Registrering av ph.d.-kandidat i student samlebilde

Student samlebilde

Forutsetning: personen er opprettet i FS og har fått opptak til et ph.d.-program.

• Dersom personen har fått opptak via et lokalopptak (Søknad via Søknadsweb) eller doktorgradssøknad samlebilde, så opprettes studieretten derfra, og du kontrollerer og etterregistrerer data i Student samlebilde. 
• Før du oppretter en ny forekomst i student samlebilde, må du også være sikker på at kandidaten ikke er opprettet fra før av. Foreta et kontrollsøk.
• For å opprette ny forekomst, stå i registreringsmodus og legg til ny rad (ctrl+n) og skriv inn fødselsnummer.

Student samlebilde hele

Trykk på knappen "hele" for å få opp alle felter som er nødvendige å fylle ut for ph.d.-programmer. 

Obligatoriske felter (de fleste markert i gult): 

• Start/Kull: ÅR og TERMIN (semester) start skal samsvare med finansieringsstart og dato studierettstart (avtalestart).
  • Kandidaten regnes som startende VÅR dersom finansieringen starter i tidsrommet 01.01-30.06 og som startende HØST dersom finansieringen starter i tidsrommet 01.07-31.12
  • Kull endres KUN dersom en kandidat må flyttes til en nyere studieordning (emnekombinasjon) eller ett nyere doktorgradsreglement pga permisjoner, og KUN dersom kandidaten ikke kan fullføre på opprinnelig studieordning/doktorgradsreglement
  • Ny finansiering = nytt opptak og dermed ny studierett. Dersom kandidaten ikke har fullført på opprinnelig finansiering og avtalen er utløpt, så skal opprinnelig studierett settes til UTGÅTT og søknad om nytt opptak behandles for å se om fakultetet ønsker å innvilge ny studierett på ph.d.-program
• Studieprogram: Ph.d.-programmet kandidaten har fått opptak til
• Studieretning: Registreres dersom ph.d.-programmet har studieretninger som kandidatene får opptak til
• Sperr aut. oppd. av plan: N (J vil hindre oppdatering av utdanningsplan med rutiner)
• Studierett periode: dato fra settes lik finansieringsstart (dato til står som regel tom)
• Slutt opprinnelig beregnet: sluttdato for ph.d. beregnes automatisk til tre år etter finansieringsstart (for kandidater med fireårige studieløp må du legge inn informasjon i tidskonto) 
• Studierettstatus: ORDOPPTAK (ev. NORAD/NUFU/NORPART, eller FELLESGRAD hvis kandidaten er tatt opp til en fellesgrad)
• Studentstatus: AKTIV
• Sted: Stedkode for intern arbeidsgiver, eller arbeidsplass, dersom arbeidsgiver ikke er UiO
• Grad: 185 og gradkoden for fakultets ph.d.-grad (ev. fellesgradkode)
• Dr.reglement: PHD 10 (ph.d.-reglementet av 2010)
• Stipendiatstilling: J/N 
  • J settes kun dersom kandidaten tilsatt i stipendiatstilling (finansieringstype = ARBSTIP, BEDSTIP, EUSTIP, NFRSTIP, OFFSTIP, ORGSTIP og UNIVSTIP) OG hvor UiO er arbeidsgiver (utbetaler lønn)
• Du kan i tillegg fylle ut opplysninger om godkjente utdanningsplaner og journalnummer, samt avtaleendringer, men disse dataene har ingen funksjon utover at du selv måtte ha glede av dem. 

Viktige faner/underbilder for ph.d.-kandidater

Følgende faner/underbilder skal ha data for ph.d.-kandidater:

• Finans.
• Grunnutd.
• Fag
• Veileder
• SOppg - Arbeidstittel

Disse dataene blir rapportert, og vi kan bli revidert på dem.

I tillegg er følgende faner/underbilder viktige for mange kandidater: 

• Tidskonto: for kandidater med fireårige studieløp (inkludert pliktarbeid) eller for kandidater som har fått innvilget å ta programmet på deltid - for å få riktig beregnet slutt på utdanningen
• Samarbavt - dersom det foreligger en individuell samarbeidsavtale, herunder avtale om fordeling av resultatmidler for oppnådd grad, avtale om arbeidsplass, finansiering eller veiledning med en annen utdanningsinstitusjon enn UiO
  • Dersom samarbeidsinstitusjonen utsteder graden, registrerer vi ikke grad eller reglement på kandidaten. Dette skal som hovedregel ikke forekomme ved UiO, siden utstedelse av grad er det vi får betalt for av KD på ph.d.-nivå

Finansiering

Finansieringsopplysninger er det viktgiste som finnes for ph.d. Finansiering er hovedgrunnlaget for tilbud om studieplass på ph.d.-program. Det må foreligge enten intern finansiering i form av stipendiatstilling, eller tilsvarende ekstern finansiering. 

Dato for finansieringsstart skal alltid være lik dato for studierettstart, og startår og startsemester settes alltid i samsvar med disse.

• dato finansiering fra=dato studierett fra, og årstall start = årstall finans- og studiestart
  • startende VÅR dersom finansieringen starter i tidsrommet 01.01-30.06 
  • startende HØST dersom finansieringen starter i tidsrommet 01.07-31.12
• Ny finansiering = nytt opptak og dermed ny studierett. Dersom kandidaten ikke har fullført på opprinnelig finansiering og avtalen er utløpt, så skal opprinnelig studierett settes til UTGÅTT og søknad om nytt opptak behandles for å se om fakultetet ønsker å innvilge ny studierett på ph.d.-program

• Hovedfinansieringskilde: J, dersom en kandidat har flere finansieringskilder, angis J kun på én forekomst, resten må være markert med N. Hovedfinansiering rapporteres til DBH. 
• Nr: Løpenummer - begynn med nr. 1. Dersom kandiaten har flere samtidige finansieringskilder, så kan du legge inn nummere suksessivt etterpå. 
• Periode: Finansieringskilden skal samsvare med avtaleperioden. Startdato for finansiering skal være lik startdato for studieretten, og i samsvar med studiestart-feltene på studieprogrammet. 

Steder og typer av finansiering/bidrag til utdanningen:

Stedkode/institusjonskode registreres tre steder under finansiering. Merk at dersom andre norske utdanningsinstitusjoner bidrar til utdanningen, så kan utløsning av samarbeidsmidler komme på tale. Dvs at andre norske utdanningsinstitusjoner mener de skal ha en del av resultatmidlene for kandidaten. Dette bør alltid registreres tydelig allerede fra studiestart under samarbeidsavt. 

• Arbeidsgiver: Arbeidsgiver er den som betaler ut lønn og som har arbeidsgiveransvar for kandidaten.
  • NUFU, NORAD og NORPART skal ikke ha arbeidsgiver - de regnes som studenter.
• Arbeidsplass: Her registreres institusjonen som tilbyr fysisk arbeidsplass til kandidaten. 
• Finansieringskilde: Her registreres kandidatens finansieringskilde, altså hvor pengene kommer fra. Hovedfinansieringen rapporteres til DBH. DBH skiller bare mellom (1) kandidater med UiO som finanskilde, (2) kandidater med finansieringstype NFRSTIP og (3) andre kandidater.
• Finansieringstype: 
  • ARBENG – lønn i engasjementstilling (ikke stipend), for eksempel midlertidig forskerstilling.
  • ARBFAST – lønn i fast stilling (ikke stipend eller engasjement), for eksempel med frikjøp for å ta en ph.d.
  • ARBSTIP – stipend fra arbeidsgiver (ikke UiO/NFR), for eksempel stipendiatstilling hos Nasjonalbiblioteket eller i instituttsektoren.
  • BEDSTIP – stipend fra bedrift (som ikke er arbeidsgiver), for eksempel legemiddelselskap eller konsulentfirma.
  • EGEN – egenfinansiert (kode 8410). Skal normalt ikke brukes.
  • EUSTIP – stipend fra europeiske (EU-)stipendprogram (kode 11220030), for eksempel ERC, MSCA.
  • INTSTIP – stipend fra andre internasjonale program, for eksempel Fulbright.
  • NFR-NÆR – Nærings-ph.d. Kan ikke kombineres med NFR som finanskilde. Registrer arbeidsgiveren (den eksterne samarbeidspartneren) på de tre feltene Arbeidsgiver, Arbeidsplass og Finanskilde og velg Finansieringstype NFR-NÆR.
  • NFR-OFF – Offentlig sektor-ph.d. Kan ikke kombineres med NFR som finanskilde. Registrer arbeidsgiveren (den eksterne samarbeidspartneren) på de tre feltene Arbeidsgiver, Arbeidsplass og Finanskilde og velg Finansieringstype NFR-OFF.
  • NFRSTIP – stipend fra Norges forskningsråd (kode 5901).
  • OFFSTIP – stipend fra offentlig forvaltningsorgan, for eksempel NOKUT, Helse Sør-Øst RHF eller Meteorologisk institutt.
  • ORGSTIP – stipend fra ekstern organisasjon, for eksempel Kreftforeningen eller Norsk folkehjelp, men ikke ansatt hos organisasjonen.
  • SLEGE – lege i sykehusstilling, frikjøpt til arbeid med ph.d.
  • UNIVSTIP – universitetsstipend. Kandidaten er ansatt ved UiO og finansiert av KD-midler (basis).
  • UTDSTIP – utdanningsstipend. For kandidater som ikke skal ha arbeidsgiver, for eksempel som finansieres av NUFU (kode 5253), NORAD (5927), NORPART (20371) eller mottar statsstipend fra Kina, Pakistan, Brasil e.l.

Trenger du hjelp til å velge finansieringstype?

Grunnutdanning

Grunnutdanning, kandidatens opptaksgrunnlag for ph.d.-programmet, må også alltid være registrert for ph.d.-kandidater. Dersom kandidaten har opptaksgrunnlaget sitt (typisk master eller profesjonsstudium), fra UiO, henter du opplysningene ved å klikke på "Beregn grunnlag fra høyeste kvalifikasjon".

NB: registrer kun én forekomst pr kandidat, selv om deler av andre utdanninger er vurdert relevant for tilbud om studieplass. 

Feltet "fag" trenger du ikke fylle ut.

• Grad: Legg inn graden som danner grunnlag for opptak, master- eller profesjonsutdanning. Graden velges fra underliggende tabell.
  • Dersom den aktuelle graden mangler i tabellen, meldes dette inn til fshjelp@admin.uio.no slik at listen kan oppdateres (koden 999 ANNEN skal IKKE brukes).
• Sted: Stedkoden for gradgivende utdanningsinstitusjonen.
• NUSkode: Legg til nuskoden for opptaksgrunnlagets fagområde. Den kommer automatisk dersom søkeren har opptaksgrunnlaget fra UiO, ellers må koden søkes fram i NUSkodegeneratoren via den grå knappen til høyre for kodefeltet.
• Kvalifisert: J

Veileder

Alle ph.d.-kandidater må være registrert med minst én veileder (HOVEDVEIL). 

• Løpenr: Nummereres fortløpende etterhvert som du registrerer flere rader
• Periode: Dato fra skal samsvare med finansierings- og studiestart. Dato til står åpen.
  • Unntak: dersom kandidaten bytter veileder under utdanningsforløpet, så settes dato fra den aktuelle datoen, og dato til settes på opprinnelig veileder.
• Emne: emnekode for avhandlingsemnet (185-**AVHDR-1)
• Veilederkategori: HOVEDVEIL (eller MEDVEIL)
• Internstatus: INTERN eller EKSTERN
• Veileder intern: ansatt ved UiO - registreres med fødselsnummer
• Veileder ekstern: ansatt ved ekstern institusjon - registreres med fritekst, fødselsdato, kjønn og stedkode (kan være nyttig å registrere kontakte-post)

SOoppg

Studentoppgave-forekomst med arbeidstittel, må registreres for ph.d.-kandidater.

• Oppgavenr: 1 (kun én forekomst pr kandidat, dersom ny finansiering med ny oppgave, så skal det først tilkjennes ny studierett)
• Oppgavetype: DRGRAD
• Emne: emnekode for avhandlingsemnet (185-**AVHDR-1)
• Fag: velg aktuell fagkode for kandidatens oppgave
• Arbeidstittel: skriv inn kandidatens arbeidstittel - endringer i arbeidstittel fram mot endelig innlevering er helt normalt, og trenger ikke administrativ oppfølging i FS 

Fag

Fagtilknytning rapporteres også for ph.d.-kandidater, siden ph.d.-programmene er så generiske, og utdanningsløpet er tilnærmet individuelt.  Inntil videre må dette registreres under fanen Fag

Tidskonto

Tidskonto brukes for å forlenge avtaleperiode (studierettperiode) for ph.d.-kandidater utover de tre årene som er normert tid for å gjennomføre et ph.d.-program.

Ved opprettelse, er det typisk kun for å forlenge studierettperioden til fire år for kandidater med integrert arbeidsplikt i utdanningsløpet. 

• Nr: Løpenummer, nummereres fortløpende
• Type: Settes til ARBPLIKT
• Periode: Perioden arbeidsplikten gjelder for, typisk da de fire årene som kandidaten skal få bruke på ph.d.-utdanning med integrert undervisningsarbeid.
• Prosentandel utenom dr.arb.: Prosentandel som ikke anvendes til arbeid med doktorgraden, typisk 25% for kandidater med fireårig forløp.
• Type pliktarbeid: Her registreres type pliktarbeid, typisk UNDERV

Samarbeidsavtale

Samarbeidsavtale er obligatorisk for kandidater på fellesprogram og for kandidater hvor det foreligger avtale om utløsning av samarbeidsmidler for oppnådd grad.

Det kan i tillegg være relevant for en rekke kandidater som for eksempel har veileder ved ekstern institusjon, eller hvor det foreligger andre former for samarbeid om utdanningsløpet til kandidaten.

• Stedkode: søk opp og registrer aktuell institusjon/virkomhet for samarbeid
• Periode: dato fra skal som hovedregel være i samsvar med finansieringsstart, dato til kan du la være åpen.
• Gradgivende institusjon: N, UiO vil som hovedregel alltid kreve å utstede grad, siden det er slik vi får resultatmidler på ph.d.-nivå. Unntak kan forekomme på internasjonale felles- og dobbeltgrader. I slike tilfeller skal verdien «J» registreres i feltet «Gradgivende institusjon» dersom kandidaten disputerer ved samarbeidsinstitusjonen.

Mangler du stedkode?

Tips: I alle sted-forekomster kan du søke opp institusjoner ved å stå i stedfeltet og trykk CTRL + T. Da skal du få opp et søkevindu som heter 'Søk institusjoner'.

Dersom institusjoner mangler i tabellen, melder du det til fshjelp@admin.uio.no (inkluder lenke til institusjonens hjemmeside).