Leders ansvar ved sykefravær

Fra dag 1: Dialog med sykmeldt og kontroll av sykmelding

Oppfølging av sykmeldtOppfølging av sykmeldt

Hold løpende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.

Avklar:

• Forventet sykeperiode
• Forventet tilbakekomst
• Sykmeldtes arbeidsevne
• Behov for tilrettelegging
• Mulighet for reduksjon/behov for økning av sykmeldingsprosenten

Administrativ oppfølging - kontroll og godkjenning av sykefraværet

Før godkjenning av egenmelding, sjekk at den ansatte har rett til bruk av egenmelding. 

Undersøk samtidig om det er krysset av for "arbeidsrelatert fravær" i egenmeldingen. For slike tilfeller kreves en særskilt oppfølging av tilretteleggingsbehov og hvordan framtidige arbeidsrelaterte fravær kan forebygges. 

• Kontroll av egenmelding

Før kontroll og godkjenning av sykmelding/søknad om sykepenger, skal selvbetjeningsportalen (DFØ) være oppdatert så langt det er mulig. Dette gjelder frammøte, egenmelding og ferie. 

• Kontroll av sykmelding
• Kontroll av søknad om sykepenger

Så tidlig som mulig, og innen 4 uker: Oppfølgingsplan

Oppfølging av sykmeldt

Inviter den sykmeldte til en samtale (møte/telefon) og utarbeid i felleskap en oppfølgingsplan (nav.no). For digital oppfølgingsplan, se informasjon fra Nav (nav.no). 

Planen skal inneholde:

• Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
• Avklaring av om sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen
• Vurdering av tilrettelegging, gradert sykmelding (nav.no) og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomføre
• Dato for neste møte og mål som skal oppnås i mellomtiden

Administrativ oppfølging

Send oppfølgingsplan til sykmelder.

Innen 7 uker: Dialogmøte 1

Oppfølging av sykmeldt

I god tid innen 7 uker: innkall den 100 % sykemeldte til et dialogmøte for å evaluere oppfølgingsplanen og vurdere andre tiltak som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Vær oppmerksom på at aktivitetsplikt (nav.no) inntrer ved åtte ukers sykmelding. 

Ved gradert sykmelding anbefales det også å gjennomføre et dialogmøte såfremt det ikke er åpenbare grunner til unntak. 

Det anbefales å gjennomføre samtalen før den digitale planen fylles ut. 

Oppfølgingsplanen bør også sendes til sykemelder. 

Hvis en av parten ønsker det, kan følgende også delta på dialogmøtet: 

• Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
• Sykmelder og/eller annen behandler dersom arbeidstaker godkjenner det
• En tredjepart, for eksempel tillitsvalgt eller annen rådgiver

Unntak fra å avholde dialogmøte:

• Når sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak.
• Ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogmøte anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogmøte er vurdert, men at det ikke er behov for å avholde. 

Administrativ oppfølging

Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.

Innen 6 måneder: Dialogmøte 2

Oppfølging av sykmeldt

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (vanligvis nærmeste leder) og sykmelder til dialogmøte 2 (nav.no):

• Sykmeldt arbeidstaker og leder som representant for arbeidsgiver har som hovedregel møteplikt.
• Hvis ønskelig kan også Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.
• Tema er evaluering av oppfølgingsplanen og vurdering av muligheter for løsninger som ikke er utprøvd på arbeidsplassen.
• Ved behov kan også rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogmøte anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogmøte er vurdert, men at det ikke er behov for å avholde. 

Administrativ oppfølging

Oppdatert oppfølgingsplan skal sendes NAV senest én uke før møtet. Planen skal vise hvilke  virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.

Fra 8 måneder: Oppfølging av langtidssykemeldte

Oppfølging av sykmeldt

Gruppe for fravær og NAV-refusjoner (GRUF) i Seksjon for lønn tar kontakt med den sykmeldtes nærmeste leder og lokal personalkonsulent. Etter avtale med leder vil GRUF invitere til et møte med den sykmeldte, nærmeste leder og personalmedarbeider. 

Formålet med møtet er å avklare veien videre og eventuelle søknader om stønader. 

I møte med Gruppe for fravær og NAV-refusjoner gjennomgås følgende:

• Forhold som kan påvirke maksdatoen, som ferieavvikling under sykmelding og eventuelle friskmeldingsperioder.
• Informasjon om søknad om uførepensjon fra SPK/ arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV. 
• Informasjon om uførepermisjon fra UiO.
• Sykepengerettigheter etter maksdato.

Ansvaret for å søke om uførepensjon og -permisjon ligger hos den sykmeldte og sykmelder. Gruppe for fravær og NAV-refusjoner kan bistå med veiledning til å fylle ut søknadene. Det er anbefalt å søke minst tre måneder før maksdato. 

Er det ønske om bistand fra Gruppe for fravær og NAV-refusjoner på et tidligere tidspunkt kan nærmeste leder eller personalmedarbeider ta kontakt.

Gruppe for fravær og NAV-refusjoner sender informasjonsbrev til den sykmeldte ut fra den enkeltes situasjon. Leder og personalmedarbeider er kopimottakere. I de fleste tilfeller vil det forutsette at nødvendige avklaringer om videre prosess er foretatt mellom leder og ansatt. 

Administrativ oppfølging

• Bistå Gruppe for fravær og NAV-refusjoner med å avklare behovet for et møte, finne møtetid og sted som passer for alle parter, samt delta på møtet sammen med den ansatte.  
• Bidra med nødvendig informasjon til Gruppe for fravær og NAV-refusjoner for ferdigstillelse av brev til den ansatte om maksdato.
• Motta og behandle søknad om permisjon. 
• Gjøre permisjonsbrev tilgjengelig for Gruppe for fravær og NAV-refusjoner innen gitte frister for lønnskjøring ved UiO.
• Informere Gruppe for fravær og NAV-refusjoner om friskmelding innen maksdato. 

Friskmelding

Oppfølging av friskmeldt medarbeider

Å komme tilbake på jobben, særlig etter langvarig sykefravær, er ikke alltid enkelt. Det kan være behov for tilrettelegging når en ansatt kommer tilbake i arbeid. Tilrettelegging kan være viktig for å forebygge nytt sykefravær. Tilretteleggingsbehovet kan være kortvarig i en overgangsfase eller mer langsiktig. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er derfor viktig også i oppstartsfasen.

• Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
• Så lenge det er behov for det, bør leder og ansatt ha jevnlige møter for å sikre god integrering og for raskt å kunne forebygge nytt sykefravær. Enhet for bedriftshelsetjeneste kan bistå med råd og veiledning. 
• Tilretteleggingstiltak bør følges opp og evalueres underveis. 
• For hjemmekontor som tilretteleggingstiltak, se gjeldende regelverk for fjernarbeid. 

Administrativ oppfølging

• Informer Gruppe for fravær og NAV-refusjoner om at den ansatte er friskmeldt. 
• Hvis det er søkt uførepensjon fra SPK: 
  • Den ansatte må selv melde fra til SPK ved  friskmelding.
  • Gruppe for fravær og NAV-refusjoner kansellerer pensjonsmelding til SPK. 

Fortsatt syk etter maksdato

Oppfølging av syk medarbeider

Dersom den ansatte ikke kommer tilbake til stillingen etter ett år med sykepenger (maksdato), kan den ansatte innvilges permisjon uten lønn fra stillingen i totalt inntil ett år. Det må vurderes fra sak til sak om permisjon skal gis for eksempelvis tre måneder, seks måneder eller ett år av gangen. Ha jevnlig dialog med den ansatte om muligheten for å gjeninntre helt eller delvis i stillingen.

Før den ansatte har hatt permisjon i ett år skal spørsmålet om gjeninntredelse i stilling tas opp med arbeidstakeren. Dersom den ansatte på dette tidspunktet er i et behandlingsopplegg med sikte på å få tilbake full eller delvis arbeidsevne, må den ansatte, på oppfordring fra nærmeste leder, kunne legge frem dokumentasjon som viser hvilke muligheter vedkommende har til å komme tilbake til arbeid i virksomheten, jf. SPH punkt 2.8.2 4. avsnitt.

Innen utløpet av året med permisjonen uten lønn skal det avklares om vedkommende kommer tilbake til stillingen, om hel eller delvis permisjonen unntaksvis skal forlenges eller om vedkommende skal fratre stillingen. Det er således viktig at dialogen mellom den ansatte og leder opprettholdes under permisjon. 

Administrativ oppfølging

• Behandle permisjonssøknad i henhold til gjeldene personalrutine, se personalrutine for søknad om permisjon ved uførepensjon
• Det bør opprettes en skriftlig oppfølgingsplan for hver periode med permisjon uten lønn, som inkluderer en plan for regelmessig dialog/møter med den ansatte i løpet av permisjonstiden. 
• Klinmed: Er du leder ved Institutt for klinisk medisin, skal du følge Klinmeds rutine for oppfølging av sykemeldt over ett år.

Fortsatt syk etter to år

Oppfølging av syk medarbeider

Hvis medarbeideren fortsatt er syk etter to års fravær (ett år med sykepenger og ett år med ulønnet permisjon), må leder i samråd med medarbeideren avklare om det unntaksvis er hensiktsmessig å forlenge permisjonen helt eller delvis, se UiOs praksis om uførepermisjon.

Den ansatte må kunne legge frem dokumentasjon som viser hvilke muligheter vedkommende har til å komme tilbake til arbeid i virksomheten. 

Ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for bistand til videre oppfølging og avklaring.

Administrativ oppfølging

• Følg personalrutinene ved uførepensjon og fratredelse.
• Klinmed: Institutt for klinisk medisin har en særskilt praksis for innvilgelse av permisjon utover ett år.