Rutiner for bruk av foto av studenter i FS

Fra 7. oktober 2016 ligger det bilde (foto) av studenter med gyldig studiekort i FS. Bildene kommer fra UA (universitets adgangssystem) som Eiendondomsavdelingen (EA) eier. Nye bilder og nye kort overføres fra UA til FS hver natt. Bildet er det samme som blir tatt når studenter får utstedt studiekort på SiOs kundesenter.

Rutiner for FS-brukere

Fotoet ligger i FS-bildet Person/student.

  1. Alle som har tilgang til FS (altså FS-brukere) har signert taushetserklæring om personopplysninger som finnes i FS. Dette gjelder også bildene.
  2. Ansatte med FS-tilgang kan vise bildet til fagpersoner og lærere dersom studenten har samtykket. FS-rapport 301.006 "Klassebilder" kan vise bildet. Rapporten henter bare frem bildet til  studenter som har samtykket til slik visning. UiO åpnet for slikt samtykke i Studentweb i 4. desember 2018.
  3. Bildet vil være synlig i Fagpersonweb i forbindelse med oppmøteregistrering, dersom studenten har samtykket i Studentweb.
  4. Nødvergesituasjoner: Dersom en student oppfattes som truende i førstelinjesituasjoner, kan FS-brukere konsultere bildet for sikrere identifikasjon. Vi har en liten håndfull slike situasjoner i året. Lovhjemmelen for bruk av slik personopplysning i nødvergesituasjon, straffeloven § 18.
  5. Bildet skal ikke mangfoldiggjøres til andre.
  6. Bildet i FS skal ikke hentes ut og benyttes til kontroll av riktig identitet i eksamenssituasjoner. En teknisk løsning der bildet blir synlig for eksamensvakter på digital skoleeksamen, er ikke prioritert. Studenten kan vise studiekort+semesterkort eller Digitalt studentbevis i eksamenssituasjonen.
  7. Dersom en eksamenskandidat ikke har med seg legitimasjon eller studentbevis på en eksamen i Silurveien, kan stedansvarlig kontrollere om den som har fremstilt seg er den samme som på bildet i FS. Denne situasjonen oppstår svært sjelden. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6, nr. 1 f) "Nødvendig for å ivareta legitime interesser (interesseavveiing)". UiO har en berettiget interesse i ivareta at den som leverer en eksamensbesvarelse er den samme som får resultatet av sensuren. Hensynet til verning av fotoet veier lettere enn at personen ikke får lov til fremstille seg til eksamen.
  8. Innsynsbegjæringer: Personbilder som er lagret i FS kan i utgangspunktet unntas fra offentlig innsyn, jf. Offentleglova § 26 tredje ledd, og UiO vil normalt unnta bildene fra innsyn. Ved spørsmål eller henvendelser om innsyn, skriv til  postmottak@admin.uio.no.
  9. Bildet kan (normalt) ikke publiseres noe sted uten studentens samtykke, jf. åndsverkloven § 45 c.

Formål med å ha bildene i FS

Digitalt studentbevis/Studentbevisapp

  • Bildet blir overført til digitalt studentbevis for som studenter velge å bruke appen i stedet for studiekortet med semesterkort.
  • Tjenesten eies av og tilbys av Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskningUnits informasjon om appen.
  • Behandlingsgrunnlag for bruk av Studentbevisappen for studenter ved UiO er samtykke som avgis i det studenten blir avbildet for å få utstedt studentkort.
  • Personopplysninger som blir overført til appen for UiO-studenter i tillegg til bildet: navn, fødselsdato, studentnr., strekkode for studiekortnr./studentnr., semesteret de er registrert og har betalt semesteravgift, samt at de er student ved UiO.

Fagpersonweb og rapporter i FS

  • Bilder kan vises i Fagpersonweb på emner som har lagt til rette for registrering hvilke studenter som er tilstede på undervisningen.
  • FS-rapport 301.006 kan vise bilde av studentene. 
  • For at bildet av studenten kan bli synlig i Fagpersonweb eller i FS-rapporter, må studenten ha samtykket til visningen. UiO åpnet for slikt samtykke i Studentweb i forbindelse med semesterregistreringen for våren 2019, som åpnet 4. desember 2018.
  • Behandlingsgrunnlaget er samtykke.

Annen nyttig informasjon om bildene

Regelmessighet for overføring av bilder

Bilder blir først overført for alle studenter som har gyldig studiekort med systemnr. 6 eller 1 i UA. Deretter blir det hver natt overført bilder fra UA til FS for studenter med nye bilder eller nytt kort i siste døgn.

Bare nødvendige personopplysninger

Overføring av bildene fra UA til FS bruker fødselsnummer for å knytte bildet til riktig person i FS.

Sletterutiner for bildene i FS

Bildet skal ligge i FS bare i perioden studenten har gyldig studiekort. Studiekortet er gyldig i fem år. Overføringsautomatikken fra UA tar hensyn til det.

Fullstendig juridisk vurdering av hvor lenge vi har lov til å oppbevare bildene i henhold til personopplysningsloven vil komme.

ROS av applikasjonene som benytter bildet

  • Avdeling for fagstøtte (AF) ved UiO hadde siste ROS-vurdering og revisjon av FS, inklusive Studentweb og Fagpersonweb i desember 2017.
  • AF ved UiO foretok ROS-vurdering av studentbevisappen i oktober 2015. Etter dette har appen endret teknisk oppsett og eierskap. AF har revidert ROSen 27.9.2016.
  • Dataporten ble ROS-vurdert nasjonalt i februar 2016.

Innmelding til personvernombudet

Eiendomsavdelingen har godkjent overføringen av bildene fra UA til FS, og for bruk i undervisnings-og eksamenssammenheng (arkivref. 2018/9410-7 og 2018/9410-8). AF har meldt inn behandlingen til personvernombudet 9.9.2016, se Overføre bilder av studenter fra UA til FS.

Informasjon om bildene til de registrerte

Studentenes personvernerklæring på norsk og engelsk har opplysninger om bilder under punkt 9.11.

Publisert 4. okt. 2016 16:20 - Sist endret 17. sep. 2019 08:19