Når en ansatt skal fungere i en høyere stilling

Når en ansatt skal overta arbeids- og ansvarsområdet i en høyere stilling for en begrenset periode kan det utbetales stedfortredergodtgjørelse eller inngås en midlertidig arbeidsavtale.

Hva er stedfortredergodtgjørelse?

Stedfortredergodtgjørelse og fungeringstillegg er to begreper som brukes om hverandre og betyr det samme.

Utbetaling av godtgjørelse er ikke direkte knyttet til å ha stedfortrederrolle i ulike administrative systemer, men til at arbeidstager pålegges å ta over arbeids- og ansvarsområdet i en høyere stilling i over seks dager. Dette kalles også å fungere i en høyere stilling, eller utføre stedfortredertjeneste.

Skjema for stedfortredergodtgjørelse eller midlertidig kontrakt?

Reglene om stedfortredergodtgjørelse er beskrevet i fellesbestemmelsene § 12 (lovdata.no) og i UiOs personalhåndbok pkt. 2.4.2. Enhetene har stor frihet til å velge mellom stedfortredergodtgjørelse og midlertidig kontrakt, men stedfortredergodtgjørelse skal som hovedregel ikke brukes over seks måneder. Ser man at behovet vil vare ut over seks måneder anbefales det å inngå en arbeidsavtale for den aktuelle perioden.  

Hvordan få riktige tilganger i HR-portalen?

Vurder først om den som utfører stedfortredertjeneste skal ha ledertilgang til HR-portalen. Ved de korteste fungeringsperiodene eller i fellesferien er det ikke alltid nødvendig.

Hvis stedfortredertjenesten varer relativt kort kan det være tilstrekkelig at vedkommende er lagt inn i HR-portalen som lederens stedfortreder. Leder skal selv administrere sine egne stedfortredere, se brukerveiledning for HR-portalen. Dersom leder bare har én stedfortreder, og denne er direkte underordnet lederen i organisasjonsstrukturen, vil stedfortrederen ikke kunne godkjenne eget fravær og reiseregninger i leders fravær. Dersom lederen i tillegg har en overordnet stedfortreder vil denne kunne godkjenne for den underordnede stedfortrederen. En stedfortreder vil ikke få varsel på e-post om at ansatte har registrert sykefravær eller egenmelding i HR-portalen, men har tilgang til informasjonen i portalen.

Hvis stedfortredertjenesten skal vare over lengre tid bør lederrollen flyttes og knyttes til stillingsnummeret til den som fungerer i den aktuelle perioden. Når leder gjeninntrer i stillingen er det viktig at BDM avsluttes her og gjenopprettes hos opprinnelig leder.

Er du usikker på hva de ulike rollene betyr, se veiledning.

BDM og tilgang til andre administrative systemer

Dersom man i stedfortredertjenesten skal utøve BDM-funksjonen i HR-portalen må budsjettdisponeringsmyndighet bestilles på eget skjema.

Tilganger til andre administrative systemer, som ePhorte eller Basware (bestilling og faktura), må bestilles for hvert enkelt system.

Publisert 8. des. 2015 17:04 - Sist endret 4. mai 2020 09:56