Svar med enkel e-post (avskrive restanse)

Du bruker denne funksjonen når du vil besvare et innkommet brev med en uformell e-post.

Skal du sende et formelt brev med UiOs brevmal som e-post? Da bruker du funksjonen Ekspeder med e-post og legger ved brevet som vedlegg til e-posten.

 

Merk! Reglement for elektronisk kommunikasjon - UiO:

Taushetsbelagt eller beskyttelsesverdig innhold skal ikke lagres i personlige e-postkonti.

Beskyttelsesverdig innhold skal ikke sendes elektronisk (via e-post) om ikke tilstrekkelige sikkerhetsmekanismer inklusive kryptering av innholdet anvendes.

 

  • Finn journalposten du ønsker å avskrive med e-post.
  • Klikk på journalposten og velg fra nedtrekkmenyen Besvar/Avskriv og Svar med enkel e-post.

  • Du får da opp avskrivningsvinduet Svar med E-post.

  • Felt til utfylling:
    • Avskrivningsmåte: Kommer ikke opp automatisk, men du må fylle ut selv fra nedrykkmenyen. Alternativene er BU - besvart med utgående og Midlertidig svar sendt. Svar med e-post bør primært brukes for midlertidige svar, eller der det innkomne brevet er av en slik karakter at du kan tillate deg å svare ved hjelp av en uformell e-post.
    • Dokumenttype: U - utgående brev kommer opp automatisk. Kan ikke endres.
    • Emne: Tittelen på det innkommende brevet kommer automatisk opp som tittel på e-posten. Rediger dette til en beskrivende tittel.
    • Meldingstekst: Her skriver du selve e-posten.
    • Mottaker(e): Avsenders adresse kommer automatisk opp. Dersom ikke e-postadresse ble registrert når journalopplysninger ble lagt inn på det innkomne brevet må du fylle den ut her. Du kan også legge inn evt. flere mottakere.
    • Tilgang: Kan ikke brukes ved UiO. I følge UiOs Reglement for elektronisk kommunikasjon er det ikke tillatt å sende sensitiv informasjon på e-post. Prøver du å velge tilgangskode for e-posten her får du en feilmelding. Dersom det du skal sende inneholder sensitiv informasjon må du sende det som et utgående brev i posten.
  • Når all informasjon er lagt inn, klikk Lagre og send.
  • E-posten har nå blitt en utgående journalpost og har fått status E, og er klar for journalføring.
     
Publisert 23. nov. 2011 12:46 - Sist endret 16. aug. 2022 12:45
Del på e-post