Reiseforberedelser
En rekke forhold må være på plass før du bestiller en tjenestereise.
Vurder telefonmøte eller videokonferanse
UiO ønsker å opptre så kostnadseffektiv og miljøvennlig som mulig. Vurder derfor alltid om reisen kan erstattes med et telefonmøte eller en videokonferanse.
Få reisen godkjent og søk om støtte
- Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet, jfr. Innenlandsregulativ §1 pkt 2 og Utenlandsregulativ § 1 pkt 2 (lovdata.no).
- I de fleste tilfeller skjer dette gjennom en muntlig avtale. Forhør deg med din leder hvis du er usikker på hvordan dette praktiseres ved din enhet.
Noen enheter har egne retningslinjer:- ARENA Senter for europaforskning: Fyll ut søknadsskjema for reiser (word).
- Sosialantropologisk institutt (SAI): Gi beskjed om fravær til bortemelding@sai.uio.no. Hvis reisen har konsekvenser for arbeidsoppgaver, må du i tillegg innhente tillatelse fra instituttleder.
- Naturhistorisk museum (NHM): Fyll ut reisegodkjenningsskjema (word).
- USIT: Send søknad om tjenestereise til seksjonsleder, du kan bruke e-post. Levèr samtidig kostnadsoverslag for reise ved utenlandsreiser og ved reiser som kommer til å koste over kr 10.000,- Ved utenlandsreiser må du også ha godkjennelse/underskrift av IT-direktøren. Husk også at du skal skrive reiserapport dersom du deltar på konferanser og lignende på vegne av USIT.
- Søk evt. om finansiell støtte. Se om det finnes relevante finansieringskilder på din enhet, eller kontakt din leder og finn ut hvilke muligheter du har.
Bruk kredittkort
- Kredittkort bør brukes i forbindelse med tjenestereiser og alle typer tjenesterelaterte utlegg. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. Årsavgiften er dekket av UiO og gir mulighet til utsatt betaling.
- Reiser som er betalt med kortet er dekket av Eurocards reiseforsikring.
- Registrer dine kredittkortopplysninger i HR-portalen. Da slipper du manuell registrering av tjenesteutlegg, og du trenger ikke vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.
Les mer om fordeler med Eurocard
Slik søker du om kredittkort
- Ha ditt UiO-ansattnummer og din BankID tilgjengelig. Ansattnummeret finner du på lønnslippen din i HR-portalen, se brukerveiledning.
Merk: Kredittkorttransaksjoner vil ikke bli importert til HR-portalen hvis ansattnummer mangler. - Registrer din UiO e-postadresse på Eurocards søknadsportal (eurocard.no) og fyll ut søknadsskjema.
Merk: Siden du i utgangspunktet søker om et ordinært kredittkort, men med årsavgiften betalt av og betingelser tilpasset UiO, vil du bli bedt om å oppgi din årlige bruttoinntekt, formue og samlet gjeld for husstanden, hovedbankforbindelse og evt. andre betalingskort du disponerer. - Undertegn din søknad elektronisk ved å bruke BankID eller Bypass. Hvis du ikke har mulighet til å signere elektronisk, trykk på at du vil signere manuelt. Hvis du velger å signere på papir, må du skrive ut den ferdige søknaden og legge ved kopi av gyldig legitimasjon bekreftet av leder. Dokumentene sendes da per post til Eurocard, Filial av Eurocard AB, v/EDB Card Services AS, 8607 Mo i Rana.
- På bakgrunn av din søknad foretar Eurocard en personlig kredittsjekk.
Merk: Resultatet vil kun meddeles kredittkortselskapet og deg selv, ikke UiO. - Oppdater dine kredittkortopplysninger i HR-portalen slik at transaksjoner blir tilgjengelig for utbetaling av reise- og utgiftsrefusjoner.
Kundestøtte
Spørsmål om ditt kredittkort hos Eurocard kan du stille til Eurocard kundeservice (eurocard.no).
Når du slutter ved UiO
Hvis du har kredittkort gjennom UiO og avslutter ditt arbeidsforhold her, ta kontakt med Eurocard kundeservice (eurocard.no) og gi beskjed om du ønsker å avslutte ditt kundeforhold eller beholde kredittkortet til andre betingelser. Hvis du velger å avslutte kundeforholdet, trenger du ikke å returnere kortet, men bare makulerer det.
Oppdater personlig profil hos Egencia
Alle reiser skal bestilles hos Egencia. For å bestille eller for at andre skal kunne bestille for deg, må du ha en oppdatert profil. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort.
Alle reisebestillinger skal være knyttet til din UiO-epostadresse, og denne adressen skal stå oppført i profilen.
- Logg inn med ditt UiO-brukernavn og passord.
- Klikk på pilen ved siden av navnet ditt øverst oppe i høyre hjørne, og du får opp en lenke "Profil". Klikk på den, og du kan redigere profilen under de ulike menyvalgene øverst på siden. Merk: Ikke skriv inn noe i passordfeltene, din UiO-loggin er allerede aktivert!
- Du får automatisk opprettet en profil der betalingen skal skje med kredittkort. Du må derfor legge inn kredittkort-informasjon. Hvis du ikke har kredittkort, søk om kredittkort. Se under for alternative betalingsmåter.
- Gjør evt. andre endringer. Husk å lagre.
Betaling gjennom faktura
I henhold til UiOs retningslinjer for reise er kredittkort foretrukket betalingsmåte, og med din Egencia-profil blir ditt kredittkort belastet. Dersom du av en eller annen grunn ikke kan bruke kredittkort, kan du søke om å få fakturaprofil i Egencia-systemet.
Søknad om fakturaprofil
Send e-post til reiseportal@admin.uio.no hvor du ber om å få endret til fakturaprofil. Tildeling av fakturaprofil skal godkjennes av leder med budsjettdisponeringsmyndighet og e-posten skal inneholde signert bekreftelse (pdf) fra leder om at aktuell person kan tildeles fakturaprofil.
Det kan ta noen dager å få opprettet ny profil. Dersom reisebestillingen haster, kan du som et engangstilfelle få gjennomført bestillingen med faktura som betalingsmåte ved å ta kontakt med Egencias reisekonsulenter og booke reisen som gjest:
- Åpningstid: Mandag-Fredag 08.00-17.00
- customer_service@egencia.no
- 23 15 04 40
Reiseforskudd
Ved UiO utbetales forskudd kun unntaksvis. Se nettsiden om reiseforskudd for hvordan du kan unngå behovet for reiseforskudd, evt. om din planlagte reise kvalifiserer til unntak.
Bruk av egen bil
- Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes av arbeidsgiver. Undersøk med din leder med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) om du skal fylle ut samtykkeerklæring (word) - nynorsk (word) eller om det holder med en muntlig avtale.
- For hver kjørte strekning skal det spesifiseres dato, startsted, sluttsted og antall kilometer, og på reiseregningen må du oppgi navn på evt. passasjerer.
- For godtgjørelse se statens satser for reiser innland, § 6 (regjeringen.no).
Bruk av IT-ressurser
Skal du bruke IT-ressurser under reisen og oppholdet i utlandet, bør du ta noen forholdsregler når det gjelder sikkerhet rettet mot bruk av IT-utstyr. Dette er spesielt viktig når du reiser til et høyrisikoland. Les USITs anbefalinger om bruk av IT-ressurser ved utenlandsreiser.
Utenlandsopphold
Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn. Sjekk huskelisten med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.