Bestilling av reiser

Innhold

• Enkle reiser
• Komplekse reiser
• Gruppereiser
• Kun hotellbestilling
• Bestilling for andre
• Bestilling utenfor UiOs retningslinjer
• HRGs prisgaranti - klage på pris

---

Enkle reiser

• Fly, hotell og leiebil på enkle reiser bestiller du direkte på HRG online (hrgworldwide.com), reisebyråets online bookingsystem for reiser.
  Dette forutsetter at du har opprettet en profil hos HRG.
  Ved innlogging bruker du firmanavnet NO UiO.
• Som bruker av HRG online (hrgworldwide.com) har du tilgang til samtlige billettpriser med tradisjonelle flyselskaper, UiOs egne avtalepriser, samt mange lavprisselskaper. Les mer om HRGs prisgaranti.
• Alle enkle tur/retur reiser innland og utland inkl. hotell og leiebil kan bestilles gjennom HRG online (hrgworldwide.com).

Komplekse reiser

For bestilling av interkontinentale reiser og rundreiser med flere destinasjoner kontakt HRGs reisekonsulenter:

• Telefon: 32 25 50 10
• E-post: uio@hrgworldwide.com
• Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15
   

Gruppereiser

• Grupperreiser er reiser hvor 10 personer eller flere reiser sammen i en gruppe.
• For bestilling av gruppereiser kontakt HRGs reisekonsulenter for grupper:
  • Telefon: 23 35 37 85
  • E-post: uio.konferanse@hrgworldwide.com
  • Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15
• Ved gruppereiser kan hver enkelt reisendes kredittkort belastes (kreditkortet som oppgitt i HRG profilen). Alternativt kan det opprettes en bestilling i UiOs bestillingssystem. Faktura fra HRG må da merkes med bestillingsnummeret.
• Grupperreiser på under 10 personer bestilles via HRG online (hrgworldwide.com) eller ved å ta kontakt med HRGs reisekonsulenter per telefon eller e-post. Se evt. hvordan du kan bestille reise for andre. Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort (som oppgitt i HRG profilen). Alternativt kan det avtales fakturering med HRG og opprettes en bestilling  i UiOs bestillingssystem. Faktura fra HRG må da merkes med bestillingsnummeret.
   

Kun hotellbestilling

• Hvis du kun skal bestille hotell, kan dette gjøres via HRG online (hrgworldwide.com) eller direkte til hotellet.
• Hovedbetalingsform er belastning på hver enkelt reisendes kredittkort. Alternativt kan det avtales fakturering. Da må det opprettes en bestilling i UiOs bestillingssystem og faktura fra hotellet må merkes med bestillingsnummeret.
• Klikk aktuelt hotell for informasjon om direkte bestilling:
  • Nordic Choice Hotels
  • Rica Hotels
  • Scandic Hotels
     

Bestilling for andre

For UiO-ansatte

• Personer som bestiller reiser på vegne av andre ansatte ved UiO må opprette en egen profil hos HRG og spesifisere i sin profil at de er reisebestiller.
• De personer som reisebestilleren skal bestille for, må spesifisere/gi tilgang til reisebestilleren i sin profil.

For eksterne

• Skal du bestille en reise for en person som ikke er ansatt ved UiO, f.eks. en gjesteforeleser, og hvor utgiftene skal dekkes av UiO, kontakt HRGs reisekonsulenter:
  • Telefon: 32 25 50 10
  • E-post: uio@hrgworldwide.com
  • Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-16.15
• Merk: Reisen må bestilles i det navnet som den reisende har registrert i passet sitt.
   

Bestilling utenfor retningslinjene

• Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO legger fast at  flyreiser skal bestilles for laveste tilgjengelig pris innenfor satt tidsintervall fra avreisetid (+/- 2 eller 4 timer). Slike bestillinger merkes som innenfor UiOs retningslinjer i HRG online.
• Hvis du bestiller en reise som er utenfor retningslinjene, kreves det at årsak oppgis. Kodene som benyttes for dette er:
  • PU - Reiser sammen med andre
  • PF - Behov for fleksibel billett
  • PC - Preferert flyselskap
     

HRGs prisgaranti - klage på pris

• UiO har avtalefestet prisgaranti. Denne innebærer at HRG må betale mellomlegget dersom man kan dokumentere at HRG ikke har tilbudt rimeligste alternativ ved gitte søkekriterier. 
• For å klage på pris, følg prosedyren for prisklage.
• Klagen sendes til uio@hrgworldwide.com, med kopi til Innkjøpsseksjonen ved hilde.haug@admin.uio.no.