Et vanlig utvekslingsopphold er på ett eller to semestre. Noen avtaler har maks antall semestre stipulert i avtaledokumentet. En student bør uansett ikke få mer forlengelse enn at oppholdet tilsammen blir på maks to, og unntaksvis tre, semestre.
Rutine ved forlengelser
- Avtaleeier må sjekke med studentens hjemmeuniversitet at de støtter forlengelsen.
- Dersom enheten har kapasitet til å la studenten være ett semester til, og det er greit for studentens hjemmeuniversitet, kan forlengelse innvilges.
Registrering av forlengelse i FS
Dersom forlengelse innvilges må avtaleeier/studiekonsulent oppdatere registreringen av oppholdet i FS utvekslingsperson:
- Utvekslingsperson-bildet: Sluttdatoen for utvekslingsperiode (feltet Periode) og -termin må endres (feltene for sluttdato i feltene Periode og Termin) . Legg også inn merknad "forlengelse", pluss dato og dine initialer i merknadsfeltet (trykk på "Hele"-knappen for å få opp feltet). Se også Manuell registrering av studenter i FS
- Student samlebilde: Forleng studentens studierett tilsvarende den forlengede perioden i utvekslingsperson (i feltet Periode under Studierett), og legg inn eventuelle manuelle emnepåmeldinger hvis nødvendig.Se også Studierett for innreisende utvekslingsstudenter
Nytt opptaksbrev
Dersom studenten trenger nytt opptaksbrev: send en e-post med beskjed om forlengelsen til exchange-students@admin.uio.no. Husk å oppgi studentnummer i e-posten og be om nytt brev. Seksjon for studiekvalitet lager nytt brev som blir liggende i dokumentarkiv. Studenten kan laste det ned fra Studentweb eller avtaleeier kan ev. sende per epost.
Fritak for semesteravgift
Studenter som forlenges i god tid før StudentWeb åpner vil komme med i felles kjøringer som gjøres for alle utvekslingsstudenter som er registrert for det kommende semesteret. Dersom studenten registreres etter åpningen av Studentweb må du sende epost til exchange-students@admin.uio.no og be om at det legges inn fritak for betaling av semesteravgift.
OBS: studenter som forlenger oppholdet som gjestestudent må betale semesteravgift. Studenter fra utenfor EU/EØS som forlenger oppholdet som gjestestudent vil også kunne bli omfattet av krav om studieavgift.
Om studentbolig
Studenten er selv ansvarlig for å forlenge sin boligkontrakt med SiO. Studenter som må søke bolig på nytt pga. forlengelse av utvekslingsopphold vil ikke prioriteres på nytt. Spørsmål om bolig må rettes til Knutepunktet.