Opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjons- og Søknadsweb

Det foretas opptak av innreisende utvekslingsstudenter på bachelor- og masternivå to ganger i året med felles søknadsfrister 1. mai og 15. oktober (1. november tom. 2019).

Opptaket av studenter som kommer på ordinær semesterutveksling via Erasmus+, Nordplus/Nordlys, UiO- og andre bilaterale avtaler gjøres gjennom Nominasjons- og Søknadsweb.

Opptaket av innreisende utvekslingsstudenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet (SK), mens saksbehandlingen er delt mellom fakulteter/enheter og SK.

NB! PhD-studenter og gjesteforskere skal ikke ha studentstatus og ikke nomineres gjennom Nominasjonsweben. Se Utveksling på PhD-nivå

Innhold

Nominasjonsweb og Søknadsweb

  • Nominasjonsweb og Søknadsweb åpnes senest 15. februar og 1. september.
  • Ved åpning sender Seksjon for studiekvalitet e-post til partnere som skal være med i nominasjonsweben, med brukernavn og fremgangsmåte (senest 1. mars og 1. oktober).
  • Partnerinstitusjonen nominerer studenter i nominasjonsweben, helst før 15. april og 1. oktober. Se informasjon til partnere på online nomination service for partner universities
  • Partner oppfordres til å laste opp studentenes dokumenter i nominasjonsweben.
  • Studenter som nomineres får tilsendt e-post med kvittering på nominasjonen og lenke og passord til Søknadsweb.
  • Studenten logger seg på Søknadsweb og registrerer adresse, søknadsalternativ (fakultet og nivå), samt emneønsker.
  • Studenten laster opp dokumenter (dersom partner ikke allerede har lastet opp ved nominering).
  • Seksjon for studiekvalitet har kontakt med partnere ved spørsmål til el. feil i nominasjonsweben, endring av brukeradgang, etc.
  • Seksjon for studiekvalitet har kontakt med studenter ved spørsmål om el. feil i Søknadsweb, spørsmål om dokumenter etc.
  • Avtaleeier har kontakt med partner vedr. antall plasser, avtaletekniske forhold, valg av emner etc.
  • Siste frist for nominasjon og søknad er 1. mai og 15. oktober hvert år (frist for vår var tom. 2019 1. november).

Nominasjoner som enhetene mottar fra partner per e-post, vanlig post eller på annen måte, sendes til exchange-students@admin.uio.no, slik at Seksjon for studiekvalitet kan gi partneren informasjon og tilgang til nominasjonsweben.

Se nettside med informasjon til partnere: Online nomination service for partner universities

Bruk av FS

  • Seksjon for studiekvalitet (SK) tilrettelegger i FS for nominasjonsweb og Søknadsweb i god tid før åpning (oppretter opptak, legger inn opptaksdetaljer, studieprogrammer etc).
  • Enhetene vedlikeholder avtalene; dvs. gyldighet og kontaktinformasjon inkl. nominasjonskontakter, samt melder til Seksjon for studiekvalitet ved bestemte behov i forhold til tilgjengelige semestre og studieprogram.
  • SK følger opp henvendelser fra partnere om brukertilgang til nominasjonsweben fortløpende. Henvendelser som kommer til enhetene sendes til SK på exchange-students@admin.uio.no
  • Studentene blir automatisk opprettet i FS (person/student og søknad samlebilde) når partnerinstitusjonen nominerer i nominasjonsweben.
  • Søkeren velger studieprogram i Søknadsweb (basert på UVT-studieprogrammene), og det opprettes dermed søknadsalternativ i søknad samlebilde. Emneønsker registreres i merknadsfeltet. Dataene havner i Søknad samlebilde i FS.
  • Dokumenter kan lastes opp i nominasjonsweben av partner og i Søknadsweb av studenten, dokumentene blir liggende i studentens dokumentarkiv.
  • SK kjører rutiner i FS som kvalifiserer studentene og gir dem tilbud samt ja-svar.
  • SK kvalitetssikrer dataene i FS og overfører de kvalifiserte studentene til utvekslingspersonbildet, samt bestiller og følger opp snr, oppretter som student og tildeler studierett.
  • SK bestiller kjøring av rutine for oppretting av registerkort (fritak for semesteravgift) samt oppretting av realfagsprofil fra DIG. Suppleringsrunder kjøres fortløpende. Se også studierett for innreisende studenter
  • Enhetene kan bruke Søknad samlebilde til saksbehandling, samt Utvekslingspersonbildet etter at studentene er overført dit (ca. en uke etter søknadsfristene).
  • Enhetene kan også bruke rapportene 101.001, 170.001 og 171.001 til å ta ut oversikter over søkere og emneønsker.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av de forskjellige bildene og rapportene i FS.

For detaljer rundt tilrettelegging i FS og hvem gjør hva før nominasjonsweben åpner se årshjul for utveksling

Saksbehandling

  • Seksjon for studiekvalitet (SK) følger med på nominasjoner og søknader i FS (Søknad samlebilde) fortløpende. SK purrer på de studentene som ikke har søkt, lastet opp dokumentasjon eller skrevet inn emneønsker ca. 1 uke før fristene.
  • SK sjekker de opplastede dokumentene KUN FOR for engelskkrav (Asia, Latin-Amerika osv. NB: Erasmus+, EEA og bilaterale fra engelskspråklige land sjekkes IKKE). Avtaleeier må selv sjekke dokumentasjon på engelsk på studenter som er nominert på avtaler der det er fastsatt egne krav for dette.
  • Avtaleeiere saksbehandler sine søkere for opptak til ønskede emner fortløpende fra opptaket åpner.
  • Avtaleeiere må sjekke at nominerte praksisstudenter på avtaler som inkluderer praksisplasser har lastet opp traineeship agreement.
  • Avtaleeiere kan sette N på "Kan behandles" i Søknad samlebilde på studenter som av en eller annen grunn ikke skal ha opptak.
  • Ca. en uke etter fristen generer SK opptaksbrev fra FS som lagres i studentens dokumentarkiv (generelt opptaksbrev uten informasjon om fagtilhørighet, før emnene er avklart). Se årshjul for utveksling
  • Samtidig sender SK e-post med beskjed om at opptaksbrev finnes i Søknadsweb og med lenker til praktisk informasjon for nye studenter på nettsidene. Se mottak og oppfølging
  • Det gis normalt ikke anledning til utsatt studiestart eller betinget opptak.
  • Søknadsfristene praktiseres strengt, og søkere som kommer etter fristen omfattes ikke av boliggarantien.

I opptaksbrevet står det at man har fått opptak som utvekslingsstudent til UiO, og at emneønsker er oversendt fakultetene for vurdering. Alle som har emneønsker som IKKE kan innvilges av ulike årsaker (de oppfyller ikke forkunnskapskrav osv.) skal kontaktes av avtaleeier på et tidlig nok tidspunkt til at de kan få tilbud om andre emner. Se eget punkt om emneavklaring.

Se opptaks- og utvekslingsmodulen i FS for instrukser for bruk av avtalebildet og rapporter.

Emnevalg- og avklaring

  • Søkerne velger studieprogram og ev. nivå (avhengig av hva som er lagt inn i avtalen de er nominert på) og oppgir hvilke emner de ønsker i Søknadsweb.
  • Avtaleeier er ansvarlig for koordinering av emneavklaring for alle som ligger på fakultetets studieprogram (feks. HF for HFUTV, HFUTVMAS osv.), dvs. også for studenter fra de sentrale UiO-avtalene.
  • Avtaleeier bør avklare emnevalg til studenter som har valgt studienivå master og/eller emner på masternivå først, helst i god tid før opptaksbrevene sendes ut.
  • Avtaleeier kontakter studenter om emner som ikke går, ev. om forkunnskapskrav som ikke er oppfylt, og bistår studenten for å finne relevante emner han/hun er kvalifisert for, samt kommuniserer med studenter som har valgt masternivå men som ikke er kvalisfisert.
  • Avtaleeier/emneleverandør svarer på alle spørsmål omkring emnevalg fra studenter, også på andre enheters/sentrale avtaler.
  • Avtaleier er i dialog med emneleverandører fra andre fak. for å få emnekabalen til å gå opp for studenter på egne avtaler, og på sentrale avtaler.
  • Avtaleeier/emneleverandør legger inn avklarte emner i studentens utdanningsplan, også på sentrale avtaler.

For detaljert instruks, se egen nettside med rutiner og frister for emneavklaringsprosessen.

NB: Studenter som søker via sentrale avtaler skal ha lik mulighet til plass på emner som søkere på lokale avtaler. Søkernes emnevalg bør avklares innen de gitte fristene, særlig hvis det er snakk om populære emner med liten plass.

Lån av avtaler

Av og til får man henvendelse fra studenter fra et lærested som har avtale(r) med én eller flere enheter ved UiO, men som ønsker å studere ved en UiO-enhet som ikke har en avtale. Studenten ønsker altså å "låne" en utvekslingsplass. I slike tilfelle er det ekstra viktig at alle rutiner følges:

  • Avtaleeier må ta stilling til om de vil tillate slikt lån av avtale eller ikke, og sjekke at studentens hjemmeinstitusjon støtter studentens valg. Send en e-post eller ta en telefon.
  • Avtaleeier kontakter det fagmiljøet studenten ønsker å studere ved, for å avklare om de kan og vil motta studenten.
  • I nominasjonsweb må studentens hjemmeuniversitetet nominere studenten på den opprinnelige avtalen. Etter nominering angir studenten sine emneønsker ved annen enhet i merknadsfeltet i SøknadsWeb.
  • Avtaleeieren får i slike tilfeller mobilitetstilskuddet. Den enheten som administrerer emnene studenten tar, får studiepoengene og pengene dette genererer. Se finansieringskategorier (DBH).

Studierett og emnepåmelding

UTV-programmene gir studentene tilgang til emnepåmelding til utvalgte emner som undervises på engelsk, på tvers av fakultetene.

  • Enhetene må selv vedlikeholde UTV-programmene. Avtaleeier/fakultet passer på at alle UTV-emner er meldt inn, også på sentrale avtaler.
  • Seksjon for studiekvalitet kjører rutine for oppretting av studierett med relevant UTV-studieprogram ut i fra hvilken avtale studenten er nominert på (eller ut ifra hvilket fakultet studenten har valgt i Søknadsweb, gjelder studenter på sentrale avtaler (UiO-avtaler og Nordlys). Les mer om studierett for innreisende utvekslingsstudenter.
  • Avtaleier bør sjekke at studenter som har valgt masternivå er kvalisfisert for dette før studieretts-rutinen kjøres. Se årshjul for utveksling.
  • Manuell undervisnings- og eksamensoppmelding i FS skal alltid gjøres av den enheten som administrerer emnet.
Publisert 15. mars 2013 15:46 - Sist endret 23. juni 2020 15:56