FS214.001 Send e-post
I alle bilder, rapporter og rutiner i FS som inneholder personer i FS kan man enkelt sende e-post. Klikk med høyre musetast så får du opp en meny hvor du kan velge "Send e-post". Rutinen har som default at alle utsendelser arkiveres i 60 måneder.
- 'FS214.001 Send e-post' åpner seg med personene fra bildet/rapporten/rutinen som er hentet frem.
- Velg adressetype. All e-post til studenter skal sendes til intern e-postadresse. Man kan sende til ekstern e-postadresse i tillegg, men det skal ikke sendes informasjon kun til ekstern e-postadresse.
- Fyll inn avsender på følgende form; returadresse@sted.uio.no Returadressen må være en gyldig uio-adresse for at e-posten skal bli sendt. Vurder om e-posten er fra deg som saksbehandler eller fra enheten/institusjonen. Dersom du ofte sender fra en avsenderadresse forskjellig fra din personlige, kan det være lurt at du bruker 'Sett som default"-knappen.
- Tidsforsinkelse før utsendelse av e-post (minutter). Funksjonaliteten gir deg mulighet til å se og sjekke e-postene før de blir sendt ut. Sett passende antall minutter for å aktivere. Default er 0 minutter.
- Subject, bør inneholde en fornuftig tekst som forteller hva e-posten handler om. Utplukket av personene vil avgjøre om teksten trengs på bokmål, nynorsk og/eller engelsk. Hvit bakgrunn angir behov, grå bakgrunn angir at det ikke er behov.
- Tekst, her skrives teksten i e-posten. Det er viktig at man tidlig nevner hvem som er mottagere av e-posten. Denne fremkommer nemlig personlig for hver enkelt mottaker. Det er ikke mulig å sende med vedlegg, lenk i stedet til nettsider der ev. dokumenter ligger. Maksimal lengde på e-post fra FS er 4000 tegn - en knapp A4-side. Lenken skriver du inn med https:// og så adressen f.eks. https://www.uio.no, altså ikke noe html-koding.
Utplukket av personene vil avgjøre om teksten trengs på bokmål, nynorsk og/eller engelsk. Hvit bakgrunn angir behov, grå bakgrunn angir at det ikke er behov. For å se hele teksten, kan du stå i tekstfelt med hvit bakgrunn og trykke Ctrl+T. Da kan du redigere teksten, trykke på knappen OK. Husk å lagre. - Fra FS8.3.6: Dersom tekst for emne og melding er oppgitt for minst et av språkene som defineres av studentutplukket, men ikke alle, så vil en få følgende varsel når e-post skal sendes ut:
«Du er nå i ferd med å sende XXXX-tekst til X-antall mottakere som ønsker å tilskrives på XXXXX og YYYYY. Ønsker du å fortsette?»
I disse tilfellene vil teksten for emne og melding som sendes ut vises i grå skrift for de språk en ikke har oppgitt tekst for. Merk at dersom kun emne eller melding gis tekst, så vil ingen av disse bli benyttet ved utsending.
Med dette slipper du å kopiere tekster mellom språkfeltene i de tilfeller du ikke ønsker å lage tekst på ulike språk/målform.
- Antall personer det skal sendes e-post til vises frem ved at det for inntil 9 mottakere vises grønn tekst, inntil 99 med orange tekst og flere enn dette med rød tekst. Utplukket viser antall studenter som er registrert på hver målform/språk.
- Når teksten er ferdig skrevet kan du kjøre rapporten med control-R. Den blir da lagt i kø og sendt ut.
Dialogbildet E-post kø
Dersom du har trykket på knappen 'Vis e-post-kø', kommer du til dialogbildet E-post kø. Der har du muligheter til å holde kontroll på e-poster du selv har lagt til utsending, men som ikke er sendt ut ennå. Under alle mulighetene får du spørsmål om du vil velge kun valgt e-post eller alle e-poster i samme forsendelse. Du kan:
- Slette e-post. Trykk på Rødt kryss-symbolet.
- Forsinke utsendelse av e-post med ett døgn. Trykk på timeglass-symbolet.
- Sende e-post nå, dvs. fjerne forsinkelsen du satt med timeglassymbolet. Trykk på grønn trekantpil-symbol.
- Redigere e-postadresser du ser at er feil. Trykk på blyant-symbolet.
Sende e-post til enkeltperson
- Søk opp personen i student samlebilde
- Kontrollér at du har rett person og at du kun har én person oppe
- Høyreklikk i hoveddelen av bildet
- Velg rutinen send e-post som over (FS214.001). Dobbelsjekk at du har riktige personer i utplukket og i riktig antall.
- Legg i tekst, subject og rett avsender
- Sjekk at det er haket av for arkivering etter utsendelse (se over)
- Send ved å kjøre rutinen (ctrl + R)
Se hvilke e-poster som er sendt fra UiO til student
Du kan se hvilke e-post en student har fått i dokumentarkivet.