English version of this page

Bestilling av reiser

Før du går i gang med å bestille en tjenestereise, sjekk at alle forberedelsene er på plass.


Enkle reiser

Bestill på telefon eller nettbrett

Egencia har laget en egen app for enkel bestilling fra telefon eller nettbrett: Egencia TripNavigator. Les mer om hvordan den fungerer og hvordan laste ned.

Reiser med Ryanair

  • Bestilling: Alle Ryanair-billetter må bestilles i Egencias portal med kredittkortprofil. Dette fordi Ryanair ikke sender faktura, men krever betaling med kredittkort.
  • Innsjekking: Alle ansatte skal bruke customer_service@egencia.no som sin e-postadresse og sitt Egencia referansenummer på ryanair.com for innsjekk.
  • Travel tracking: Informasjon om opprinnelig bestilt billett vil kunne spores i Egencias reiseportal. Endringer på en billett gjøres på ryanair.com og vil ikke kunne spores i reiseportalen.

Reiser med flere stopp

  • For bestilling av rundreiser eller interkontinentale reiser med flere stopp, fyll ut bestillingsskjema (word) og send det fra din UiO-epostadresse til customer_service@egencia.no. Merk: For slike bestillinger skal du ikke bruke portalen!
  • For spørsmål om slike reiser kan du kontakte Egencias reisekonsulenter på:
    • telefon 51 44 44 40 (åpningstid: mandag – fredag 08.00 – 17.00; viderekobling til 24 timers-service utenom åpningstid mot gebyr på kr 250)
    • e-post til customer_service@egencia.no (blir fulgt opp innen vanlig kontortid mandag – fredag 08.00 – 15.00)

Gruppereiser

  • Gruppereiser er reiser hvor 10 eller flere personer reiser sammen i en gruppe med samme reiserute.
  • For bestilling av gruppereiser med kun fly-/togreise og/eller hotellovernatting kontakt Egencia Meetings & Events:
  • For bestilling av gruppereiser hvor du trenger bistand til tjenester utover fly-/togreise og/eller hotellovernatting se avtalekatalogen (krever pålogging) for riktig leverandør. Eksempler på dette kan være møterom, seminar, lokal transport, restauranter, sightseeinger, teaterbilletter osv.
  • Du må opprette bestilling i UiOs bestillingssystem og leverandør må påføre E-nummer på faktura. Les mer om UiOs inkjøpsrutiner.
  • Betalingsmåten for gruppereiser er samlefaktura, uavhengig av hvilken betalingsmåte den enkelte reisedeltakeren har i sin profil.

Kun hotellbestilling

  • Hotell bestilles via Egencias portal eller Egencias konsulenter. Dersom hotellet inngår i en av UiOs rammeavtaler (krever pålogging), kan du også bestille ved å ta direkte kontakt med hotellet. UiOs rammeavtaler gjelder kun hoteller i Norge.
  • Ved bestilling gjennom Egencia gjelder den betalingsmåten som er registrert på den reisende ansattes profil. Standard er kredittkort.
  • Ved bestilling direkte til et avtalehotell kan man avtale faktura som betalingsmåte. Da må det opprettes en bestilling i UiOs bestillingssystem og faktura fra hotellet må merkes med bestillingsnummeret.

Bestilling for andre

Har du reisebestillerrolle i Egencia-systemet?

Personer som bestiller reiser på vegne av UiO-ansatte eller gjester, må få reisebestillerrolle i Egencia-systemet. Du kan søke om reisebestillerrolle ved å sende en e-post til reiseportal@admin.uio.no. Henvendelsen skal inneholde følgende:

  1. Personlig informasjon om deg som skal være reisebestiller:
    • Navn
    • UiO-epostadresse
    • Ansattnummer
    • Mobilnummer (obligatorisk felt i reiseportalen)
  2. Om du ønsker rettigheter for bestilling for gjester og/eller UiO-ansatte
  3. Stedkoden (6 siffer)  for enheten(e) du skal være reisebestiller for

Det kan ta noen dager å få opprettet reisebestillerprofil. Dersom reisebestillingen haster, kan du som et engangstilfelle få gjennomført bestillingen uten reisebestillerprofil ved å ta kontakt med Egencias reisekonsulenter:

Slik bestiller du for andre

Bestilling utenfor retningslinjene

  • Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO sier at «reisen skal gjennomføres på rimeligst mulig måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang». Det er gjort innstillinger i portalen som skal ivareta dette, slik at reiser som regnes for utenfor retningslinjene utfra valgte kriterier vil fremstå med rødt flagg.
  • Produkter med rødt flagg kan velges i systemet, men hvis du bestiller disse, må du oppgi årsak. Kodene som benyttes for dette er:
    • AC - Valgt på grunn av flyselskap
    • AD - Må reise denne dagen
    • HL - Valgt på grunn av avstand/beliggenhet
    • HM - Møte/konferanse ved hotellet
    • HV - Ingen ledige hotell innen policy
    • AO/HO - Annet

Tidspunkt for utstedelse av billetter

Egencia utsteder billetter så nær avreise som mulig i henhold til flyselskapets billettregistreringsregler på den enkelte flybillett/pristype.

Se hvilke fordeler dette har for deg.

Egencias prisgaranti - klage på pris

  • UiO har avtalefestet prisgaranti. Denne innebærer at Egencia må betale mellomlegget dersom man kan dokumentere at Egenca ikke har tilbudt rimeligste alternativ ved gitte søkekriterier.
  • For å klage på pris, følg prosedyren for prisklage.

Kansellering av billetter

Ring eller send epost til Egencia reisekonsulent:

Publisert 8. nov. 2015 20:33 - Sist endret 22. aug. 2017 13:13