Bruk av Vortexmappe i organisasjonsendringsprosesser

Enhetens Vortexmappe

Hvordan mappen fungerer

• Ved oppstart av en organisasjonsendringsprosess opprettes det en Vortexmappe for den berørte enheten.
• Mappen fungerer som et skjermet arbeidsområde hvor enheten og eierne av de berørte administrative systemene lagrer og bearbeider de originale arbeidsdokumentene knyttet til den pågående organisasjonsendringsprosessen.
• Enhetens tilgangen til Vortexmappen styres av enhetens administrator (1), se veiledning.
• Som regel vil det være systemeierne som laster opp arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe, se veiledning.
• All bearbeiding av dokumentene skal foregå direkte i Vortex, se veiledning.
• Systemeierne tar etter behov back-up av originaldokumentene i en egen mappe som kun systemeiern har tilgang til (2), se veiledning.
• Merk: For at dette skal fungere bra, er det viktig at alle aktørene følger rutinene under nøye!

Arbeidsdokumenter som finnes i mappen

Under arbeidet med aktivitet 1 vil koordinator for organisasjonsendringsprosessen som regel laste opp følgende arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe:

1. aktivitetsstatus-organisasjonsendring-<akronym for enhet>.xlsx - oversikt som viser status for framdrift av endringsprosessen
   Merk: Etter hver arbeidsøkt skal den som har utført arbeidet oppdatere dette dokumentet.
2. betegnelser-stedkoder-<akronym for enhet>.xlsx - oversikt over stedkoder, kostnadssted, arkivsted og betegnelser for enhetens nye organisasjonsstruktur
3. organisasjonskart-<akronym for enheten>.pptx - kart som viser enhetens nye organisasjonsstruktur

Ettersom endringsprosessen skrider fram, vil systemeierne laste opp flere arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe. For å lette oversikten, vil filnavnet typisk starte med akronymet for systemet hvor data er hentet fra, for eksempel:

• sap: Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs lønns- og personalsystem SAP
• oa:  Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs økonomisystem Oracle Applications (OA)
• ephorte: Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte

Hvordan laste opp Office-filer til Vortex

1. Gi filen et fornuftig navn.
   • Navnet må være i tråd med navnekonvensjonene for dokumenter på UiOs nettsider. Dette innebærer bl.a.:
     • Bruk kun små bokstaver.
     • Ikke bruk æ, ø, å; bytt ut med e, o, a.
     • Bruk bindestrek hvis det er flere ord:  -   Ikke bruk mellomrom eller understrek.
   • Bruk formatet <akronym for systemet hvor data er hentet fra>-filnavn-<akronym for enhet>. Da får vi til en ryddig alfabetisk og systemspesifikk oversikt over filene i Vortexmappen.
2. Last opp filen ved å følge USITs veiledning for opplasting av filer i Vortex.
    

Hvordan redigere Office-filer direkte i Vortex

Når office-filer (Excel, Word, PowerPoint) gjøres tilgjengelig i Vortex som mappelisting, kan disse dokumentene redigeres direkte i Vortex, dvs. de må ikke lastes ned på egen harddisk, redigeres og så lastes opp i Vortex igjen.

Slik gjør du det:

• Hold markøren over dokumentet som du ønsker å redigere. Da dukker det opp en grønn lenke Rediger.
  Merk: Hvis lenken Rediger ikke dukker opp, betyr dette at en annen person holder på å redigere filen. Da må du vente til vedkommende er ferdig og har lukket filen igjen.

• Klikk på lenken Rediger.
  Merk: Også selve filen er en lenke som du kan klikke på. Hvis du klikker på denne lenken, vil du kunne lese filen og tilsynelatende også redigere den, men ikke lagre endringene! For å redigere filen må du derfor allid klikke på lenken Rediger.
• Det dukker opp et dialogvindu hvor du skal klikke på knappen OK.

• Office-programmet går i gang og det dukker opp et dialogvindu for å kople deg opp til www-dav.uio.no.
• Oppgi ditt UiO-brukernavn og -passord, huk av for Remember my credentials og klikk på knappen OK.

• Office-filen åpner seg.
• Klikk på knappen Enable Editing øverst i det gule båndet slik at du får lov å redigere filen.
• Klikk også på Maksimer vinduet-knappen øverst til høyre slik at du får se et størst mulig utsnitt av dokumentet på skjermen din.

• Rediger filen.
• Lagre filen på vanlig måte ved å taste Ctrl + S eller Lagre/Save i Fil/File-menyen.
• Merk: Ikke klikk på Lagre som/Save as i Fil/File-menyen. Da vil den oppdaterte versjonen av filen bli lagret som en kopi av originalfilen i enhetens Vortexmappe. Der skal det imidlertid kun ligge originalfiler slik at det er disse det jobbes videre med og det ikke oppstår surr og forvirring. Ønsker du på vegne av din enhet å ta vare på en bestemt versjon av en fil, bør du laste den ned på din PC eller enhetens fellesområde og merke den tydelig som kopi og aktuell dato. Systemeiere lagrer data ved å følge egen veiledning for lagring av data.

• Lukk Office-programmet ved å klikke på X øverst i høyre hjørne.

• Nå vil den oppdaterte filen ligge på nettet samme sted der du åpnet den.
• Klikk på Refresh-knappen øverst i URL-feltet. Teksten under filnavnet vil nå vise når og av hvem filen sist ble oppdatert.

Hvordan systemeiere tar back-up av arbeidsdokumenter

• I hver Vortexmappe ligger det en undermappe hvor systemeiere kan lagre godkjent data og andre kritiske filer for organisasjonsendringen i enheten det gjelder.
• Det er kun systemeierne som har tilgang til denne mappen.
• Klikk på Logg inn-knappen under overskriften For systemeiere i høyremargen for å komme til lagringsmappen.

• Lagringsmappen åpner seg og du kan se kopiene som ligger her og når de ble laget.

Slik tar du back-up:

• Går til Vortexmappen hvor dokumentet som du ønsker å ta back-up av ligger. I det viste eksemplet tar vi back-up av dokumentet betegnelser-stedkoder-sa5.xlsx (1) som ligger i Vortexmappen til SA5.
• Klikk på ditt navn i øvre høyre hjørnet på nettleseren og så på Administrer denne mappen (2).

• Vortexmappen til SA5 som har mappenavn sa5 åpner seg i administrasjonsmodus.
• Fanen Innhold i mappen (1) viser filene og mappen(e) som ligger i mappen.
• Huk av i boksen til høyre for filen du ønsker å ta back-up av (2).
• Klikk på Kopier-knappen i mappens kommandolinje (3).

• Teksten Til kopiering med antall ressurser (filer/mapper) som er blitt huket av for kopiering og knappen Kopier hit dukker opp til høyre for mappesymbolet (1).
• Før du klikker på knappen Kopier hit, må du først navigere til mappen du ønsker å lagre de kopierte ressursene. I dette tilfelle er det mappen lagret-data. Du åpner mappen ved å klikke på lenken lagret-data (2).

• Mappen lagret-data åpner seg (1).
• Nå at du står i mappen der back-up-filen skal lagres, klikker du på knappen Kopier hit (2).

• Under fanen Innhold i mappen dukker det opp en ny fil som foreløpig har samme filnavn som originalfilen, dvs. i dette tilfelle betegnelser-stedkoder-sa5.xlsx.

• For å tydeliggjøre at vi ikke lenger har med originalfilen å gjøre, må vi endre navnet til filen.
• Dette gjør du ved å klikke på filnavnet som er en lenke til filen.
• Filen åpner seg i administrasjonsmodus.
• Klikk på knappen Endre navn.

• Legg til -kopi-åååå-mm-dd mellom det opprinnelige filnavnet og filformatakronymet (1).
• Klikk på knappen Lagre (2).

• Du ser at filen som ligger i mappen lagret-data (1) har fått nytt navn, i dette tilfelle betegnelser-stedkoder-kopi-2013-11-21.xlsx (2).
• Gå tilbake til mappen lagret data i administrasjonsmodus ved å klikke på lagret data i navigasjonslinjen (1).

• Her ser du at back-up-filen har fått det nye navnet (1).
• Klikk på lenken Slutt å administrere (2) for å se mappen i vanlig visningsmodus igjen.

• Også i mappens visningsmodus vises back-up-filen med korrekt navn.

Brukerstøtte

Har du spørsmål, se hvem du kan kontakte.