Fra rekruttering til introduksjon – en sammenhengende prosess
For at introduksjonsprogrammet skal være relevant, helhetlig og godt tilpasset den nyansatte, bør det bygge på innsikten du har fått gjennom rekrutteringen. Tilpass introduksjonsprogrammet til den nyansattes kompetanse og motivasjon, og sørg for at eventuelle tilretteleggingsbehov blir tatt hensyn til.
Introduksjonen den nyansatte får, bør speile forventningene som ble formidlet under rekrutteringen, slik at den oppleves som en naturlig videreføring av prosessen fram mot ansettelse og gir en god overgang inn i stillingen.
Begynn planleggingen tidlig
Begynn å planlegge introduksjonen av den nyansatte når arbeidsavtalen er signert.
Last ned NHMs sjekkliste for leder og bruk den aktivt. Sjekklisten beskriver de viktigste oppgavene fra tilsettingsvedtaket og fram til oppstart, samt i de to første ukene etter at den nyansatte har begynt.
Last ned sjekkliste for leder (adgangsbegrenset)
Velg kollegaer som kan hjelpe deg
Vurder hvilke kolleger det er naturlig å involvere, både i planleggingen og gjennomføringen av introduksjonsprogrammet.
Finn en fadder
Finn en fadder som kan støtte den nyansatte både sosialt og praktisk, og bidra til en rask og god integrering i arbeidsmiljøet.
Avklar med fadder hvilke oppgaver fadderen skal ha, og hvor lenge fadderrollen skal vare, slik at det er tydelig hva som forventes. Å være fadder er en viktig oppgave som krever tid og oppmerksomhet. Vurder om fadder trenger hjelp til å frigjøre tid til oppgaven i kalenderen.
Hvem bør være fadder
Hvem som egner seg som fadder, kan variere. Det bør gjerne være en omgjengelig og inkluderende person med god evne til å følge opp den nyansatte. Det kan for eksempel være en som selv nylig har begynt og har fersk erfaring med å starte i ny stilling ved NHM. Fadder bør likevel ha nok erfaring til å fungere som en trygg støtte for den nyansatte. Vurder også om fadder bør ha samme stillingskategori som den nyansatte.
Eksempler på oppgaver fadder kan gjøre
- Være tilgjengelig for løpende praktiske spørsmål.
- Spise lunsj med den nyansatte eller passe på at den nyansatte har andre å spise lunsj med
- Introdusere den nyansatte for kollegaer
- Gi opplæring i administrative støttesystemer
- Invitere den nyansatte til allmøter og velferdsarrangementer, og slå følge dit.
- Omvisning i Botanisk hage og i museumsbyggene på Tøyen og Økern hvis leder ikke har anledning til å gjøre dette selv
- Gå gjennom informasjonssiden for nyansatte, Velkommen til Naturhistorisk Museum! med den nyansatte, hvis ikke leder ha anledning til å gjøre dette selv.
- Avtale fotografering til personpresentasjon på nett med Karsten Sund
- Hjelpe til å bestille ansattkort og med å hente dette på Blindern.
Lag et introduksjonsprogram som du sender til den nyansatte før oppstart
Introduksjonsprogrammet skal følge NHMs mal. Du vil få tilsendt et påbegynt utkast fra avdeling for personal og HR når den nyansatte har signert arbeidsavtalen, slik at du som leder har et godt utgangspunkt å jobbe videre med.
Deretter må du som leder ferdigstille programmet. Her kan du involvere de kollegene du har valgt ut til å støtte deg i planleggingen.
Tenk gjennom hva akkurat denne personen trenger for å få en god start i stillingen, og bruk de spesifikke veiledningene under som støtte. Veiledningene for seksjonene er utarbeidet av lederne i de ulike seksjonene ved museet, basert på deres egne vurderinger av hvordan nye medarbeidere best tas imot og hva som bør inngå i introduksjonsprogrammet hos dem. Under finner du også veiledninger for introduksjon av nye ledere og nyansatte fra utlandet.
Legg opp til et fleksibelt og luftig program som er lett å tilpasse når nye behov identifiseres, for eksempel i nyansattsamtalene gjennom det første året. Unngå å fylle de første dagene og ukene helt opp. Prioriter det viktigste tidlig, og la øvrige aktiviteter komme etter hvert.
Send introduksjonsprogrammet til den nyansatte et par uker før oppstart.
NHMs mal for introduksjonsprogram
Spesifikke veiledninger
Administrasjonen
Nyansatte i administrasjonen skal få opplæring og kurs som er relevante for stillingens ansvarsområde, og en tydelig introduksjon til hvordan seksjonen er organisert, og hvordan oppgaver og ansvar er fordelt.
I introduksjonsprogrammet bør det legges inn møter med relevante kolleger i administrasjonen, og med sentrale samarbeidspartnere på NHM og ved UiO for øvrig. Dersom det er mulig, er det en fordel om den nyansatte får et møte med den som fratrer fra stillingen vedkommende skal inn i.
UiO tilbyr flere kurs som kan være aktuelle å legge inn i introduksjonsprogrammet. Vurder hvilke som er relevante for stillingen.
UiO-kurs for nyansatte i administrasjonen som kan være aktuelle:
- Kurs i bruk av Offentlighetsloven
- Kurs innen økonomi, innkjøp og lønn
- HMS- og beredskapskurs
- Kurs i kommunikasjon og nettpublisering
- Kurs i systemer og dataverktøy
Se en full oversikt over UiOs kurstilbud her.
Systemer det kan kan være aktuelt i gi en innføring i:
- Dmaze (avvikshåndtering)
- Rayvyn (beredskapsverktøy)
- Gjestetjenesten
- Nettskjema
- Jobbnorge (rekruttering)
DFØ
Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har et godt utvalg av ressurser og informasjon på sine nettsider det kan være lurt for den nyansatte å sette seg inn i.
Leder må påse at nyansatte gjennomgår nødvendig HMS-opplæring og at denne dokumenteres, jf. Policy for HMS-kompetanse - Universitetet i Oslo
Seksjon for botanisk hage
Nyansatte i seksjon for botanisk hage skal få relevant, dokumentert og sertifisert opplæring tilpasset stillingens ansvarsområde.
Alle sesongmedarbeidere skal ved oppstart av ansettelsesforholdet lese og skrive under på informasjonsskrivet «Informasjon og instrukser for sesongmedarbeidere i botanisk hage» og følge instruksene det gir. Informasjonsskrivet er også relevant for øvrige nyansatte i seksjonen.
Leder må påse at nyansatte gjennomgår nødvendig HMS-opplæring og at denne dokumenteres, jf. Policy for HMS-kompetanse - Universitetet i Oslo
Seksjon for forskning og samlinger
For onboarding av faste ansatte
Sørg for at den nyansatte blir introdusert for nøkkelpersoner, inkludert forskningssjef, museumsdirektør, forskningskoordinator og administrasjonen. I tillegg bør du legge inn et møte med avdeling for økonomi og innkjøp kort tid etter oppstart.
For onboarding av midlertidig ansatte - ph.d.-kandidater og postdoktorer
Involver nøkkelpersoner i forskergruppen i planleggingen og gjennomføringen av introduksjonsprogrammet. For ph.d.-kandidater er det naturlig å involvere hovedveileder, men husk at det er du som leder som har ansvar for introduksjonsprogrammet og for å gjennomføre nyansattsamtaler.
Ph.d.-kandidater og postdoktorer skal utvikle en karriereplan i løpet av de første tre månedene. I introduksjonsprogrammet skal det legges inn et møte med NHMs karriereteam slik at de får hjelp med dette. For ph.d.-kandidater skal det også legges inn et velkomstmøte med ph.d.-utvalget og en induksjonssamtale med hovedveileder. Dette vil organiseres av utdannings- eller forskningsskoordinator.
For alle ansatte
Leder må påse at nyansatte gjennomgår nødvendig HMS-opplæring og at denne dokumenteres, jf. Policy for HMS-kompetanse - Universitetet i Oslo
Seksjon for konservering og forskningsteknikk
Sørg for at den nyansatte tidlig blir introdusert for seksjonssjef. Legg også til rette for at den nyansatte deltar i tverrseksjonelle aktiviteter det første året, slik at vedkommende blir godt kjent med museet og organisasjonen.
Ansatte i SKF må kjenne til de grunnleggende regler for laboratorier og samlingsdrift. Derfor skal alle nyansatte ta kurs i:
Gassikkerhet (e-læring), Laboratoriesikkerhet (kasserom), Sikker bruk av kjemikalier (e-læring) og Førstehjelp, se HMS- og beredskapskurs ved Universitetet i Oslo - For ansatte - Universitetet i Oslo og Feltarbeid og feltsikkerhet ved NHM - For ansatte - Universitetet i Oslo.
Opplæring i samlingsdrift gis ved den enkelte samling av kvalifisert personell.
Ut fra arbeidsoppgavene kan enkelte kurs og sertifiseringer også være påkrevd:
- Brukerkurs i strålevern for arbeid med åpne radioaktive kilder
- Kompetansebevis tilknyttet arbeidsprosesser, eks varmearbeider, arbeid i høyden, småelektrisk verktøy
- Førerbevis; bil, lift, truck etc.
Påse at den nyansatte gjennomgår nødvendig HMS-opplæring og at denne dokumenteres, jf. Policy for HMS-kompetanse - Universitetet i Oslo.
Seksjon for utadrettet virksomhet
Nyansatte i administrasjonen skal få opplæring og kurs som er relevante for stillingens ansvarsområde, og en tydelig introduksjon til hvordan seksjonen er organisert, og hvordan oppgaver og ansvar er fordelt.
Planlegging av introduksjonsprogram i UTAD skjer i samarbeid mellom seksjonsleder og faggruppelederne.
UiO-kurs som kan være aktuelle for ansatte i UTAD
UTAD har egne sjekklister for opplæring av butikkansatte, museumsverter og klimaverter.
- Sjekkliste for opplæring av butikkansatte (adgangsbegrenset)
- Sjekkliste for opplæring av museumsverter (adgangsbegrenset)
- Sjekkliste for opplæring av klimaverter (adgangsbegrenset)
- Sjekkliste for opplæring av øvrige ansatte i UTAD (adgangsbegrenset)
Nye ledere
Planlegging av introduksjonsprogrammet for nye ledere gjøres i tett samarbeid med HR‑avdelingen, og programmet tilpasses den enkelte leder.
Alle nye ledere skal få en grundig innføring i museets virksomhet, overordnede policyer, strategier og handlingsplaner, samt i rollen som leder ved museet og ved Universitetet i Oslo.
Følgende introduksjonsmøter skal inngå i programmet:
Hva | Hvem |
| Introduksjon til NHM - museets virksomhet, rolle og organisasjonsstruktur. | Museumsdirektør, ev. nærmeste leder |
| Introduksjon til seksjonenes virksomhet og samtale om mulige samarbeidspunkter | Bilaterale møter med seksjonsledere |
Introduksjon til personalpolitikk, personaloppfølging og rekruttering og ansettelsesprosesser på museet Relevante systemer: Elements, Jobbnorge, DFØ | HR-leder |
Innføring i museets økonomi, budsjett, innkjøpsregler og -system. Relevante systemer: Tableau, UNIT4 | Økonomi-leder |
| Innføring i NHMs kommunikasjonsstrategi | Kommunikasjonsleder |
Introduksjon til museets arbeid med HMSB Relevante systemer: Rayvyn | HMSB-koordinator |
| Introduksjon til museets arbeid med likestilling, inkludering og mangfold | Seniorrådgiver likestilling, inkludering og mangfold |
UiO-kurs for ledere
UiO tilbyr regelmessig kurs for ledere. Her finner du oversikt over lederkurs.
HMS-kurs
Ledere ved UiO som har personalansvar skal ta modul 5 og 6 i HMS-grunnkurset.
Ledere oppfordres også til å gjennomføre UiO sitt e-læringskurs om HMS.
Mentor
For nye ledere kan det vurderes en mentor som vedkommende kan sparre med den første tiden.
Nyansatte fra utlandet
Nye utenlandske medarbeidere kan være lite kjent med norsk arbeidsliv, sosiale normer og praktiske ting som må ordnes. Møtet med det norske systemet og byråkratiet kan oppleves som krevende, spesielt i forbindelse med ankomst, og det kan være utfordrende å tilpasse seg lokal arbeidskultur, sosiale normer og praktiske forhold. Behovet for informasjon og gjennomtenkt tilrettelegging både før de kommer og i tiden etter at de har begynt i stillingen, vil derfor ofte være større enn for norske nyansatte.
Informasjon til nyansatte fra utlandet
NHM's velkomstside for nyansatte på engelsk er laget spesielt for nye internasjonale ansatte på museet. Sørg for å dele denne siden med den nyansatte i god tid før oppstart, og oppfordre vedkommende til å lese informasjonen nøye.
Støtte fra ISMO
Mottak av nyansatte fra utlandet skjer i samarbeid med UiOs International Staff Mobility Office (ISMO). ISMO gir råd og veileder internasjonale ansatte. De har mye nyttig informasjon og ressurser for internasjonale ansatte på sine nettsider. Oppfordre den nyansatte til å bli kjent med disse, og til å ta kontakt med ISMO for veiledning og hjelp med bolig, visum, oppholds- og arbeidstillatelser, forsikringer, skatt, åpning av bankkonto og mer.
Bolig for internasjonale ansatte
UiO har et begrenset antall boliger tilgjengelig for internasjonale ansatte ved ankomst og i løpet av de første 12 månedene. Dette inkluderer studentboliger for unge internasjonale forskere under 40 år. På grunn av den begrensede tilgjengeligheten er ikke bolig gjennom UiO garantert. Det anbefales å søke så tidlig som mulig.
- Kontaktpunkter for bestilling av forskerbolig
- Hvordan søke forskerbolig
- Boliger for internasjonale forskere
Norskopplæring
Språkopplæring er viktig for inkludering i arbeidsmiljøet.
For nye ansatte i faste vitenskapelige stillinger er språkopplæring en obligatorisk del av ansettelseskontrakten. Det er viktig å tydelig informere den nyansatte om dette kravet, og om forventningene knyttet til dette. Du som leder har ansvar for å støtte den nyansatte i denne prosessen og sikre at språkopplæring inngår i introduksjonsprogrammet samt følges opp i de årlige medarbeidersamtalene.
NHM dekker kostnadene for norskkurs som tilbys av UiO for alle faste vitenskapelige ansatte.
I tillegg oppfordrer NHM midlertidige ansatte til å lære norsk. Nye midlertidige ansatte bør få informasjon om muligheter for å lære norsk ved kontraktinngåelse.
Nyansattsamtaler
Nærmeste leder skal gjennomføre fem nyansattsamtaler med den nyansatte i løpet av det første året. Samtalene er et viktig verktøy for oppfølging av prøvetiden, og gir både deg som leder og den nyansatte anledning til å bli bedre kjent og til å avklare forventninger og spørsmål knyttet til rolle og arbeidsoppgaver. Dette bidrar til at den nyansatte raskere blir en ressurs, og legger et godt grunnlag for videre samarbeid.
Bruk UiOs mal for nyansattsamtaler som rettesnor, og legg vekt på temaer som er relevante på det aktuelle tidspunktet. På siste side i malen kan du notere oppfølgingspunkter til neste samtale.
Avrunding og evaluering
Det er god praksis å evaluere introduksjonsprogrammet i den siste nyansattsamtalen for å identifisere hva som har fungert bra, og hva som kan bli bedre.
Den videre oppfølgingen – etter introduksjonsprogrammet
Når introduksjonsprogrammet er ferdig, avløses nyansattsamtalene av de årlige medarbeidersamtalene, som også gjennomføres av deg som nærmeste leder. Medarbeidersamtalene bør bygge videre på erfaringene fra nyansattsamtalene, slik at det skapes kontinuitet i oppfølgingen den nyansatte får.
Tilbakemelding på veiledningen
Er det noe i denne veiledningen som bør rettes opp eller forbedres? Gi gjerne beskjed til Avdeling for HR og personal.