Bekrefte/registrere varemottak i løsningen

Rutinebeskrivelse: BOTT-rutine: Vare- og tjenestemottak (pdf)

Registrering av vare- eller tjenestemottak

Fagrekvirent eller innkjøper som opprettet innkjøpsforespørselen vil i hovedsak være den som skal utføre varemottak i systemet. Unntaket er når det er lagt inn en annen varemottaker ved opprettelse av innkjøpsforespørselen.

Kommunikasjon mellom behovshaver og de ulike rollene er viktig.

Hvordan du skal registrere varen eller tjenesten avhenger av om du skal registrere helt eller delvis mottak. Se bott-rutine for vare- og tjenestemottak - aktivitet 4 (pdf)

• Brukerveiledning for varemottak i Unit4 ERP (dfø-video) om registrering av varemottak, varemottak på beløpsartikler og varemottak med behandling av innkjøpsfaktura.

Viktig: Registrerer mottak så snart som mulig

Det er viktig at du registrerer mottak så snart som mulig for å sikre automatisk matching av faktura. Hvis varemottak ikke er gjort før faktura blir registrert, vil det genereres en oppgave om manglende varemottak som sendes til den som opprettet innkjøpsforespørselen eller er angitt som varemottaker.

Fakturabekrefter bekrefter leveransen i henhold til faktura.

Fakturabekrefter mottar oppgaver via «Informer» fra «Manglende varemottak» for å vurdere innholdet i mottatt faktura opp mot leveransen. Du kan legge inn kommentarer i loggen og oppgaven kvitteres ut.

Varemottak av produkter som skal anleggsregistreres

Hvis innkjøpsordren er kontert mot en konto som krever anleggsregistrering, må obligatoriske felter med *fylles ut, eksempelvis serienummer/servicetag, før registrering av mottak kan fullføres.

Feltet «Anlegg status» er rødt for linjer som krever anleggsregistrering. Innkjøper/fagrekvirent/varemottaker klikker på Anlegg under kontering for valgt linje og legger inn nødvendig informasjon.

Obligatoriske felter er merket med *. Andre felter kan korrigeres ved behov.

Når anleggsinformasjon er lagt inn, velger innkjøper/fagrekvirent/varemottaker OK. Er det flere linjer som krever anleggsregistrering, gjentar innkjøper/fagrekvirent/varemottaker prosessen inntil alle røde felter på innkjøpsordren bli grønne.

• Brukerveiledning: Anskaffelse av anlegg ved innkjøpsordre i Unit4 ERP (dfø-video) om opprette rekvisisjon, komplettering av anleggsinfo, godkjenne/avvise rekvisisjon, registrere varemottak når vare mottas før faktura, registrere varemottak når faktura mottas før vare.

Dellevering av innkjøpsordrer som skal anleggsregistreres

Det er ikke mulig å utføre delmottak på en enkelt linje. Men hvis det er bestilt flere varelinjer, er det mulig å motta kun en eller flere av varelinjene. Systemet vil imidlertid kreve at det legges inn noe i de obligatoriske feltene knyttet til anleggsregistrering ved varemottak.

Pass på at du legger inn antall mottatt kun for varelinje(r) som du skal registrere mottak av. Deretter må du inn å fullføre anleggsregistreringen og legge inn serienummer og eventuelt service tag på alle varelinjene for å få røde felter endret til grønn.

I feltene for serienummer og eventuelt service tag for varelinjer som ikke er mottatt kan du legge inn dummy verdier (tilfeldige tall). Disse må du så huske å oppdatere når varene ankommer, ellers vil varemottaket gå videre med dummy verdier. Du vil ved neste dellevering ikke få hjelp til å huske dette av systemet da feltene allerede er grønne.

Håndtering av feil eller mangler ved leveransen

Varemottaker/behovshaver melder eventuelle avvik til innkjøper/fagrekvirent​.

Innkjøper/fagrekvirent avklarer hvem som følger opp avviket mot leverandøren.  

Innkjøper eller fagrekvirent håndterer reklamasjoner og oppfølging av mangelfulle leveranser for innkjøp, i samråd med behovshaver, varemottaker/leveransebekrefter, fagrekvirent, eller anskaffelsesrådgiver der beløpet tilsier det​ og sørger for ny leveranse eller kreditnota.

Husk: Meld fra til anskaffelsesrådgiver ved feil/mangler på kjøp knyttet til avtaler, slik at de kan samle opp avviksmeldinger og følge opp leverandøren.

E-læringskurs

Egenlæring for fagbrukere i UNIT4 ERP - Behov til betaling (BtB)