Ved oppstart av et nytt kalenderår
Ved oppstart av et nytt semester
Oppgaver som gjøres fortløpende gjennom semesteret
Ved semesterets slutt
Registrere nye brukere
Rapporter
Ved oppstart av et nytt kalenderår
Tildele plikt
Man må hvert kalenderår (januar) beregne arbeidsplikt for hver vitenskapelig ansatt. Et årsverk er på 1695 timer for ansatte under 60 år, 1658 timer for ansatte mellom 60 og 62 år og 1568 timer for ansatte over 62 år. AURA regner automatisk ut plikten ut fra personens alder. Fordelingen av plikten i timer mellom forskning, administrasjon og undervisning vil nå komme opp automatisk i timeregnskapet, basert på prosentfordelingen som er lagt inn i ansettelsen.
Tildele plikt til en person
Du kan også beregne plikt ved å gå inn på hver enkelt person tilknyttet din enhet og velg "Plikter". Trykk på knappen "Registrer en ny plikt". Om vedkommende har flere annsettelser er det viktig å velge den rette. Skriv inn årstall og trykk "beregn plikt". Trykk så "Registrer.
Tildele plikt til flere samtidig
Gå inn på "Verktøy" og "Tildel plikt". Velg stedkode og trykk "vis". Har dere mange ansatte anbefaler vi deg å trykke på + helt nederst på siden til høyre. På den måten vises alle ansatte. Huk så av i boksene til venstre på alle du ønsker å beregne plikt for. Nederst på siden skriver du inn året du ønsker at det beregnes plikt for før du trykker på "Tildel".
Stipendiater
Stipendiater som er ansatt for en fireårsperiode har følgende fordeling: 25% undervisningsplikt, 75 % forskning og 0 % administrasjon. Den totale undervisningsplikten over fire år utgjør et årsverk. Du beregner derfor den totalt plikten det første semesteret stipendiaten er ansatt. Etter dette skal du ikke beregne arbeidsplikt for den aktuelle personen. Beregning av plikten til en stipendiat vil derfor kun skje en gang i løpet av ansettelsesperioden.
Stipendiater som er ansatt for en treårsperiode har ingen undervisningsplikt og det vil således ikke være nødvendig å gjøre noen registreringer i AURA.
Ansatte med utenlandsk bakgrunn
Fødselsnummeret til ansatte med utenlandsk bakgrunn starter ikke alltid nødvendigvis med personens fødselsdato. Det er derfor viktig at det femte og sjette tallet i deres fødselsnummeret virkelig er årstallet de er født. Det er det femte og sjette tallet i en persons fødselsnummer AURA tar utgangspunkt i når alder og arbeidsplikt beregnes. Alternativt må plikten beregnes manuelt.
Ved oppstart av et nytt semester
Opprette emner
Under fanen Emner skal alle emner som går det aktuelle semesteret være registrert/knyttet til et semester. Du kan registrere nye emner etter behov. For å registrere et emne (knytte det til et aktuelt semester) velger du ”Emner” og ”Registrer et nytt emne". I første nedtrekksmeny velger du ønsket emne. Legg inn årstallet og om det er vår eller høst-semester. For emner som strekker seg over flere semestre legger du også inn ”periode”. Om ønskelig kan også annen informasjon om anntall studenter på emnet legges inn. Velg om emnet er aktivt eller inaktivt. Trykk ”Lagre”.
Første gang et emne knyttes til et semester må det gjøres enkeltvis. Etterhvert som emnene gjenntas kan man opprette flere emner samtidig. Gå da inn på "Emner". Huk av emnene du ønsker å knytte til et semester. Skriv inn årstall helt nederst på siden. Velg semesteret emnene skal kopieres til. Trykk ”Kopier".
Legge inn fradrag
Man må hvert semester registrere fradrag for hver vitenskapelig ansatt.
Registrere fradrag på en person
Gå inn på den aktuelle personen og velg "Fradrag". Velg "Registrer et nytt fradrag". Pass på å velge riktig ansettelse. Velg fradragstype. I feltene "Fra" og "Til" velger du for høstsemesteret "fra 1.7 til 31.12" og for vårsemesteret "1.1. til 30.6". Trykk på "Bruk standardverdi for antall tilknyttet valgt type". For fradrag som ikke har standardverdi (for eksempel sykemelding) må du selv regne ut hvor mye fradraget utgjør.
Kopiere fradrag
Mange ansatte har noen eller flere av de samme fradragene hvert semester. Det er mulig å kopiere fradrag fra et semester til et annet for flere personer samtidig. Gå inn på "Verktøy" og "Kopier fradrag". Velg semester du ønsker å kopiere fradrag fra. Huk så av ønskede personer, velg årstall og semester du ønsker fradragene kopiert til (nederst på siden) og trykk "Kopier".
Forskningstermin
For forskningstermin må du legge inn antall timer forskningsterminen tilsvarer. For en ansatt med 100% forskningstermin vil antall timer tilsvare antall timer de har i undervisningsplikt.
Frikjøp forskning
Legg inn eventuelle frikjøp til forskningsprosjekter. Husk å legge til en merknad om hvilket prosjekt det gjelder.
Fradrag som utgjør deler av undervisningsplikten
Hvis du har behov for å regne ut for eksempel hva halvparten av undervisningsplikten til en person utgjør i timer, går du inn på "Personer" og søker opp den aktuelle personen. Velg "Regnskap". Her ser du hvor mange timer personen har i undervisnignsplikt per semester.
Arbeid utført for andre enheter
Det hender at månedslønnede utfører arbeid for andre enheter. Et eksempel: Hans Hansen ved UV skal sensurere en masteroppgave ved NTNU. Dette skal føres på arbeidsplanen til Hans Hansen. UV må så sende faktura til NTNU for timene. For å få registrert dette arbeidet anbefales det å legge inn arbeidet som et fradrag. Man må da altså opprette en fradragstype som heter for eksempel "Arbeid ved ekstern enhet".
Oppgaver som gjøres fortløpende gjennom semesteret
Opprette bilag
Det anbefales at kun én person ved hver enhet har i oppgave å opprette bilag i AURA.
Velg “Verktøy" og “Opprett bilag". Du får da opp alle arbeidsoppgaver som ikke er utbetalt, men som er satt til gjennomført og hvor dato for postlagt kontrakt, dato for signert kontrakt, tiltakskode og artskode er satt inn. Merk at overtid ikke medregnes i billagene, siden dette skal registreres av den enkelte selv i HR-portalen.
Huk av avtalene det skal opprettes bilag for (man kan huke av flere samtidig), og trykk på “Opprett bilag". Du får da opp ferdig(e) bilag som må printes ut og signeres av deg og person med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Sammen med arbeidskontrakten(e) sendes bilaget/bilagene til Seksjon for lønn (sentralt) for utbetaling. Det anbefales å ta kopi av bilagene før de sendes til Seksjon for lønn.
Merk! Det er ikke mulig å forhåndsutbetale bilagslønn. Det er derfor en begrensning i AURA slik at det ikke er mulig å generere bilag for oppgaver som har en periode som strekker seg forbi dagens dato. Vi anbefaler dere å benytte dere av muligheten til å delutbetale arbeidsoppgaver i en kontrakt. Det vil si at kontrakter som har flere arbeidsoppgaver kan betales ut etter hvert som arbeidsoppgavene blir gjennomført. Husk da å kopiere kontrakten slik at en kopi av kontrakten kan sendes inn sammen med alle bilagene som sendes inn.
Legge inn sykemeldinger
Det anbefales rutiner for å få informasjon om sykemeldinger hos hver enkelt enhet. En løsning er at superbruker for AURA får månedlige oppdateringer på sykemeldinger fra kontorsjef/enhetsleder.
Sykemeldinger skal legges fortløpende inn i AURA, og må legges inn manuelt. Man trenger kun å registrere sykemeldinger på personer som har undervisningsplikt.
Sykemeldinger opererer med dager, mens AURA opererer med timer. Antall timer hver person skal få fratrekk for vil derfor variere fra stillingstype til stillingstype. Du må altså først finne ut hvilken type stilling vedkommende har og hvor mange prosent som er satt av til undervisning. (Se eventuelt avsnittet "Generell informasjon").
En dag utgjør 7,5 timer, en uke således 37,5 timer. For å beregne hvor mange timer hver sykedag utgjør må du bruke en av følgende formeler:
undervisningsplikt * 37,5 * antall uker * sykemeldingsprosent = x timer
undervisningsplikt * 7,5 * antall dager * sykemeldingsprosent = x timer
Hvis en professor, med 50% undervisningsplikt, har vært 70% sykemeldt i to uker vil regnestykket se slik ut:
0,5 * 37,5 * 2 * 0,7 = 26,25 timer
Hvis en professor, med 50% undervisningsplikt, har vært 70% sykemeldt i 4 dager vil regnestykket se slik ut:
0,5 * 7,5 * 4 * 0,7 = 10,50 timer
Når du har funnet ut hvor mange timer den aktuelle sykemeldingen gir i uttelling går du inn på den aktuelle personen og velger "Fradrag". Trykk på "Registrer et nytt fradrag". Velg type "Sykemelding". Legg inn "fra" og "til". Legg så inn timeantallet. I merknadsfeltet skriver du for eksempel: 70% i perioden 26.03-24.04. 4 uker og 2 dager.
OBS! For personer som ikke er ansatt 100% må du først regne om prosentsatsen i undervisningspliken til å samsvare med den totale prosenten i ansettelsen..
Endring av grunndata for ansatte
Når en person går opp i lønn, endrer ansettelsesforhold, slutter etc. må superbruker endre dette i AURA. Det anbefales rutiner for å få denne informasjonen. Et forslag er at personalansvarlig informerer superbruker på hver enhet hver gang det skjer en endring. (Det jobbes med å få gjevnlige importer fra SAP slik at vi unngår manuelle registreringer på dette området).
Planlegging og stipulering av ressursbruk
Ved å gå inn på Emner og trykke på et gitt emne får man opp fanen Informasjon, Planlegging og Arbeidsavtaler.
Under Informasjon ser man basisinformasjon om emnet.
Under Planlegging kan man legge inn alle aktiviteter man regner med/tror kommer til å bli gjennomført det aktuelle semesteret. Dette gjøres ved å trykke på "Planlegg en ny aktivitet". Velg aktivitetstype, hent uttelling, legg inn antall timer og lønnstrinn. Hør med økonomiansvarlig hvilket lønnstrinn som er ønskelig å bruke til stipuleringen av kostnadene. Etterhvert som alle ønskede aktiviteter er lagt inn får du en oversikt over alle planlagte aktiviteter ved å trykke på "Planlegging".
Under Arbeidsavtaler får man en oversikt over alle avtaler som er registrert på emnet det aktuelle semesteret.
Ved semesterets slutt
Arbeidsplaner for enkeltpersoner
Søk opp ønsket ansatt under "Personer", velg personen og klikk på “Regskap". Her får du opp en samleoversikt over alle semestre personen har vært ansatt pluss kommende semestre. Her får man en fin oversikt over personens plikt, antall registrerte timer de ulike semestrene og og saldo for timeregnskapet per semester. Klikk på det enkelte semesteret for å få opp et detaljert timeregnskap for personen. Dette kan skrives ut ved at du trykker på “Last ned regnskap som PDF". Denne må leveres den ansatte for at vedkommende skal kunne se sin plan og melde tilbake om eventuelle feil og mangler.
Timer den ansatte har jobbet for mye eller for lite vil automatisk overføres til neste semester.
For å få en total oversikt over all aktivitet ved enhetens månedslønnede går du inn på "Rapporter" og "Timeregnskap". Velg det semesteret du ønsker å se og trykk "Vis timeregnskap". Ved å trykke på "Last ned regnskap som PDF" får du en PDF som viser alle månedslønnedes timeregnskap for det valgte semesteret.
Registrere nye brukere
Superbruker kan registrere nye brukere ved egen enhet.
Gå til "Innstillinger" og klikk på “Brukere" og “Registrer en ny bruker". Skriv inn brukernavn og trykk på “Hent personinformasjon fra LDAP". Se over at du har valgt riktig person og at alle feltene er fyllt ut før du trykker på "Lagre". Trykk igjen på "Brukere" og søk opp personen. Trykk på navnet til vedkommende. Velg "Registrer en ny rettighet". Velg så hvilken stedkode vedkommende skal ha tilgang til. Huk av for rettighet "bruker" og trykk "Lagre". Det er mulig å registrere tilgang til flere stedkoder på en og samme bruker.
Rapporter
Under fanen "Rapporter" kan man hente ut en rekke rapporter basert på ulike ønsker og utvalg. Alle rapportene kan eksporteres ved å velge "Last ned"-knappene nederst til venstre. Du kan da åpne resultatene i Excel og bearbeide dem om ønskelig.