1. Vedta etterutdanningen og kapasiteten
Fakultetene kan vedta etablering av etterutdanninger og avgjøre om de skal ha egenbetaling.
Fakultetene håndterer dette ulikt. Dersom du er på et institutt eller et senter, må du sjekke med fakultetet hvilken myndighet enheten din har til å etablere etterutdanninger.
Studiepoenggivende videreutdanninger har sin egen arbeidsflyt.
2. Sett opp budsjett
For eksternfinansierte etterutdanninger skal det utarbeides et budsjett. Budsjettet skal inneholde alle direkte og indirekte kostnader knyttet til planlegging og gjennomføring av etterutdanningen.
Vi anbefaler sterkt at medarbeidere med studieadministrativ kompetanse og medarbeidere med økonomi-/prosjektkompetanse samarbeider om å fylle ut malen:
Dersom et studietilbud skal være både etterutdanning og videreutdanning, kan malen fylles ut to ganger. Kostnadene fordeles skjønnsmessig på de to deltakergruppene.
Det ferdige budsjettet skal godkjennes av instituttleder eller annen leder med budsjett-disponeringsmyndighet. Det godkjente budsjettet skal arkiveres i Elements.
3. Utform faglig opplegg
Etterutdanninger skal ikke ha emnebeskrivelse, men kan ha en nettpresentasjon i fakultetets EVU-struktur som viser det faglige opplegget, jf. punkt 5.
4. Meld inn etterutdanningen til Studieavdelingen
Enheten får opprettet etterutdanningen i FS ved å melde den inn via nettskjemaet Søknad om å opprette etter- og videreutdanninger (EVU) i FS.
Meld inn etterutdanningen i god tid før den skal være synlig og søkbar i EVU-web, og senest 1 uke før den skal åpnes for søking.
Ved innmelding må enheten oppgi hvilken finansiering som ligger til grunn for etterutdanningen og foreslå frister for søknad, opptak og tilbud.
Legg merke til at det for oppdragsfinansierte etterutdanninger er mulig å la oppdragsgiver avgjøre hvem som skal få søke. Dette angir du ved å angi foretaksregistrering i nettskjemaet. Søkere må da få tilsendt lenke for å kunne søke, og de må forhåndsgodkjennes før eventuell saksbehandling kan finne sted i FS.
Studieavdelingen går gjennom de innmeldte opplysningene, registrerer grunnlagsdata i FS og klargjør etterutdanningen for søknad og opptak. Studieavdelingen gir tilbakemelding når etterutdanningen er opprettet i FS.
5. Legg etterutdanningen på nett
Fakultetene har egne nettsider for EVU-tilbud. Disse er lenket opp fra den felles nettsiden med UiOs EVU-tilbud. Enheten er selv ansvarlig for å lage nettpresentasjoner, samt å få etterutdanningen lenket opp fra fakultetssiden.
Fakultetet avgjør selv hvordan arbeidsdelingen mellom fakultetsnivået og underliggende enheter skal være. Det er ikke krav om at de underliggende enhetene har egne EVU-nettsider. Fakultetet kan velge å samle EVU-tilbudet sitt på en felles fakultetsside.
6. Markedsfør tilbudet: rekruttere søkere
UiOs etablerte interne arbeidsdeling for rekruttering av studenter tilsier at Felles-administrasjonen håndterer rekruttering til grunnutdanninger, mens fakultetene selv håndterer rekruttering til masterutdanninger og andre studietilbud.
Dette innebærer at enheten som tilbyr en etterutdanning også står for rekruttering til etterutdanningen. Dette er begrunnet med at enheten kjenner sin profesjon og sitt arbeidsmarked best.
Avdeling for kommunikasjons- og samfunnskontakt kan gi innspill til enheter som trenger det. Enheten kan i så fall kontakte seksjonsleder Liv Dalen Tennøe.
7. Håndter påmeldinger
Etterutdanninger har vanligvis ikke formelle opptakskrav. Studieavdelingen anbefaler at alle som melder seg på tilbudet innen fristen, og før det eventuelt blir fullt, får meldt seg rett på kurset. Det er da ingen direkte saksbehandling involvert i opptaket, og saksbehandler kan se påmeldte kursdeltagere i Etterutdanningskurs samlebilde.
Dersom det er behov for en søknadsbehandling, kan opptaket gjennomføres i Etterutdanningsmodulen i FS. Se egen instruks for saksbehandling.
Etterutdanningsdeltakere regnes ikke som studenter og skal ikke betale semesteravgift.
Når påmeldingsperioden er ferdig, kan man ta stilling til om etterutdanningen har fått tilstrekkelig mange deltakere til at den svarer seg økonomisk. Dersom det ikke har kommet tilstrekkelig mange deltakere, må enheten vurdere om etterutdanningen kan gjennomføres som planlagt eller om den bør avlyses.
8. Ved behov: send ut faktura for deltakeravgift
Dersom etterutdanningen har krav om egenbetaling, må en økonomimedarbeider ved enheten sende ut faktura for deltakeravgift per deltaker. Fakturering skjer via «Kunder og salg»-modulen i UNIT 4 ERP.
Økonomimedarbeideren kan også vurdere om det i stedet er aktuelt benytte UiOs løsning for nettbetaling EPAY. Dette fordrer at deltagerne selv betaler med privat kort og får refundert deltakeravgift av arbeidsgiver eller tilsvarende.
Kontaktpunkter - studieadministrasjon og økonomi
Har du spørsmål om hvordan tilby etter- og videreutdanning?
- For studieadministrative spørsmål, kontakt Studieavdelingen på lokalopptak@admin.uio.no.
- For økonomispørsmål, se Brukerstøtte økonomi og lønn.