Mål for prosjektet
Målet med eOmposteringsprosjektet er å forbedre bilagsflyten for håndtering av frikjøp, internhandel og omposteringer ved UiO. Dette har vært en av de siste manuelle prosessene innen økonomiområdet, og endringen vil blant annet bidra til en raskere flyt av bilag, at enhetene er mer à jour med føringene samt at man får et elektronisk arkiv.
Ny løsning
- Det er opprettet 3 maler, en for hver bilagskategori.
- Attestant fyller ut bilaget og sender det til Basware for videre behandling.
- Bilaget vil være tilgjengelig samme sted som vanlige fakturaer, og har leverandørnavn UIO HOVEDBOKSBILAG.
- Det totale fakturabeløpet på bilaget skal alltid være null.
- I Basware benyttes eksisterende fakturaflyt, og bilaget attesteres og godkjennes på samme måte som vanlige fakturaer.
- Så snart bilaget er tilgjengelig i Basware vil det også være tilgjengelig i rapporten F-Konterte fakturaer med/uten fakturabilde.
- Etter at bilaget er godkjent vil det kontrolleres og overføres til økonomisystemet (OA).
- Informasjonen om bilaget er også tilgjengelig i webrapportene og i Kuben som tidligere.
- Se prosessflyt.
Brukerveiledning
- Innføring i eOmpostering for attestanter (pdf)
- Godkjenning av eOmposteringsbilag i Basware
- Attestasjon av eOmposteringsbilag i Basware
Tidsplan for utrulling
| Tid | Enheter |
|---|---|
| 9. november 2015 | LOS, USIT, Cristin og FSAT |
| 23. november - 10. desember 2015 | HF, JUR, OD, UV og KHM |
| 20. januar 2016 | MED |
| 28. januar 2016 | SV |
| 2. februar 2016 | TF, SUM, ISS og STK |
| 22. februar 2016 | MN |
| 2. mars 2016 | UB |
| 11. mars 2016 | EA |
Merk: Selv om din enhet ikke er over på den nye løsningen enda, kan du få bilag fra andre enheter som er over på den nye løsningen i Basware. Vi sender ut informasjon til den enkelte enhet når løsningen rulles ut.
Viktig endring i Basware for alle IP brukere
- Feltet Motpart vil nå bli synlig på konteringslinjen i IP.
- Ved behandling av leverandørfakturaer skal ikke dette medføre noen endringer for brukerne.
- Feltet vil oppdateres automatisk med 00 både ved manuell kontering og matching som tidligere.
- Alle posteringsmaler vil også bli oppdatert.
- Merk også at flere arter enn før er tilgjengelig i Basware, men dette endrer ikke artsbruken for inngående fakturaer.
Hva betyr dette for BDM?
- For BDM betyr dette at man får bilagene til godkjenning i Basware istedenfor at man signerer på papirbilag.
- Bilagene behandles på samme måte som vanlige fakturaer.
- Om det er flere enheter som skal godkjenne bilaget, sendes det til neste godkjenner eller tilbake til attestanten i Basware. Vi ber dere være særlig oppmerksomme på disse bilagene ved måneds- og tertialavslutninger for å sikre at bilagene føres i riktig periode.
Hva betyr dette for attestantene?
- Attestanten på enheten fyller i en mal for frikjøp, internhandel og omposteringer som sendes til Basware istedenfor at man fyller i et papirbilag.
- De som skal opprette bilagene og sende disse til Basware vil få opplæring.
- Når bilagene kommer inn i Basware vil de være kontert basert på informasjonen som er lagt inn i malen.
- Bilaget kontrolleres og korrigeres ved behov, og attesteres og sendes til BDM for godkjenning på samme måte som vanlig.
Andre hovedboksbilag
- I dag er det kun frikjøps-, internhandels- og omposteringsbilag som legges i ny flyt.
- Andre hovedboksbilag som bankbilag, bevilgning og periodiseringer vil sendes via ADI som i dag, men vi vil se på muligheten til å sende flere av hovedboksbilagene via Basware etterhvert.