*neste digitale saksbehandlerdag 19. september*
Hvert fakultet har ett opptak for utveksling. I FS heter opptakene UT-HF, UT-MED, UT-SV osv. I tillegg administreres institusjonsavtalene (bilaterale avtaler og Nordlys) av Seksjon for studiekvalitet (SK) under UT-UIOAT.
Studenter kan søke på tre alternativer under hvert opptak. Med unntak av UT-MEDISIN og UT-JF der studentene kan søke på fem. Hvis studentene har søkt flere opptak, må de fylle ut en fullstendig prioritering i et nettskjema som SK legger inn i feltet "Merknad" i Søknad Samlebilde.
Etter at studenten har søkt via Søknadsweb, vil opplysninger om studentens søknad ligge i Søknad samlebilde i FS. Søknad samlebilde finner du ved å gå inn FS på: Opptak>Bilder>Søknad samlebilde
Søkerlister hentes ut via Rapport FS101.001 Søkerliste (Opptak>Rapporter>Søkerlister>FS101.001 Søkerliste). Sett inn valgte UT-opptak, termin og hak av for 'Alle studietyper'. Hak av for 'Generell merknad', 'Søkers merknad' samt 'Vurdering'.
Behandling av søknader i Søknad Samlebilde
1. Finn riktig opptak
Gå inn i Søknad Samlebilde og hent opp søkeren ved å taste inn fødselsnummeret (11 siffer) eller studentnummer, og opptakstypekode for eksempel =”UT-HF” og år =”2022” og termin=”VÅR/HØST”. Du kan også hente frem studenten ved å skrive inn etternavnet, ev. deler av dette og avslutte med ’%’
2. Er studenten kvalifisert?
Sjekk at studenten oppfyller det relevante UT-opptakets krav til kvalifikasjoner/krav hos partneruniversitetet:
- studierett
- avlagte studiepoeng
- karaktersnitt i henhold til avtalen
- språkkunnskaper osv.
3. Merknad/vurderingsfelt
I feltet Merknad i overbildet legger SK inn studentens rangering av søknadsalternativ hvis studenten har søkt flere utvekslingsopptak og sendt inn rangering via nettskjema. Innholdet i dette feltet vil bli synlig for søker hvis merknaden registreres som Merknad søker. Merknad og Vurdering er kun synlig for andre saksbehandlere. For å legge inn ny Merknad eller Vurdering, sett inn ny rad under Merknad. For å åpne merknaden, trykk Ctrl + T eller trykk på ikonet i høyre hjørne ved merknaden.
4. I det hvite feltet midt i bildet ligger studentens vitnemål. Det er registrert med et unikt Vmnr, samt dato for utstedelse (Utst.dato).
5. Hvis studenten har samtykket til at UiO kan innhente resultatene dine fra andre norske læresteder, vises dette her: .png)
6. I underbildet SøkAlt ser du hvilke søknadsalternativer studenten har søkt på i prioritert rekkefølge.
7. Dersom fanen Dok er markert i blått betyr dette av søkeren har lastet opp dokumentasjon.
8. Hvis fanen Valg er markert med blått vil dette si at søkeren har aktivt valgt ett- eller to semesters utveksling, eller prioritert mellom gratis/betalplass der hvor dette er mulig.
9. Kvalifisering i Profil
I underbildet Profil registreres det om studenten er kvalifisert eller ikke. Hvis søkeren er kvalifisert til å reise ut på alle alternativene, setter du J i gult felt 'Bestått' og J i gult felt 'Gyldig'. Hvis søkeren ikke er kvalifisert, setter du inn N. Vær oppmerksom på at alternativene i fanen Profil IKKE står i prioritert rekkefølge! Dobbeltsjekk derfor at du har kvalifisert til riktig søknadsalternativ. Kravelement henspiller på studietypenummer og har derfor formen K_'studietypenr'. Når du har lagt inn J + N, lagrer du 'Enter' og trykker på 'Fullfør' (hvis ikke lagres ikke informasjonen).
10. Innvilge tilbud
I underbildet SøkAlt innvilger/avslår du tilbud ved å sette inn
'I- Søknad innvilget' for tilbud
'B- Bortfall pga tilbud på høyere prioritet' på lavere rangerte søknadsalterantiver hvis søker har fått tilbud på en høyere prioritet.
'IT- Ikke tilbud' hvis studenten er kvalifisert men ikke får tilbud. Merk at du må sette J for kvalifisert under Profil, hvis ikke vil studenten se teksten 'ikke kvalifisert' i Søknadsweb.
'AV- Ikke kvalifisert' for avslag hvis søkere ikke er kvalifisert for avtalen
Lagre ved å trykke 'Enter' og 'Fullfør'.
11. Vilkårsstatus
I samme fane legger du inn tilbud for Gratis eller Betalplass (hvis dette er aktuelt) under Vilkårsstatus
12. Saksbehandle i andre opptak
Hvis studenten har søkt flere utvekslingsopptak og du har innvilget et tilbud, husk å legg inn 'B' for 'Bortfall pga tilbud på høyere prioritet' på de andre opptakene for å gjøre jobben lettere for andre saksbehandlere. Du trenger ikke å legge inn Profil for søknadsalternativ hvor det kun skal legges inn B. Det samme gjelder hvis du saksbehandler søk.alt som studenten har som høyere prioritet
13. Tilbudsbrev
Hvert fakultet + SK har egne rutiner for utsending av tilbud med egne svarfrister. Den mest brukte rutinene er at svar på søknad sendes til studenten per epost ved å benytte FS-rapport 214.001. For informasjon om hvordan sende tilbud med e-post, se sende e-post med FS
14. Avslagsbrev
Avslag på søknad til et utvekslingsopptak regnes som et enkeltvedtak. Studenten har derfor krav på klageadgang. Under følger malforslag til avslagsepost.
Hei,
vi viser til din søknad om utveksling gjennom institusjonsavtalene/SV-avtalene/MN-avtalene og beklager å måtte avslå din søknad.
Din søknad ble avslått på grunn av
- et for lavt karaktersnitt i forhold til opptakskravene til de avtaleuniversitetene du søkte til.
- at du ikke nådde opp i konkurransen om plassene
- at du har avlagt for få studiepoeng for å kvalifisere til plass på avtalen
- manglende studierett
Innstilling til utveksling gjennom UiOs avtaler forutsetter at man oppfyller krav med tanke på tilbakelagte studier. Disse kravene gjelder alle studenter som ønsker å reise på utveksling, og utgjør dermed minstekravet. Ved utvelgelse av kandidater til utveksling, er UiO også forpliktet til å etterfølge vilkårene i utvekslingsavtalen samt lokale opptakskrav ved det enkelte avtaleuniversitet.
Du kan klage på dette vedtaket, jf. forvaltningslovens § 28. Frist for å klage er senest 3 uker etter at du har mottatt denne e-posten, jf. forvaltningslovens § 29. Klagen må underskrives av deg eller den du gir fullmakt. I klagen skal du oppgi hvilket vedtak du klager over, den endring du ønsker, og du bør oppgi de grunnene du har for å klage, jf. forvaltningslovens § 32. En eventuell klage merkes med «Til klagenemnda» og sendes: Universitetet i Oslo, Seksjon for Studiekvalitet, Postboks 1072, 0316 Oslo
Vennlig hilsen
UiO:Utveksling