English version of this page

Bestilling av reiser

Før du går i gang med å bestille en tjenestereise, sjekk at alle forberedelsene er på plass.


Enkle reiser

Reiser, overnatting og leiebil bestilles i Berg-Hansens online bookingsystem:

BH-reiseportalen

For å bruke portalen logger du deg inn med ditt UiO-brukernavn og passord. Merk at portalen ikke er støttet av nettleseren Edge. For å gjøre bestillinger, se brukerveiledning (pdf).

Merk:

  • Togreiser i Norge og til Sverige bestiller du i portalen.
  • Togreiser til/i utlandet kan ikke bestilles gjennom Berg-Hansen. Slike reiser må du bestille selv.
  • Hotellovernatting
    • Hotellovernatting bestiller du gjennom Berg-Hansen eller direkte hos hotellet:
      • Bestilling gjennom Berg-Hansen gjør du i portalen eller via Berg-Hansens konsulenter. Kredittkort er standard betalingsmåte ved UiO, og den reisende belastes i henhold til betalingsmåte i egen profil.
      • Skal du bestille hotellovernatting direkte, ringer du hotellet for å sjekke kapasitet og vilkår. Så ber du lokal innkjøper om å legge bestillingen i UiOs innkjøpssystem Unit4 ERP. Du vil få oppgitt et innkjøpsnummer som du videresender til hotellet.
    • I Norge består hotellporteføljen av hoteller som er en del av avtalen til Universitets- og høyskolesektor samt Berg-Hansens egen hotellportefølje. Avtalehoteller er merket med «A», og avtalepriser skal gjelde for disse hotellene. En oversikt over gjeldende hotellkjeder inkl. priser samt mer informasjon om avtalen finnes i avtalekatalogen (logg inn i avtalekatalogen og bruk søkeordet «hotellovernatting»).
    • Hotell i utlandet omfattes ikke av avtalen, men kan like fullt bestilles i Berg-Hansen portalen eller gjennom deres konsulenter. 
  • Flyreiser: Som bruker av Berg-Hansens portal har du tilgang til samtlige billettpriser med tradisjonelle flyselskaper, avtalepriser og lavprisselskaper.

Bestill i Berg-Hansen-appen

Berg-Hansen har en app for enkel bestilling fra mobiltelefon eller nettbrett. Appen heter «Berg-Hansen» og kan lastes ned fra AppStore eller GooglePlay. Se hvilke funksjoner appen tilbyr (berg-hansen.no).

Reiser med Ryanair

Det er ikke mulig å bestille reiser med Ryanair via Berg-Hansens portal da flyselskapet kun bruker sine egne kanaler. Brukere som ønsker å bestille hos Ryanair må få reisen sin godkjent av nærmeste leder før bestillingen foretas.

Reiser med flere stopp

Rundreiser eller interkontinentale reiser med flere stopp kan bestilles i BH-reiseportalen eller hos en reiserådgiver (bestilling@berg-hansen.no).

Gruppereiser

  • Gruppereiser er reiser hvor 9 eller flere personer reiser sammen i en gruppe med samme reiserute.
  • For bestilling av gruppereiser kontakt Meetings & Events:
  • Betalingsmåten for gruppereiser er samlefaktura.
  • Bestilling opprettes av lokal innkjøper i UiOs bestillingssystem for generering av innkjøpsordrenummer (referansenummer, 9 sifre) for korrekt merking av fakturaen. Les mer om UiOs innkjøpsrutiner.

Kurs- og konferansetjenester

Bestilling for andre

Reisebestillerrollen

I henhold til UiOs retningslinjer for tjenestereise skal ansatte selv booke egne tjenestereiser i BH-reiseportalen.

Rollen Reisebestiller tildeles kun ansatte som skal booke reiser for eksterne tilreisende som en del av sine ordinære arbeidsoppgaver. Forespørsel om å få tildelt reisebestillerrollen sendes til reiseportal@admin.uio.no. Henvendelsen skal inneholde navn og postadressen din ved UiO. Merk: Det kan ta noen dager å få opprettet reisebestillerrolle.

Slik bestiller du for gjester

Bestilling utenfor retningslinjene

  • Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO sier at «reisen skal gjennomføres på rimeligst mulig måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang». Det er gjort innstillinger i portalen som skal ivareta dette, slik at reiser som regnes for utenfor retningslinjene utfra valgte kriterier vil fremstå med rødt flagg.
  • Produkter med rødt flagg kan velges i systemet, men hvis du bestiller disse, må du oppgi årsak. Kodene som benyttes for dette er:
    • AC - Valgt på grunn av flyselskap
    • AD - Må reise denne dagen
    • HL - Valgt på grunn av avstand/beliggenhet
    • HM - Møte/konferanse ved hotellet
    • HV - Ingen ledige hotell innen policy
    • AO/HO - Annet

Kansellering/ refusjon av billetter

  • Berg-Hansen refunderer automatisk helt eller delvis ubenyttede flybilletter innen 30 dager etter at reisen skulle ha funnet sted. Refusjonsprosessen er helautomatisert, systemene fanger opp alle ubenyttede billetter, gjennomfører refusjonen og tilbakefører rett beløp til kunden.
  • I noen tilfeller dreier det seg kun om refusjon av skatter og avgifter. I andre tilfeller dreier det seg om hele, eller deler av billettprisen. Berg-Hansen refunderer i henhold til flyselskapenes refusjonsregler. De har ingen betingelser utover flyselskapenes egne.
  • Mottatte reklamasjoner og kundeklager håndteres av Berg-Hansens kundeservice. Kundeservice tar seg av alle henvendelser i etterkant av en reise, spørsmål som er relatert til reisen, faktura, refusjoner og lignende. I tillegg bistår de kunder ved klagesaker til tredjepart. Kundeservice kan kontaktes på:

Bruk av taxi

  • Bruk elbil istedenfor taxi. Det er bedre for miljøet, og du slipper reiseregning. Du kan låne elbil til reiser i arbeidstiden via UiOs elbilpool.
  • Må du ta taxi, er det hos enkelte drosjeselskap mulig å velge miljøbil når du bestiller (elbil/hybrid).
  • Før du bestiller en taxi, husk også å sjekke UiOs retningslinjer for bruk av taxikort, og legg ved vedlegg til taxi-faktura (word) når du fyller ut reiseregning.
Publisert 8. nov. 2015 20:33 - Sist endret 14. mars 2022 13:22