Leders ansvar ved sykefravær

Fra dag 1: Dialog med sykmeldt og kontroll av sykmelding

Oppfølging av sykmeldtOppfølging av sykmeldt

Hold løpende kontakt med den sykmeldte. Vis omsorg.

Avklar:

• Forventet sykeperiode
• Forventet tilbakekomst
• Sykmeldtes arbeidsevne
• Behov for tilrettelegging
• Mulighet for reduksjon/behov for økning av sykmeldingsprosenten

Administrativ oppfølging - kontroll og godkjenning av sykefraværet

Før godkjenning av egenmelding, sjekk at den ansatte har rett til bruk av egenmelding. 

Undersøk samtidig om det er krysset av for "arbeidsrelatert fravær" i egenmeldingen. Det skal i så fall følges opp med å få avklart om det er aktuelt med  tilretteleggingstiltak og en dialog om hvordan framtidige arbeidsrelaterte fravær kan forebygges. 

• Kontroll av egenmelding

Før kontroll og godkjenning av sykmelding/søknad om sykepenger, skal selvbetjeningsportalen (DFØ) være oppdatert så langt det er mulig. Dette gjelder frammøte, egenmelding og ferie. 

• Kontroll av sykmelding
• Kontroll av søknad om sykepenger

Så tidlig som mulig, og innen 4 uker: Oppfølgingsplan

Oppfølging av sykmeldt

Inviter den sykmeldte til en samtale (møte/telefon) og utarbeid i felleskap en oppfølgingsplan (nav.no). 

Planen skal inneholde:

• Vurdering av sykmeldtes oppgaver og arbeidsevne
• Avklaring av om sykefraværet skyldes forhold på arbeidsplassen og i så fall hvilke tiltak som kan forbedre situasjonen.
• Vurdering av tilrettelegging, se også NAVs sider om tilrettelegging,  og andre tiltak som arbeidsgiver kan gjennomføre
• Dato for neste møte og mål som skal oppnås i mellomtiden

Administrativ oppfølging

Send oppfølgingsplan til sykmelder.

Innen 7 uker: Dialogmøte 1

Oppfølging av sykmeldt

I god tid innen 7 uker: innkall den 100 % sykemeldte til et dialogmøte for å evaluere oppfølgingsplanen og vurdere andre tiltak som kan hjelpe den sykmeldte tilbake i arbeid. Vær oppmerksom på at NAV vurderer aktivitetsplikten ved åtte ukers sykmelding. 

Ved gradert sykmelding anbefales det også å gjennomføre et dialogmøte såfremt det ikke er åpenbare grunner til unntak. 

Det anbefales å gjennomføre samtalen før den digitale planen fylles ut. 

Oppfølgingsplanen bør også sendes til sykemelder. 

Hvis en av parten ønsker det, kan følgende også delta på dialogmøtet: 

• Enhet for bedriftshelsetjeneste (BHT)
• Sykmelder og/eller annen behandler dersom arbeidstaker godkjenner det
• En tredjepart, for eksempel tillitsvalgt eller annen rådgiver

Unntak fra å avholde dialogmøte:

• Når sykdoms- eller skadetilfellet er av en slik art at sykmeldt arbeidstaker uansett vil vende tilbake til jobb uten at det er nødvendig med særlige tilretteleggingstiltak.
• Ved alvorlige sykdomstilstander hvor det kan fastslås at arbeidstaker mest sannsynlig ikke vil være i stand til å vende tilbake til arbeid.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogmøte anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogmøte er vurdert, men at det ikke er behov for å avholde. 

Administrativ oppfølging

Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send kopi av oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.Send oppdatert oppfølgingsplan til sykmelder og til NAV.

Innen 6 måneder: Dialogmøte 2

Oppfølging av sykmeldt

NAV innkaller sykmeldt, arbeidsgiver (vanligvis nærmeste leder) og sykmelder til dialogmøte 2 (nav.no):

• Sykmeldt arbeidstaker og leder som representant for arbeidsgiver har som hovedregel møteplikt.
• Hvis ønskelig kan også Enhet for bedriftshelsetjeneste innkalles.
• Tema er evaluering av oppfølgingsplanen og vurdering av muligheter for løsninger som ikke er utprøvd på arbeidsplassen.
• Ved behov kan også rehabilitering eller arbeidsrettede tiltak i regi av NAV diskuteres.
• I tilfeller der det ikke er behov for dialogmøte anbefales at leder sender inn melding til NAV om at dialogmøte er vurdert, men at det ikke er behov for å avholde. 

Administrativ oppfølging

Oppdatert oppfølgingsplan skal sendes NAV senest én uke før møtet. Planen skal vise hvilke  virkemidler som er tatt i bruk og hvilke som er vurdert.

Fra 8 måneder: Oppfølging av langtidssykemeldte

Oppfølging av sykmeldt

Gruppe for fravær og NAV-refusjoner (GRUF) i Seksjon for lønn tar kontakt med den sykmeldtes nærmeste leder og lokal personalkonsulent. Etter avtale med leder vil GRUF invitere til et møte med den sykmeldte, nærmeste leder og personalmedarbeider. 

Formålet med møtet er å avklare veien videre og eventuelle søknader om stønader. 

I møte med Gruppe for fravær og NAV-refusjoner gjennomgås følgende:

• Forhold som kan påvirke maksdatoen, som ferieavvikling under sykmelding og eventuelle friskmeldingsperioder.
• Informasjon om søknad om uførepensjon fra SPK/ arbeidsavklaringspenger (AAP) fra NAV.
• Informasjon om uførepermisjon fra UiO.
• Sykepengerettigheter etter maksdato.

Ansvaret for å søke om uførepensjon og -permisjon ligger hos den sykmeldte og sykmelder. Gruppe for fravær og NAV-refusjoner kan bistå med veiledning til å fylle ut søknadene. Det er anbefalt å søke minst tre måneder før maksdato. 

Er det ønske om bistand fra Gruppe for fravær og NAV-refusjoner på et tidligere tidspunkt kan nærmeste leder eller personalmedarbeider ta kontakt.

Gruppe for fravær og NAV-refusjoner sender informasjonsbrev til den sykmeldte ut fra den enkeltes situasjon. Leder og personalmedarbeider er kopimottakere. I de fleste tilfeller vil det forutsette at nødvendige avklaringer om videre prosess er foretatt mellom leder og ansatt. 

Administrativ oppfølging

• Bistå Gruppe for fravær og NAV-refusjoner med å avklare behovet for et møte, finne møtetid og sted som passer for alle parter, samt delta på møtet sammen med den ansatte.
• Bidra med nødvendig informasjon til Gruppe for fravær og NAV-refusjoner for ferdigstillelse av brev til den ansatte om maksdato.
• Motta og behandle søknad om permisjon.
• Gjøre permisjonsbrev tilgjengelig for Gruppe for fravær og NAV-refusjoner innen gitte frister for lønnskjøring ved UiO.
• Informere Gruppe for fravær og NAV-refusjoner om friskmelding innen maksdato. 

Friskmelding

Oppfølging av friskmeldt medarbeider

Å komme tilbake på jobben, særlig etter langvarig sykefravær, er ikke alltid enkelt. Det kan være behov for tilrettelegging når en ansatt kommer tilbake i arbeid. Tilrettelegging kan være viktig for å forebygge nytt sykefravær. Tilretteleggingsbehovet kan være kortvarig i en overgangsfase eller mer langsiktig. Dialogen mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er derfor viktig også i oppstartsfasen.

• Avklar om det er behov for fysisk og/eller organisatorisk tilrettelegging etter gjeninntredelse i stillingen.
• Så lenge det er behov for det, bør leder og ansatt ha jevnlige møter for å sikre god integrering og for raskt å kunne forebygge nytt sykefravær. Enhet for bedriftshelsetjeneste kan bistå med råd og veiledning.
• Tilretteleggingstiltak bør følges opp og evalueres underveis.
• For hjemmekontor som tilretteleggingstiltak, se gjeldende regelverk for fjernarbeid. 

Administrativ oppfølging

• Informer Gruppe for fravær og NAV-refusjoner om at den ansatte er friskmeldt.
• Hvis det er søkt uførepensjon fra SPK:
  • Den ansatte må selv melde fra til SPK ved  friskmelding.
  • Gruppe for fravær og NAV-refusjoner kansellerer pensjonsmelding til SPK. 

Rutine for oppfølging av ansatte som har fått innvilget permisjon etter maksdato

Formål

Arbeidsgiver har et overordnet ansvar for å legge til rette for at arbeidstakere med sykefravær i størst mulig grad kan komme tilbake til arbeid, herunder vurdere muligheten for omplassering til en annen stilling. Formålet med denne rutinen er å sikre at ansatte følges opp i permisjonstiden etter opphør av sykepengerettigheter med tanke på tilbakeføring til arbeid, samt angi hvilke vurderinger som legges til grunn for eventuell videre permisjon. Dette vil bidra til at vi hindrer frafall fra arbeidslivet, og at vi får avklart den ansattes framtidsutsikter for å komme tilbake i arbeid, enten det er helt eller delvis.

Praksis for permisjon

I staten er det praksis for at ansatte med sykefravær som regel gis permisjon uten lønn i inntil ett år etter at sykelønnsperioden etter hovedtariffavtalene på 49 uker og fem kalenderdager har løpt ut. Senest 3 måneder før utløp av sykelønnsperioden skal nærmeste leder innkalle til en samtale for å få avklart utsiktene til om den ansatte kommer tilbake til stillingen, eller om det fortsatt vil være et sykefravær, samt  at den ansatte kan få informasjon om hvordan søke om pensjon, og ytelsene vedkommende kan få fra NAV og/eller Statens pensjonskasse.

Oppfølging av den ansatte i permisjonstiden

Det er nærmeste leder som har oppfølgingsansvaret.

Permisjonen innvilges helt eller delvis tilsvarende sykefraværet, og bør som hovedregel innvilges for inntil tre måneder av gangen.

I samsvar med kravene til sykefraværsoppfølging ellers, har både leder og den ansatte gjensidige rettigheter og plikter i permisjonstiden. Leder har ansvar for å lage en oppfølgingsplan i samarbeid med den ansatte.  Oppfølgingen av den ansatte må tilpasses den enkelte, og den ansatte er forpliktet til å medvirke til tilretteleggingen.

Leder gjør en konkret vurdering i dialog med den ansatte på hvor ofte det skal avholdes møter for å sikre at oppfølgingsplanen følges opp og revideres, og leder setter opp møtene enten fysisk på UiO, via Zoom/Teams, eller på telefon. Den ansatte kan ha med seg en bisitter eller en annen tillitsperson på møtene hvis den ønsker det. Lokal HR og/eller annen støttespiller kan delta fra arbeidsgiversiden hvis det vurderes som hensiktsmessig.

Leder avklarer ellers hvordan den ansatte holder kontakt med arbeidsstedet (informasjon på e-post, invitasjon til møter, uformell dialog med leder, mv.) og også mulighet for å delta på aktuelle sosiale tilstelninger.

Innhold i oppfølgingsplanen

Noen sentrale punkter i oppfølgingen, som skal nedfelles i oppfølgingsplanen er:

• Utfra foreliggende prognose, avklare hvor lenge permisjonen skal innvilges. Den ansatte vil i samråd med sin lege/behandler kunne angi sin framtidige arbeidsevne.
• Hvis 100% permisjon: Hva skal til for å komme tilbake i helt eller delvis arbeid?
• Sett opp milepæler og mål for eventuelle oppgaver som skal utføres i perioden.
• Vurdere behov for fortsatt tilrettelegging av arbeidsoppgaver.
  • Aktuelle spørsmål til den ansatte:       
  • Hvis tidligere tilretteleggingstiltak:
  • Hva har fungert, og hva har ikke fungert?
  • Hvis det ikke har fungert, hva er årsakene til det?
  • Er det behov for å justere på tiltakene på grunn av endring/utvikling i behandlingsopplegget og/eller helsetilstanden til den ansatte?
  • Kan den ansatte fortsette i nåværende stilling med x% permisjon, men med endring av arbeidsoppgavene?
  • Er det aktuelt å prøve ut arbeidsevnen på et annet arbeidssted, lokalt eller på en annen enhet?
• Ved behov har leder en dialog med den ansatte på hvordan den ansatte skal kunne få avklart sin arbeidsevne.
  • Hvis den ansatte samtykker til det, kan fastlegen/behandler kontaktes for å få en vurdering av arbeidsevnen og hvilke oppgaver som medisinsk sett er mulig.
  • Hvis den ansatte samtykker til det, kan NAV kontaktes hvis det er behov for arbeidsevnevurdering (vedkommendes muligheter og utfordringer mot kravene på arbeidsplassen og krav i arbeidslivet)
  • Enhet for BHT kan bistå med funksjonsevnevurdering (vurdere kravet til stillingen sett opp mot vedkommendes funksjon).

Underveis i permisjonstiden skal leder og den ansatte ha en fortløpende dialog om hvordan situasjonen er for den ansatte, og hva som skal til for at den ansatte skal klare å øke arbeidsevnen. Er det behov for å justere på oppgavene og tiltakene, eller må en vurdere nye tiltak? Er det behov for å få en bedre avklaring rundt arbeidsevnen?

Dokumentasjon av oppfølgingen

Leder skriver referat fra møtene med oppsummering av hva man har blitt enige om. Den sykmeldte har rett til å kommentere referatet. Alle planer og referater fra møter og samtaler arkiveres i vedkommendes personalmappe. Det samme gjelder dokumentasjon fra lege/behandler/NAV.

Administrativ oppfølging

• Behandle permisjonssøknad i henhold til gjeldene personalrutine, se personalrutine for søknad om permisjon ved uførepensjon

Vurdering av fremtidig arbeidsevne etter ett års ulønnet permisjon

Hvis permisjonen har vedvart i åtte måneder, må leder avklare med den ansatte hvordan den fremtidige arbeidsevnen er.  Det må vurderes om fortsatt permisjon skal innvilges, eller om arbeidsforholdet skal avsluttes.

Relevante momenter i vurderingen er:

• Hva er prognosen? Arbeidsgiver ber den ansatte om å fremskaffe dokumentasjon fra lege/behandler som viser hvilke muligheter den ansatte har for å øke arbeidsevnen innen rimelig tid.
• Om vedkommende fortsatt er i et behandlingsopplegg og eksempelvis har et dokumentert langt behandlingsløp, venter på behandling, eller deltar i et oppfølgingstiltak i regi av NAV.

Det kan være aktuelt med et møte mellom leder, den ansatte, fastlegen og/eller NAV for å avklare sannsynlighet for gjeninntreden i jobb, og i hvilken stillingsprosent.

a) Fortsatt permisjon innvilges for et angitt tidsrom.

Fortsatt permisjon innvilges fordi det er dokumentert av fastlege og/eller av NAV at den ansatte vil kunne gjenoppta arbeidet helt eller delvis innen rimelig tid, som normalt er 6 til 12 måneder avhengig av hvor sikker prognosen er.

Hel eller delvis permisjon innvilges som hovedregel for tre måneder av gangen. Leder har ansvar for at den ansatte følges opp i den utvidede permisjonstiden i henhold til hva som er angitt ovenfor, og i henhold til eventuelle anbefalinger fra lege eller NAV.

b) Avslutning av arbeidsforholdet

Arbeidsgiver må vurdere om det er saklig grunn for oppsigelse. OPA skal i så fall kontaktes for å kvalitetssikre disse vurderingene.

Sentrale momenter i en slik vurdering er hvorvidt syk arbeidstaker vil komme tilbake til jobben innen rimelig tid, og om arbeidsgiver har tilrettelagt så langt det er mulig for å få den ansatte tilbake i arbeid. I sistnevnte ligger det også at arbeidsgiver må vurdere om vedkommende kan tilbys en annen passende ledig stiling ved hele UiO som vedkommende er kvalifisert for, jf statsansattelovens § 20, annet ledd.

Dersom det etter dette fortsatt ikke kan dokumenteres at den ansatte kan gjenoppta arbeidet innen rimelig tid, kan enten den ansatte si opp stillingen selv, eller at arbeidsgiver gjennomfører en oppsigelsesprosess.

Administrativ oppfølging

• Følg personalrutinene ved uførepensjon og fratredelse.