| Aktivitet/oppgave | Ansvarlig | Kommentar | |
|---|---|---|---|
| 1. | Rekrutteringsbehov meldes inn til personal | Seksjonsleder |
E-post til: humanresources@khm.uio.no |
| 2. | Fylle ut anmodningsskjema | Seksjonsleder | Personal bistår i utfylling av skjemaet |
| 3. | Finne kandidater til innstillingskomité | Seksjonsleder | Leder starter arbeidet med å finne kandidater til innstillingskomité. Forslag til navn på deltagere sendes personal |
| 4. | Utarbeide kunngjøringstekst | Seksjonsleder i samarbeid med personal | Ved kunngjøring av stipendiat- og postdoktorstillinger som er en del av KHMs faste stipendiathjemler godkjennes kunngjøringsteksten av museumsdirektøren og leder av forskningsrådet. Øvrige kunngjøringer må godkjennes av styret og rutinene beskrevet i pkt. 6, 7 og 8 følges. |
| 5. | Utarbeide plan for hele ansettelsesprosessen | Personal i samarbeid med seksjonsleder | Tidsplanen bør inneholde tentative datoer for intervjuer og frist for komiteens arbeid. |
| 6. | Saksfremlegg til styret | Personal | Personal lager saksfremlegg til styret og sender dette sammen med forslaget til kunngjøringstekst til godkjenning hos museumsdirektøren i ePhorte. |
| 7. | Ferdigstille sakspapirer til styret | Personal | Personal oversender sakspapirene til lederassistent som sender ut styrepapirene en uker før styremøtet. |
| 8. | Vedtak om kunngjøring | Museumsstyret | |
| 9. | Kunngjøringstekst og skjema sendes fagforeningene | Personal | 3 dagers frist for merknader. Ved krav om drøfting håndteres dette av personal. |
| 10. | Kunngjøring i Jobbnorge | Personal | Sende lenke til seksjonsleder og webansvarlig når kunngjøringen ligger på UiOs nettsider |
| 11. | Opprette tilganger til seksjonsleder i Jobbnorge | Personal | Personal gir opplæring i bruk av rekrutteringsverktøyet ved behov |
| 12. | Oppnevne innstillingskomité | Personal | Personal lager oppnevningsbrev som godkjennes av museumsdirektøren og sendes komiteen. Komiteen får tilgang til Jobbnorge |
| 13. | Oppstartsmøte med komiteens leder | Personal | Personal inviterer komiteens leder til møte. |
| 14. | Orientere søkerne om innstillingskomité | Personal | Personal sender orienteringsbrev til søkerne |
| 15. | Innstillingskomiteen foretar den faglige vurderingen og gjennomfører intervjuer | Leder av innstillingskomiteen | |
| 16. | Vurdering mottas fra innstillingskomiteen | Personal | Personal kvalitetssikrer vurderingen og sender videre til museumsdirektøren for godkjenning |
| 17. | Oversender vurderingen til søkerne | Personal | Den faglige delen av vurderingen sendes søkerne til orientering (uten merknadsfrist) |
| 18. | Saksfremlegg til styret | Personal | Personal lager saksfremlegg til styret. Oversendes museumsdirektøren |
| 19. | Innstilling | Museumsdirektøren | Museumsdirektøren skriver innstilling |
| 20. | Ferdigstille sakspapirer | Personal | Personal samler saken og oversender lederassistent som sender ut sakspapirene en uke før styremøtet |
| 21. | Vedtak om ansettelse | Museumsstyret | Personal kontakter leder og informerer om vedtak |
| 22. | Kontakte nyansatt | Seksjonsleder | Avklare tiltredelsestidspunkt og gi beskjed til personal |
| 23. | Kontakt med søkerne som har vært til intervju | Seksjonsleder | Leder kontakter de søkerne som har vært til intervju og informerer om vedtak |
| 24. | Utarbeide tilbudsbrev og arbeidsavtaler | Personal | Arbeidsavtalene godkjennes av museumsdirektøren i ePhorte |
| 25. | Signert arbeidsavtale i retur | Personal | Oppretter personalmappe og oversender arbeidsavtalen til lønningsseksjonen |
| 26. | Informasjon til søkerne | Personal | Personal informerer alle søkerne om vedtaket og avslutter saken i Jobbnorge og ePhorte |