English version of this page

Bestilling av reiser

Før du går i gang med å bestille en tjenestereise, sjekk at alle forberedelsene er på plass.


Enkle reiser

Reiser og overnatting bestilles i Egencias online bookingsystem, se brukerveiledning og begrunnelsen for bruk av reisebyrå. For å bruke portalen logger du deg inn med ditt UiO-brukernavn og passord. 

Merk:

  • Togreiser i Norge bestiller du selv på vy.no eller i portalen.
  • Togreiser til/i utlandet kan ikke bestilles gjennom Egencias portal. Her sender du en e-post til customer_service@egencia.no.
  • Leiebil bestilles på gjeldende leiebilavtale, se avtalekatalogen.
  • Hotellovernatting bestilles i Egencias portal, eller via Egencias konsulenter og gjelder kun hoteller i Norge. Kredittkort er standard betalingsmåte ved UiO, og den reisende belastes i henhold til betalingsmåte i egen profil. Hotellporteføljen består av hoteller som er en del av avtalen til Universitets- og høyskolesektor samt Egencias egen hotellportefølje. Avtalehoteller er merket med «UiOs prefererte» og avtalepriser skal gjelde for disse hotellene. En oversikt over gjeldende hotellkjeder inkl. priser samt mer informasjon om avtalen finnes i avtalekatalogen (logg inn i avtalekatalogen og bruk søkeordet «hotellovernatting»).
  • Flyreiser: Som bruker av Egencias portal har du tilgang til samtlige billettpriser med tradisjonelle flyselskaper, avtalepriser og lavprisselskaper. Les mer om Egencias prisgaranti og hvordan du kan reise billigst mulig.

Bestill på telefon eller nettbrett

Egencia har laget en egen app for enkel bestilling fra telefon eller nettbrett: Egencia TripNavigator. Les mer om hvordan den fungerer og hvordan laste ned.

Reiser med Ryanair

  • Bestilling: Alle Ryanair-billetter må bestilles i Egencias portal med kredittkortprofil. Dette fordi Ryanair ikke sender faktura, men krever betaling med kredittkort.
  • Innsjekking: Alle ansatte skal bruke customer_service@egencia.no som sin e-postadresse og sitt Egencia referansenummer på ryanair.com for innsjekk.
  • Travel tracking: Informasjon om opprinnelig bestilt billett vil kunne spores i Egencias reiseportal. Endringer på en billett gjøres på ryanair.com og vil ikke kunne spores i reiseportalen.

Reiser med flere stopp

  • For bestilling av rundreiser eller interkontinentale reiser med flere stopp, fyll ut bestillingsskjema (word) og send det fra din UiO-epostadresse til customer_service@egencia.no. Merk: For slike bestillinger skal du ikke bruke portalen!
  • For spørsmål om slike reiser kan du kontakte Egencias reisekonsulenter på:
    • Telefon: 51 44 44 38 (åpningstid: mandag – fredag 07.00 – 18.00; viderekobling til 24 timers-service utenom åpningstid mot gebyr på kr 250)
    • E-post: customer_service@egencia.no (blir fulgt opp innen vanlig kontortid mandag – fredag 08.00 – 15.00)

Gruppereiser

  • Gruppereiser er reiser hvor 10 eller flere personer reiser sammen i en gruppe med samme reiserute.
  • For bestilling av gruppereiser med kun fly-/togreise og/eller hotellovernatting kontakt Egencia Meetings & Events:
  • Betalingsmåten for gruppereiser er samlefaktura.
  • Bestilling opprettes av lokal innkjøper i UiOs bestillingssystem for generering av E-nummer for korrekt merking av fakturaen. Les mer om UiOs inkjøpsrutiner.

Kurs- og konferansetjenester

  • Forespørsel om kurs- og konferansetjenester gjøres via Egencias portal eller ved forespørsel på egen hånd. Se avtalekatalogen for fullstendig beskrivelse av bestillingsrutiner.
  • Lenken til skjema for forespørsel via Egencia finnes under «Favorittlinker» på første side i portalen.
  • Betalingsmåten for kurs- og konferanser er samlefaktura.
  • Bestilling opprettes av lokal innkjøper i UiOs bestillingssystem for generering av E-nummer for korrekt merking av fakturaen. Les mer om UiOs innkjøpsrutiner.

Bestilling for andre

Har du reisebestillerrolle i Egencia-systemet?

Personer som bestiller reiser på vegne av UiO-ansatte eller gjester, må få reisebestillerrolle i Egencia-systemet. Du kan søke om reisebestillerrolle ved å sende en e-post til reiseportal@admin.uio.no. Henvendelsen skal inneholde følgende:

  1. Personlig informasjon om deg som skal være reisebestiller:
    • Navn
    • UiO-epostadresse
    • Ansattnummer
    • Mobilnummer (obligatorisk felt i reiseportalen)
  2. Om du ønsker rettigheter for bestilling for gjester og/eller UiO-ansatte
  3. Stedkoden (6 siffer) for enheten(e) du skal være reisebestiller for

Det kan ta noen dager å få opprettet reisebestillerrolle. Dersom det haster å få booket reisen, kan det gjøres unntak for denne ene reisen. Unntaket må godkjennes av reiseportalen ved UiO (e-post) som bekrefter dette for customer service hos Egencia.

Slik bestiller du for andre

Bestilling utenfor retningslinjene

  • Retningslinjene for tjenestereiser ved UiO sier at «reisen skal gjennomføres på rimeligst mulig måte, dog slik at reisetiden ikke blir urimelig lang». Det er gjort innstillinger i portalen som skal ivareta dette, slik at reiser som regnes for utenfor retningslinjene utfra valgte kriterier vil fremstå med rødt flagg.
  • Produkter med rødt flagg kan velges i systemet, men hvis du bestiller disse, må du oppgi årsak. Kodene som benyttes for dette er:
    • AC - Valgt på grunn av flyselskap
    • AD - Må reise denne dagen
    • HL - Valgt på grunn av avstand/beliggenhet
    • HM - Møte/konferanse ved hotellet
    • HV - Ingen ledige hotell innen policy
    • AO/HO - Annet

Optimalisering av flybestillinger

Per 22. april 2019 har Egencia en ordning for å optimalisere reiseprosessen:

  • Du bestiller flyreisen på vanlig måte gjennom Egencia reiseportal.
  • Før avreise vil Egencia overvåke prisreduksjoner på flybilletter. Hvis de oppdager sparemuligheter, bestilles kvalifiserte billetter på nytt til en rimeligere pris.
  • Etter reisen: Hvis du må endre reiseplanene dine eller du mister flyet og ikke rekker å avbestille flyreisen, fortsetter Egencia å refundere for ubrukte kvalifiserte billetter.
  • Finn ut mer om ordningen ved å se gjennom ofte stilte spørsmål.

Tidspunkt for utstedelse av billetter

Egencia utsteder billetter så nær avreise som mulig i henhold til flyselskapets billettregistreringsregler på den enkelte flybillett/pristype.

Se hvilke fordeler dette har for deg.

Egencias prisgaranti - klage på pris på flyreiser

  • UiO har avtalefestet prisgaranti på flyreiser. Denne innebærer at Egencia må betale mellomlegget dersom man kan dokumentere at Egenca ikke har tilbudt rimeligste alternativ ved gitte søkekriterier.
  • For å klage på pris, følg prosedyren for prisklage på flyreiser.

Kansellering av billetter

Ring eller send epost til Egencia reisekonsulent:

Bruk av taxi

  • Bruk elbil istedenfor taxi. Det er bedre for miljøet, og du slipper reiseregning. Du kan låne elbil til reiser i arbeidstiden via UiOs elbilpool.
  • Må du ta taxi, er det hos enkelte drosjeselskap mulig å velge miljøbil når du bestiller (elbil/hybrid).
  • Før du bestiller en taxi, husk også å sjekke UiOs retningslinjer for bruk av taxikort, og legg ved vedlegg til taxi-faktura (word) når du fyller ut reiseregning.
Publisert 8. nov. 2015 20:33 - Sist endret 21. feb. 2020 10:01