Første skritt
Hvorfor ønsker du å gjennomføre et arrangement? Hva er det du ønsker å oppnå? Svaret på disse to spørsmålene vil være avgjørende for tema, målgruppe, format og ikke minst tid og sted. En vitenskapelig konferanse har de aller fleste god erfaring med, men såkalte populærvitenskapelige arrangementer rettet mot et ikke-akademisk publikum krever andre hensyn.
Arrangementer kan være et viktig tiltak i kommunikasjonsplanen til prosjektet, for å understøtte målene om forskningsprosjektets impact. Hvilke arenaer kan du møte målgruppene dine på for å påvirke dem mest mulig effektivt? Er det brukere, studenter, lokale eller nasjonale myndigheter, frivillige organisasjoner, gründermiljøer eller bransjer det er spesielt hensiktsmessig å nå? Kan det være en idé å samarbeide med noen av disse om arrangementet?
Sjekkliste
- Hva skal arrangementet handle om? Hvorfor bør folk komme? Det er viktig med en kort og poengtert tekst som beskriver hva publikum kan forvente og hvorfor de bør bruke tid på nettopp ditt arrangement. Husk at det skjer mye som kjemper om den samme oppmerksomheten.
- Hvor skal arrangementet finne sted? Det kan være hensiktsmessig å bevege seg bort fra campus for å nå målgruppene der de er. Litteraturhuset og Kulturhuset kan være gode arenaer for debatt, men det koster penger å leie dem. Bør det legges til dagtid eller kveldstid?
- Ønsker du å nå studenter? Da kan det være en idé å involvere noen av UiOs mange studentforeninger i planleggingsarbeidet, da får du også avsjekket interessen blant dem.
- Arrangementstekst på prosjektets nettside. Du må opprette en arrangementstekst for å reklamere for arrangementet, og UiOs nettsider har egne maler for det. Husk at et godt og illustrerende bilde også er viktig. Ta kontakt med kommunikasjonsrådgiver på fakultetet ditt for å få hjelp til å spre arrangementsteksten på UiO (deriblant på institutt, fakultet og i UiOs arrangementskalender).
- Mer informasjon. På UiOs For Ansatte-sider finner du gode tips om planlegging, praktisk gjennomføring og markedsføring. Disse sidene er spesielt nyttige om arrangementet ditt finner sted på UiO.