Måltidskategorier – ikke spesifiserte bestillinger
Tidligere kunne alle selv velge hvilken mat de ønsket fra leverandørenes menyer. Nå legger vi opp til at leverandørene har større frihet til å variere innholdet i menyen. Et viktig premiss for å sikre mest mulig bærekraft er at leverandøren kan benytte seg av mat som har begrenset tilgjengelighet eller holdbarhet, for eksempel
- sesongvarer
- kortreiste produkter
- kjøp direkte fra bonden
- mat som ellers ville blitt til matsvinn
At leverandøren ikke har fast meny muliggjør større variasjon, noe som har vært etterspurt av brukerne.
Ved bestilling velges det mellom ulike måltidskategorier, som «påsmurt» eller «salat». Akkurat hva slags påsmurt mat eller salat som leveres vil variere. Skjemaene som fylles ut ved bestilling skal sikre at du får mat som passer den anledningen den skal serveres i. Spesifiser gjerne anledningen for bestillingen (for eksempel feiring, avslutning, osv.) eller andre viktige hensyn i kommentarfeltet på slutten av skjemaet.
For representasjon kan en spesifikk meny avtales i dialog med leverandør.
Alle bestillinger leveres innenfor statens satser for bevertning. Det bemerkes at ingen leverandører av pizza ga tilbud til UiO denne gangen.
Les mer om bakgrunnen for avtalen og målsetningene.
Tapas er tilgjengelig under kategorien «gourmet», med en sats som går utover statens satser for vanlig møtemat. Det er kostnadsgodkjenner (såkalt BDM) som avgjør om forhøyet sats kan benyttes.
Fruktkurv med hel frukt er ikke en del av den nye cateringavtalen. De som ønsker en fast bestilling til avdelingen sin som et velferdstiltak, kan bestille fra for eksempel Rett hjem.
Det er mulig å bestille kun kake/bakst (og evt. kaffe/te) ved spesielle markeringer som bursdag, avslutning eller annet som feires. Her brukes skjemaet for "internt arrangement". Det kan som tidligere inviteres både ansatte og gjester til arrangementet/markeringen.
Det er mulig å få dessert som del av en større levering av møtemat, dersom man velger en av kategoriene som også inkluderer dessert i skjemaene. Bemerk at statens regulativ for bevertning krever at møtet/arrangementet varer over tre timer.
Unntak for julebord
Ved julebord anvendes skjema for internt arrangement. Julebordsmeny (middag) er fritatt fra helsekravene i avtalen. Leverandørene kan også levere en julebordsmeny i henhold til alle bærekraftskravene ved forespørsel.
Alle bestillinger skal gå via felles bestillingsskjema
Alle bestillinger av catering skal gjøres via felles bestillingsskjema. Ingen bestillinger skal gjøres på telefon eller e-post. Kun på denne måten sikrer vi at bestillingen gjøres innenfor statens satser for bevertning, at maten er bærekraftig og at bestillingen gjøres til rett leverandør og med riktig informasjon til leverandøren.
Leverandører
UiO har avtale med Kreativ Catering, L.E.T.T., Elvebredden og Gastro. Leverandørene har ulike kategorier de kan levere på. Bestillinger rutes til riktig leverandør på bakgrunn av en fordelingsnøkkel, som innkjøper har kontroll på. Det er avgjørende at bestillingsskjemaene tas i bruk for å sikre at bestillingen går til rett leverandør med nødvendig informasjon.
Det er under denne avtalen ikke mulig å vite på forhånd hvilken leverandør som gir leveransen. Dette er for å sikre at leverandørene får det de har krav på i henhold til kontrakten, og for at de skal overholde sine forpliktelser om bærekraft.
Bestillingsfrist
Det oppfordres til å sende bestillingsskjema så tidlig som mulig, slik at innkjøper, kostnadsgodkjenner og leverandør får tilstrekkelig informasjon til å levere i tide.
Det er mulig å gjøre endringer i deltakerlister og oppdatere bestillingen før leveransen ved å kontakte innkjøper.
Bestilling minst 1 uke i forkant av arrangementet er en god tommelfingerregel, men de absolutte minimumsfristene er følgende:
- For alle kategorier utenom «representasjon» og «overtidsmat» skal bestillingsskjema være sendt senest to arbeidsdager før levering.
- For oppdrag med serveringspersonell og/eller alkoholservering skal bestillingsskjema leveres senest to uker i forveien, fordi leverandør må søke om skjenkebevilling fra Oslo kommune på vegne av arrangør på UiO.
- For overtidsmat kan bestilling skje inntil én time før levering, men send uansett inn skjemaet så snart du har mulighet.
Priser og statens satser for bevertning
Skjemaet sikrer at alt du bestiller er innenfor statens satser for bevertning.
Budsjettvennlige bestillinger
Hvis det ønskes billigst mulig leveranse: velg kategorien "enkel" (f.eks. "enkel lunsj"), og velg så få tilvalg som mulig (drikke, dessert, osv.)
Ved budsjett som er lavere enn statens satser og behov for å vite eksakte priser på forhånd, kan innkjøper på enheten kontaktes, eller man kan oppgi maks ramme i fritekstfeltet avslutningsvis i bestillingsskjemaet.
Bakgrunnen for avtalen
Den nye avtalen er del av oppfølgningen av UiOs helhetlige strategi for klima og miljø. All maten UiO bestiller skal være:
- Sunn og velsmakende
- Klimavennlig
- Miljøvennlig
- Sosialt bærekraftig
Les mer om bakgrunnen for avtalen og målsetningene.
Har du en tilbakemelding?
Det er viktig at både innkjøpere og leverandører får tilbakemeldinger om kvaliteten på leveransene. Dette vil bidra til forbedringer. Alle tilbakemeldinger om avtalen, skjemaer og erfaringer om leveransene mottas med takk.
Alle tilbakemeldinger og forslag blir lest og vurdert. Innkjøpsavdelingen vil jevnlig vurdere endringer og tilpasninger i bestillingsløsningen.
Ved hver leveranse følger det med et infoark med en QR-kode. Denne kan brukes for å gi tilbakemelding om kvaliteten på leveransen.
Leverandørene vil kunne justere innholdet i rettene og hvilke retter som serveres basert på tilbakemeldinger. Innkjøpsavdelingen gjennomfører jevnlige møter med leverandørene for å diskutere brukertilfredshet og stille krav til leveransene.
Send din tilbakemelding til: innkjop@admin.uio.no.