Reiseforberedelser
En rekke forhold må være på plass før du bestiller en tjenestereise.
Tenk miljø
UiO ønsker å opptre så miljøvennlig og kostnadseffektivt som mulig. Start derfor reiseplanleggingen din alltid med å sjekke våre grønne reisetips!
Få reisen godkjent og søk om støtte
- Alle reiser skal være forhåndsgodkjent av leder med budsjettdisponeringsmyndighet, se Innenlandsregulativ §1 pkt 2 og Utenlandsregulativ § 1 pkt 2 (lovdata.no).
- I forkant av reisen, sender du reisesøknad i selvbetjeningsportalen, se veiledning (dfo.no).
- Søk evt. om finansiell støtte. Se om det finnes relevante finansieringskilder på din enhet, eller kontakt din leder og finn ut hvilke muligheter du har.
Bruk kredittkort
- Kredittkort må brukes i forbindelse med tjenestereiser og alle typer tjenesterelaterte utlegg. UiO har en avtale om Eurocard Corporate Gold som betalingskort med personlig ansvar til alle ansatte. Årsavgiften er dekket av UiO og gir mulighet til utsatt betaling.
- Reiser som er betalt med kortet er dekket av Eurocards reiseforsikring.
- Registrer dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Merk: Dette må du gjøre også hvis du hadde et kredittkort registrert i den gamle HR-portalen. Ved å registrere kredittkortopplysningene dine slipper du manuell registrering av tjenesteutlegg, se hvordan du leser inn kredittkorttransaksjoner som reisebilag i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Du trenger dessuten ikke vente på fakturaen fra Eurocard før du skriver reiseregning.
Les mer om fordeler med Eurocard
Slik søker du om kredittkort
- Ha ditt UiO-ansattnummer og din BankID tilgjengelig. Ansattnummeret finner du på lønnslippen din i selvbetjeningsportalen, se brukerveiledning (dfo.no).
Merk: Kredittkorttransaksjoner vil ikke bli importert til selvbetjeningsportalen hvis ansattnummer mangler. - Registrer din UiO e-postadresse på Eurocards søknadsportal (eurocard.no) og fyll ut søknadsskjema.
Merk: Siden du i utgangspunktet søker om et ordinært kredittkort, men med årsavgiften betalt av og betingelser tilpasset UiO, vil du bli bedt om å oppgi din årlige bruttoinntekt, formue og samlet gjeld for husstanden, hovedbankforbindelse og evt. andre betalingskort du disponerer. - Undertegn din søknad elektronisk ved å bruke BankID eller Bypass. Hvis du ikke har mulighet til å signere elektronisk, trykk på at du vil signere manuelt. Hvis du velger å signere på papir, må du skrive ut den ferdige søknaden og legge ved kopi av gyldig legitimasjon bekreftet av leder. Dokumentene sendes da per post til Eurocard, Filial av Eurocard AB, v/EDB Card Services AS, 8607 Mo i Rana.
- På bakgrunn av din søknad foretar Eurocard en personlig kredittsjekk.
Merk: Resultatet vil kun meddeles kredittkortselskapet og deg selv, ikke UiO. - Oppdater dine kredittkortopplysninger i selvbetjeningsportalenportalen (dfo.no) slik at transaksjoner blir tilgjengelig for utbetaling av reise- og utgiftsrefusjoner.
Viktig informasjon til deg som har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år
Det er ikke alltid mulig for leverandøren å foreta en ordinær kredittsjekk for ansatte som har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år. For at søknader fra disse ansatte ikke skal bli avslått, må det gjøres følgende:
-
Send inn søknadsskjema som alle andre.
-
Når søknaden er sendt, må du eller din leder eller HR-kontaktperson ta kontakt med leverandøren og gi beskjed om at søker har vært bosatt i Norge i mindre enn ett år og sende inn dokumentasjon om ansettelsesforhold og lønn. Dette sendes til soknad@eurocard.no.
Merk: Personer med D-nummer kan ikke få kort med personlig ansvar, men kan få dette når de har fått norsk fødselsnummer.
Kundestøtte
Spørsmål om ditt kredittkort hos Eurocard kan du stille til Eurocard kundeservice (eurocard.no).
Når du slutter ved UiO
Hvis du har kredittkort gjennom UiO og avslutter ditt arbeidsforhold her, ta kontakt med Eurocard kundeservice (eurocard.no) og gi beskjed om du ønsker å avslutte ditt kundeforhold eller beholde kredittkortet til andre betingelser. Hvis du velger å avslutte kundeforholdet, trenger du ikke å returnere kortet, men bare makulerer det.
Oppdater personlig profil hos Berg-Hansen
Alle reiser skal bestilles hos Berg-Hansen. For å bestille eller for at andre skal kunne bestille for deg, må du ha en oppdatert profil. Du har en automatisk opprettet profil når du logger inn første gangen, men du må oppdatere den selv slik at den inneholder korrekt informasjon om for eksempel kredittkort.
Alle reisebestillinger skal være knyttet til din UiO-epostadresse, og denne adressen skal stå oppført i profilen.
- Logg inn med ditt UiO-brukernavn og passord. Merk at portalen ikke er støttet av nettleseren Edge.
- Klikk på pilen ved siden av navnet ditt øverst oppe i høyre hjørne, og du får opp en lenke "Profil". Klikk på den, og du kan redigere profilen under de ulike menyvalgene øverst på siden. Merk: Ikke skriv inn noe i passordfeltene, din UiO-loggin er allerede aktivert!
- Profilen din følger den betalingsmåten du hadde hos Egencia, så det er ikke nødvendig å foreta noen endringer. Dersom du derimot må oppdatere profilen din eller kredittkortopplysninger, kan dette gjøres i portalen. Hvis du ikke har kredittkort, søk om kredittkort. Se under for alternative betalingsmåter.
- Gjør eventuelt andre endringer. Husk å lagre.
Reiseforskudd
Ved UiO utbetales forskudd kun unntaksvis. Se nettsiden om reiseforskudd for hvordan du kan unngå behovet for reiseforskudd, evt. om din planlagte reise kvalifiserer til unntak.
Bruk av egen bil/ leiebil
- Bruk av eget kjøretøy skal forhåndsgodkjennes av via reisesøknad i selvbetjeningsportalen (dfo.no).
- For hver kjørte strekning skal det spesifiseres dato, fullstendig adresse på start- og sluttsted samt antall kilometer, og på reiseregningen må du oppgi navn på eventuelle passasjerer.
- For godtgjørelse se statens satser for reiser innland, § 6 (regjeringen.no).
-
Leiebil skal bestilles i portalen til UiOs reisebyrå Berg-Hansen.
Bruk av IT-ressurser
Skal du bruke IT-ressurser under reisen og oppholdet i utlandet, bør du ta noen forholdsregler når det gjelder sikkerhet rettet mot bruk av IT-utstyr. Dette er spesielt viktig når du reiser til et høyrisikoland. Les USITs anbefalinger om bruk av IT-ressurser ved utenlandsreiser.
Utenlandsopphold
Et opphold i utlandet krever ekstra god planlegging og en rekke praktiske forberedelser, særlig hvis oppholdet skal være av lengre varighet og du skal ha med deg partner og barn. Sjekk huskelisten med nyttige råd og tips om utenlandsopphold.