English version of this page

Bestilling av reiser

Før du går i gang med å bestille en tjenestereise, sjekk at alle forberedelsene er på plass.


Enkle reiser

Reiser, overnatting og leiebil bestiller du direkte i Berg-Hansens online bookingsystem:

BH-reiseportalen

Enkel flyreise

Bestilling av en enkel flyreise skal du gjøre i Berg-Hansens online bookingsystem:

BH-reiseportalen

Det er også mulig å bestille reise hos en av Berg-Hansens reisekonsulenter når det er behov for det. Bruk i så fall vedlagte bestillingsskjema (word) for å sende inn forespørsel.

Komplekse- og interkontinentale flyreiser

For komplekse reiser anbefales det å kontakte Berg-Hansens reisekonsulent via bestilling@berg-hansen.no eller på telefon 08050 da disse reiserutene fort kan bli kompliserte og krever spesifikk fagkunnskap. Ta eventuelt kontakt med din innkjøper/reisebestiller for veiledning og bestilling. 

Togreise

Togreiser er en måte å reise miljøvennlig på, der dette er hensiktsmessig og kostnadseffektivt.

Togbestilling innen Europa 

Berg-Hansen har tilgjengeliggjort en del togstrekninger i Europa som kan bestilles i reiseportalen, med selskapene Eurostar og Accessrail. 

Togbillettene søkes opp og bestilles online under fanen «Fly». Her er togavganger markert med et togsymbol. Det vil si at du må velge flysøk for å få opp togstrekninger. 

  • Eurostar kan bestilles på strekninger til/fra London og Paris, Amsterdam og Brussel.
  • Accessrail tilbyr tog innenlands i Tyskland, Italia, Østerrike, Storbritannia, Spania, Tsjekkia og Frankrike. 

Bussreise

Berg-Hansen har foreløpig ingen planer om å legge til rette for kjøp av bussbilletter i reiseportalen, så dette må gjøres utenfor portalen. Ta kontakt med din innkjøper/reisebestiller for veiledning. Det er også mulig å bestille via Berg-Hansens reisekonsulenter på telefon 08050.

Hotellovernatting 

Statens Innkjøpssenter har inngått en ny fellesavtale for hotellovernatting i Norge. UiO har knyttet seg til denne avtalen og gjelder for opptil 10 personer. Det er ikke tillatt å tjene opp bonuspoeng og personlige fordeler i avtalen.

Alle hotellene i avtalen har rutiner og systemer som sikrer lav miljøbelastning. For å finne fram til miljømerkede hoteller kan du se etter miljø-logo i reiseportalen.  

En fullstendig oversikt over hoteller det er inngått avtale med er tilgjengelig på nettsiden til Statens innkjøpssenter. Det er også utarbeidet et rammedokument som gir viktige føringer om bruk av den nye avtalen.   

Bestillingsrutine

Når du skal bestille hotellovernatting skal du velge et hotell basert på ditt behov/valg. Dette innebærer at den enkelte reisende, i bestillingsøyeblikket, velger alternativet med lavest pris innenfor valgt lokasjon som oppfyller den reisendes behov. 

Merk at alle bestillingene skal foretas gjennom reisebyråportalen og ikke direkte hos hotellet. Ta kontakt med din innkjøper/reisebestiller for veiledning. 

Miljø- og klimagevinster 

Hotellene i avtalen har forpliktet seg til følgende tiltak for å oppnå miljø- og klimagevinster: 

  • Reduksjon av matsvinn, energibruk, vannforbruk og avfall, og servering av mat med lavere klimafotavtrykk.
  • Oppfølging av reduksjonstiltak gjennom miljørapporter fra leverandøren.

Prisbetingelser

Avtaleprisen gjelder for et «standardrom» og reguleres etter KPI årlig. Prisen inkluderer frokost og kan kostnadsfritt avbestilles eller endres frem til kl. 15 på ankomstdagen. Avbestilling/endring foretas gjennom reisebyrå og ikke direkte med hotellet. 

Avtaleprisene finnes i reiseportalen. 

Avtalen gjelder ikke hotell i utlandet

Avtalen for hotellovernatting gjelder ikke hotell i utlandet. Bestilling av hotellrom i utlandet skal likevel som hovedregel gjøres i reiseportalen eller hos en av reisebyråets reisekonsulenter.  

UiO har ansvar for å ivareta den ansattes sikkerhet på reise, og hotellopphold i utlandet krever mer logistikkhåndtering enn ved et hotellopphold i Norge. Reisebyråleverandøren har ansvar for alle forhold knyttet til sikkerhet under reisen og tilbakereisen av den reisende m.m.

Berg-Hansen har eget sortiment over utenlandske hoteller i hele verden, med fremforhandlede priser. I noen tilfeller der det etterspurte hotellet ikke er tilgjengelig i reiseportalen eller via reisekonsulenten, ta kontakt med din innkjøper/reisebestiller for veiledning og bestilling.

Bestill i Berg-Hansen-appen

Berg-Hansen har en app for enkel bestilling fra mobiltelefon eller nettbrett. Appen heter «Berg-Hansen» og kan lastes ned fra AppStore eller GooglePlay. Se hvilke funksjoner appen tilbyr (berg-hansen.no).

Reiser med Ryanair

Det er ikke mulig å bestille reiser med Ryanair via Berg-Hansens portal da flyselskapet kun bruker sine egne kanaler. Brukere som ønsker å bestille hos Ryanair må få reisen sin godkjent av nærmeste leder før bestilling foretas.

Reiser med flere stopp

Rundreiser eller interkontinentale reiser med flere stopp kan bestilles i BH-reiseportalen eller hos en reisekonsulent (bestilling@berg-hansen.no).

Vi anbefaler at komplekse reiser bestilles direkte hos en reiserådgiver da disse reisene krever særlig kompetanse. Kontakt: 08050.

Gruppereiser

Gruppereiser er reiser hvor 9 eller flere personer reiser sammen i en gruppe med samme reiserute. Gruppereiser skal bestilles enten via reisebyråets avdeling for Meeting & Events eller hos din innkjøper/reisebestiller

Kurs- og konferansetjeneste

Kurs- og konferansetjenester i Norge og/eller utlandet kan du bestille via reisebyrået eller din innkjøper/reisebestiller

Spesielt for konferanser i utlandet

Det anbefales å kontakte en av reisekonsulentene, da det krever mer spisskompetanse og kunnskap for å arrangere konferanser i utlandet. 

Slik fungerer det: Du får tildelt en dedikert prosjektleder hos Berg-Hansen som bistår med kartlegging, innhenting av tilbud, booking og gjennomføring av arrangementet. Deretter mottar du inntil tre tilbud med et kostnadsestimat for konferansen. Det er mulig å velge prefererte hoteller om dette er ønskelig og be Berg-Hansen innhente tilbud fra disse.

Hvilke hotell kan jeg velge mellom? 

Du kan selv velge om du vil bruke blant hotellsortimentet i reiseportalen, eller andre hotell ut fra ditt behov.

Bruk av taxi

  • Bruk elbil istedenfor taxi. Det er bedre for miljøet, og du slipper reiseregning. Du kan låne elbil til reiser i arbeidstiden via UiOs elbilpool.
  • Må du ta taxi, er det hos enkelte drosjeselskap mulig å velge miljøbil når du bestiller (elbil/hybrid).
  • Før du bestiller en taxi, husk også å sjekke UiOs retningslinjer for bruk av taxikort, og legg ved vedlegg til taxi-faktura (word) når du fyller ut reiseregning.

Bestilling for andre

Reisebestillerrollen

I henhold til UiOs retningslinjer for tjenestereiser skal den enkelte ansatte booke egne reiser i reiseportalen. Hver enhet har dedikerte reisebestillere som kan bestille reise til gjester og eksterne besøkende.

Bestilling utenfor retningslinjene

Alle flyreiser skal bestilles i reiseportalen eller hos en av Berg-Hansens reisekonsulenter i henhold til UiOs retningslinjer for tjenestereiser. Avvik fra retningslinjene må avklares med nærmeste leder. Har du spørsmål rundt UiOs retningslinjer ta kontakt via ap-arbeidsrett@admin.uio.no.

Avbestilling og refusjon

Hotellovernatting

Avbestilling må gjøres skriftlig til Berg-Hansen. Følgende kostnader belastes kunden med mindre annet er avtalt:

  • 30 % av avtalt totalpris ved avbestilling inntil 60 dager før oppdragsdato
  • 50 % av avtalt totalpris ved avbestilling mellom 31-60 dager før oppdragsdato
  • 75 % av avtalt totalpris ved avbestilling mellom 15-30 dager før oppdragsdato
  • Avtalt totalpris ved avbestilling 14 dager før oppdragsdato eller senere

Merk: Dersom Berg-Hansens samarbeidspartnere har strengere kanselleringsregler vil disse være gjeldende. UiO bærer risikoen for retur av depositum fra samarbeidspartnere.

Ved kansellering eller endring av dato på bekreftet oppdrag, forbeholder Berg-Hansen seg retten til å kreve betaling for utført arbeid og utlegg.

Flyreiser

Berg-Hansen refunderer automatisk helt- eller delvis ubenyttede flybilletter innen 30 dager etter at reisen skulle ha funnet sted. 

I noen tilfeller dreier det seg kun om refusjon av skatter og avgifter. I andre tilfeller dreier det seg om hele eller deler av billettprisen. Berg-Hansen refunderer i henhold til flyselskapenes refusjonsregler. 

Togreiser 

Avbestillingsregler og refusjonsbetingelser for togreiser finnes på: NORD (drevet av SJ),  Vy og Go-Ahead.

    Retningslinjer og veiledninger

    Brukerveiledninger

    Brukerveiledning (pdf) for bestilling av flyreiser, hotell, tog og leiebil i reiseportalen. 

    Retningslinjer

    Kontaktpunkter

    Obs: Det vil påløpe et gebyr på 328 kroner ekskl. mva for henvendelser utenom ordinær åpningstid (klokken 08:00-18:00). 

    Berg-Hansen

    Bestilling eller endring av din reise: bestilling@berg-hansen.no / 08050. 

    Kundeservice: kundeservice@berg-hansen.no / 21 02 45 50

    Har du tekniske problemer i reiseportalen og trenger support: websupport@berg-hansen.no / 21 02 44 44

    Meeting & Events avdeling: grupper@berg-hansen.no  / 21 02 45 70

    Spørsmål om din profil hos Berg-Hansen: profiler@berg-hansen.no

    Se for øvrig kontaktveileder for reisehenvendelser. 

     

    Publisert 8. nov. 2015 20:33 - Sist endret 28. feb. 2024 15:51