell 2), konkurrerer UiO i et marked, og det er ikke tillatt å bruke bevilgningen fra Kunnskaps-departementet på en måte som subsidierer videreutdanningen. Dette kan gi en ulovlig konkurransevridende effekt i UiOs favør sammenlignet med andre aktører i markedet.
De direkte kostnadene ved en videreutdanning inkluderer følgende:
- Tidsbruk for vitenskapelig ansatte i samsvar med lokale uttellingsmodeller i timeregnskapet (frikjøp) og/eller timelønn til eksterne forelesere.
- Særskilte administrative ressurser, utover generell kontorstøtte.
- Direkte driftskostnader som er planlagt brukt i videreutdanningen.
De indirekte kostnadene ved en videreutdanning omfatter blant annet UiOs eiendoms-forvaltning, IT-ressurser, fellestjenester mm. Enheten skal bruke standardsatser per årsverk basert på UiOs totale kostnader til utdanning. Budsjettmalen sørger for at de indirekte kostnadene beregnes automatisk basert på planlagt vitenskapelig tidsbruk, jf. neste punkt.
Budsjettmal for videreutdanninger
Alle som setter opp budsjett for en videreutdanning skal bruke en felles mal utviklet av Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring (ØVA). Malen består av input-felter om selve videreutdanningen og om enhetens ressursinnsats. Malen gir oversikt over direkte kostnader samt hjelp til å beregne indirekte kostnader, fortjeneste og egenbetaling.
Vi anbefaler sterkt at medarbeidere med studieadministrativ kompetanse og medarbeidere med økonomi-/prosjektkompetanse samarbeider om å fylle ut malen:
Malen bygger på TDI- og leiestedsmodellen, men er tilpasset utdanningsprosjekter. Malen tar også hensyn til regelverket for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA).
Det ferdige budsjettet skal godkjennes av instituttleder eller annen leder med budsjett-disponeringsmyndighet. Det godkjente budsjettet skal arkiveres i Elements.
Vilkår for å kreve egenbetaling
Kunnskapsdepartementet har begrenset rammene for egenbetaling på en måte som skal skjerme grunnutdanningene og gratisprinsippet. I regelverket stilles det derfor krav om at videreutdanninger med egenbetaling skal være tilpasset arbeidslivet.
Dette innebærer at videreutdanninger med egenbetaling må ha krav om minst to års fulltids arbeidserfaring, i tillegg til det ordinære kravet om generell studiekompetanse:
- Arbeidserfaringen trenger ikke å være innholdsmessig parallell til videreutdanningen.
- Videreutdanninger kan ha strengere opptakskrav, for eksempel om relevant arbeidserfaring eller tidligere utdanning, hvis enheten vurderer det som faglig nødvendig.
- Søkeren trenger ikke å være i arbeid på søknads- og opptakstidspunktet, så lenge kravet om minst to års arbeidserfaring likevel er oppfyllt.
Videreutdanninger med egenbetaling må i tillegg fylle ett av følgende krav:
- Den praktiske gjennomføringen av tilbudet må være tilpasset for personer i arbeid, for eksempel ved at studiet tilbys samlingsbasert eller digitalt, eller på ettermiddagen.
- Innholdet i tilbudet må være særlig utviklet for personer med arbeidserfaring. Dette innebærer at innholdet i tilbudet er utviklet slik at det bygger på studentenes arbeidserfaring.
Gjenbruk av undervisningsressurser
Forutsatt at videreutdanningen oppfyller vilkårene nevnt over, kan institusjonene gjenbruke innhold fra ordinære studier når de utvikler og tilbyr tilrettelagte betalingsstudier for arbeidslivet. Kunnskapsdepartementet har åpnet for at institusjonene kan benytte for eksempel faglig innhold, læringsutbyttebeskrivelser eller pensum fra gradsutdanningene.
Dette punktet i regelverket er nytt for UiO og resten av sektoren. Dersom en enhet ønsker å ta i bruk denne muligheten, men er usikker på hvor langt de nye føringene strekker seg, kan enheten gjerne drøfte dette med Studieavdelingen.
Det nasjonale regelverket for egenbetaling
Forskrift til universitets- og høyskoleloven, kapittel 4 (lovdata.no), regulerer adgangen til å kreve egenbetaling for studier. Regelverket for egenbetaling ble endret fra og med 1. januar 2024, med en overgangsperiode til januar 2025.
Endringene skal legge bedre til rette for å tilby studier som særlig er tilrettelagt for personer i arbeid, og er nærmere beskrevet i brev fra Kunnskapsdepartementet av 16. juni 2023.
Kontaktpunkter - studieadministrasjon og økonomi
Har du spørsmål om hvordan tilby etter- og videreutdanning?
- For studieadministrative spørsmål, kontakt Studieavdelingen på lokalopptak@admin.uio.no.
- For økonomispørsmål, se Brukerstøtte økonomi og lønn.