Hovedprinsipper for navn
I datasystemene på UiO registrerer vi det navnet studenten har i Folkeregisteret. Dersom studenten ikke finnes i Folkeregisteret, registrerer vi det navnet studenten har i passet sitt.
Studenter kan i noen grad selv velge hvilke av navnene i Folkeregisteret som skal vises på e-post og for eksempel i personsøk på uio.no. Studenten kan selv se og endre i Brukerinfo under Person-fanen hvilke av sine registrerte navn de kan velge mellom. Inne i Brukerinfo får man god informasjon og veiledning.
Studenter kan selv velge om de vil være tilgjengelig i personsøk på uio.no ved å samtykke eller ikke samtykke til slik visning via Studentweb.
I Folkeregisteret kan man søke om å få endre juridisk kjønn. Navn fra Folkeregisteret blir automatisk overført til Felles studentsystem FS. Fødselsnummerendringer i Folkeregisteret får UiO ved Studieavdelingen varsel om, og endrer manuelt i FS med korte mellomrom. Det betyr at endret juridisk kjønn som er dokumentert i Folkeregisteret blir oppdatert i FS.
Dersom navn i passet blir oppdatert (for studenter som ikke finnes i Folkeregisteret) , innvilger Studieavdelingen søknaden uten videre, og endrer personopplysninger i FS.
Ønske om unntak fra studenter med behov
Dersom studenten har tungtveiende grunner, kan UiO i enkelttilfeller gjøre unntak fra navn i Folkeregister/pass i noen av datasystemene våre, begrunnet i Likestillings- og diskrimineringsloven §§ 6 og 8. Unntak kan være aktuelt for eksempel dersom studenten er i en prosess rundt kjønnsinkongruens eller der fravær av overstyring av formelt navn kan være til utilbørlig ulempe eller sette studenten i fare i hjemlandet eller hjemmesituasjonen.
Brukernavnet kan endres dersom det blir grunngitt at brukernavnet utgjør et krenkende ord eller viser kjønnsidentitet på en uheldig måte. Merk at det å endre brukernavn er en omstendelig og tidkrevende prosess for IT-avdelingen. Selv om studenten får et annet visningsnavn i for eksempel Canvas og på e-post, trenger ikke studenten samtidig be om, ønske eller få nytt brukernavn.
Datasystemer studenter kan ønske om annet visningsnavn i
Det er ikke godt å lage en uttømmende liste, men dette gjelder primært de systemene som henter data fra UiOs brukeradministrasjonssystem Cerebrum:
- E-postadresse og navn i e-post. IT-avdelingen ved de som drifter e-postsystemet gjør endringen.
- Personsøk på uio.no. IT-avdelingen gjør endringen i Cerebrum.
- Canvas. IT-avdelingen gjør endringen i Cerebrum. Navn kommer fra Cerebrum, men e-postadresse og brukernavn blir ikke automatisk oppdatert. Seksjon for digitale tjenester (DIG) i Studieavdelingen sjekker og oppdaterer eventuelt e-postadresse/brukernavn manuelt.
- Inspera. IT-avdelingen gjør endringen i Cerebrum.
- Brukernavn. IT-avdelingen gjør endringen i Cerebrum.
Hvis fakulteter/enheter bruker fakultetsspesifikke digitale systemer som ikke får navn fra Cerebrum, må hver systemeier selv ta imot ønsker og eventuelt oppdatere studentenes visningsnavn.
Ikke annet navn i FS eller på adgangskort/studentbevis
Studenter kan ikke få et annet visningsnavn i FS. I denne sammenhengen inkluderer FS også Søknadsweb, Studentweb, EVUweb, Fagpersonweb, Vitnemålsportalen, karakterutskrift og vitnemål. Begrunnelse for dette:
- FS blir med korte mellomrom oppdatert med navn fra Folkeregisteret.
- Data fra FS brukes til datautveksling mot andre systemer utenfor UiO der man må være sikker på identiteten til studenten.
- Dokumenter studenten får fra UiO må samsvare med andre formelle dokumenter og registre.
Studenter kan ikke få et annet navn på tilgangskort til UiO eller på Studentbevisappen.
- Uten at navnet stemmer overens, kan ikke UiO være sikker på at rett person får rett adgangskort.
- Navnet må også stemme overens med en gyldig legitimasjon når vekterne sjekker dette på campus eller for eksempel ved kontroll hos Ruter.
Dersom en student får innvilget ønske om annet navn i noen av datasystemene på UiO, vil Studieavdelingen legge inn en merknad i FS på studenten, slik at det vil være mulig å se at to ulike navn dreier seg om samme student. Merknaden blir lagt i bildet Student, og vil være synlig i nedre del av bildet Person/Student.
Studenten melder inn ønsket på nettskjema
Studenten leser informasjon nederst på nettsiden Oppdatere namn/adresse/ fødselsnummer og kan melde inn ønsket via Nettskjema med Feideinnlogging.
Studieavdelingen på UiO tar imot og behandler søknadene i RT-køen sadm-navn, som kun et fåtall ansatte i Studieavdelingen har tilgang til. Dersom Studieavdelingen innvilger studenten endret visningsnavn eller nytt brukernavn, videreformidler Studieavdelingen vedtaket til IT-avdelingen, som utfører endringen. Studieavdelingen har en intern rutinebeskivelse (tilgangsbegrenset) av samhandlingen med IT-avdelingen.
Spørsmål?
Kontakt fshjelp.