Hva er stedfortredergodtgjørelse?
Stedfortredergodtgjørelse og fungeringstillegg er to begreper som brukes om hverandre og betyr det samme.
Utbetaling av godtgjørelse er ikke direkte knyttet til å ha stedfortrederrolle i ulike administrative systemer, men knyttes til at arbeidstager pålegges å ta over arbeids- og ansvarsområdet i en høyere stilling i over seks dager. Dette kalles også å fungere i en høyere stilling, eller utføre stedfortredertjeneste.
Godtgjørelse
Under pålagt tjenestegjøring i en høyere lønnet stilling tilkommer den ansatte lønnen til den man tjenestegjør for, forutsatt at vedkommende overtar hele stillingens arbeids- og ansvarsområde. Hvis den ansatte ikke overtar hele stillingens arbeids- og ansvarsområde, kan det utbetales en delvis stedfortredergodtgjørelse. Dersom stedfortrederen får lønnsopprykk i løpet av perioden, skal godtgjørelsen økes tilsvarende. Avdeling for organisasjon og personal følger opp dette i etterkant av lokale lønnsforhandlinger (2.5.1). Enhetene må selv melde endringene til Seksjon for lønn etter 2.5.5 eller 2.5.3.
Skjema for stedfortredergodtgjørelse eller midlertidig kontrakt?
Reglene om stedfortredergodtgjørelse er beskrevet i fellesbestemmelsene § 12 (lovdata.no) og i UiOs personalhåndbok pkt. 2.4.2. Enhetene har stor frihet til å velge mellom stedfortredergodtgjørelse og midlertidig kontrakt, men stedfortredergodtgjørelse skal som hovedregel ikke brukes over seks måneder. Ser man at behovet vil vare ut over seks måneder, anbefales det å inngå en arbeidsavtale for den aktuelle perioden.
Hvordan sette opp stedfordreder?
Lederen det skal fungeres for, kan selv registrere stedfortreder i selvbetjeningsportalen som før, se veiledning (dfo.no). Det kan settes opp to ulike former for stedfortreder:
Planlagt: Din stedfortreder vil automatisk motta dine oppgaver i sin egen innkurv. Hvis du planlegger et lengre fravær, kan du sette opp en slik regel og bestemme hvilken dato den skal gjelde fra.
Ikke planlagt: Din stedfortreder mottar ikke automatisk dine oppgaver. Men hvis du blir syk eller av annen grunn er borte, kan stedfortreder selv hente oppgavene dine.
For at stedfortredereren skal kunne følge opp saker som angår ansatte eller økonomi, må stedfortrederen ha tilganger i administrative systemer på lik linje med personen/lederen det fungeres for.
Hvordan gi stedfortrederen riktige tilganger i systemene?
For å kunne godkjenne saker i selvbetjeningsportalen (både HR-linja og økonomilinja), må det gis tilganger i SAP-DFØ.
For å kunne godkjenne saker som gjelder økonomi, må det gis tilganger i Unit4 ERP (vikar). Stedfortrederen må også få BDM (budsjettdisponerede myndighet) dersom økonomirelaterte saker skal kunne godkjennes.
Du finner oversikt over bestilling av tilganger på nettsiden: "Opprette stedfortreder i SAPDFØ og Unit4 ERP".
For bestilling av BDM, se nettsiden "Hvordan søke om budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)".
Det kan også settes opp stedfortreder i ePhorte, se nettsiden "Stedfortreder i ePhorte".
For øvrige systemer, se UiOs samleside "Tilgang til administrative systemer".
Hvordan bestille godtgjørelse for stedfortrederen?
Stedfortredergodtgjørelse skal som hovedregel ikke brukes over seks måneder.
Det kan bestilles godtgjørelse gjennom ePhorte/dokumentflyt, bruk rutine for "Stedfortredergodtgjørelse".
Stedfortredertjeneste over en lengre periode
Hvis stedfortredertjenesten skal vare over lengre tid, anbefales det å lage arbeidskontrakt for perioden. Det må også sendes inn skjema om endrede brukertilganger slik at ny leder får tilgang. Det må eventuelt også bestilles budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).
Du kan også bruke denne nettsiden som bistand ved opprettelse av ny arbeidskontrakt for fungerings/vikariatperioden: "Utfylling av skjema Informasjon til Seksjon for lønn".
Når leder gjeninntrer i stillingen er det viktig at BDM/øvrige tilganger avsluttes og gjenopprettes hos opprinnelig leder.